業務アプリとは、企業の業務効率化を図るために導入するアプリです。近年では、少子高齢化や慢性的な人手不足への課題やリモートワークの促進で働き方も大きく変化しているため、多くの企業が業務の効率化を重視しDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しています。そのため、さまざまな業務を効率化するための業務アプリの活用が注目されています。
業務アプリは、どのような業務を効率化するのかによって、いくつかの種類に分けられます。業界・業種によって様々な種類がありますが、今日はその中でもよく使われている7つの業務アプリをご紹介します。
生産管理アプリは原材料や資材の購入、納期などを管理し、生産を計画的に進めやすくするためのアプリです。生産管理にアプリを利用することで、製品の需要量を予測し、販売見込み量に合わせて生産することができます。
余剰在庫や欠品の発生リスクが下がり、安定した運用ができるのもメリットです。
販売管理アプリは商品やサービスの販売を管理します。名称やコード、価格などを管理することで、従業員の手入力業務が減り、ミスの削減が可能です。
また、販売管理アプリ上のデータを使って見積書や請求書の発行も可能になるため、請求漏れや送付ミスも削減できます。
倉庫内の在庫数を管理し、重要に応じて生産できるように管理するアプリです。在庫が多すぎると製品管理コストがかかりますし、少なすぎると欠品のリスクがあるので、適切な在庫数になるように管理します。
在庫管理アプリでは商品のバーコードやQRコードを使い、入庫・出庫の管理も可能です。
受注管理アプリでは、顧客からの受注業務を効率化することができます。顧客からの注文を確定し、出荷管理をしているアプリに繋げることができます。注文確認メールや発送時のメールを送信する際も受注管理アプリを使います。
また、受注をリアルタイムで確認できるので、すぐに在庫量の調整ができ、適正な在庫量の維持に繋がります。
情報管理アプリは特定領域の業務に対応したものではなく、従業員同士や取引先とのやり取りを円滑化するためのアプリです。例えば、従業員同士の知見やノウハウといった情報を共有するアプリ、日々の業務報告を行うための日報アプリなどがこれに該当します。
モバイル端末から利用できることで、スムーズに情報の共有ができたり、外出先から報告ができることがメリットです。
財務・会計アプリは、企業のコスト管理や収益を把握するためのアプリです。経費や売上などのデータを入力することで、損益計算書や決算書、貸借対照表といった書類を作成することができます。
人的ミスの防止につながり、複雑で時間のかかる会計処理が簡単に行えるため、経理担当者の負担が大幅に軽減されるでしょう。
人事給与アプリは、紙のタイムカードに代わり、スマートフォンやタブレットから出退勤時間を打刻するアプリです。
勤務形態や勤務日数が異なる従業員の勤怠管理は手間がかかりますが、各自がアプリを使って入力することで自動集計や打刻漏れの防止も可能です。
またアプリによって対応範囲も異なり、有給休暇の申請や給与計算などの機能を搭載しているものもあります。
業務アプリを導入することによって下記のようなメリットがあります。
業務の作業工数を削減することで業務の効率化を図ることが出来ます。棚卸を例にすると、今まで倉庫でカウントしたものを紙にメモし、後でExcelに入力するなどの倉庫から事務所へ移動をして作業する必要がありましたが、業務アプリを使えば、倉庫でカウントした数字を手持ちのスマホからその場でアプリに入力できます。登録したデータはクラウドで保存され、Excelに転記する作業は不要となります。そのため、転記による人為的ミスも減るうえ、作業工数を削減することができます。
業務アプリを活用することで、今まで紙などのアナログな手法で管理していた情報をデジタルデータで扱うことができます。デジタルデータで管理をすることで情報の紛失リスクを下げられ、検索しやすくなる点もメリットです。また、データ化によりリアルタイムな情報共有が可能になり、素早い状況把握が実現できます。あわせて保存のための場所を取らないので、データの蓄積にも適しています。
多くのデータが蓄積されることで、データの分析がしやすくなり、マーケティングや生産の計画などが立てやすくなります。
例えば、感覚的にある時期に売れる商品だと感じていたものが、売り上げ数を長期的に見ることでいつ、どれくらい多く売れているのかがわかるようになります。
業務アプリを活用し、アナログ業務をデジタル化することで得られるメリットは以下の記事でもご紹介しています。
業務アプリを活用することで、業務プロセスを簡略化及び統一化することができ、業務を標準化しやすい環境を整えることができます。属人化しやすい環境は、業務プロセス自体が多い、紙やExcelを使ったアナログ業務が多いという特徴が挙げられます。
一方、業務を標準化しやすい環境とは、無駄な業務プロセスが少なく、アナログ業務が少ない状態とも言えます。人によるやり方の違いが生まれにくく、必要なマニュアル自体のボリュームも最小限となり、引き継ぎもスムーズに行えるようになります。
業務アプリなら、最新の資料やマニュアルをすぐに検索して閲覧することが可能になります。また、紙の資料では伝わりにくい業務も、スマホの機能を使って動画や写真を撮影し、アプリからすぐに登録・共有することで業務の理解度が向上します。
紙や口頭伝達といったアナログ業務を業務アプリの活用によって効率化する事ができれば、専門的な部分のマニュアル化に注力できるため、より業務を標準化しやすくなると言えるでしょう。
また、いつでもどこでも必要なデータにアクセスできるような環境を構築する事ができます。
業務アプリを導入する際は、次の2つのパターンがあります。それぞれのメリットやデメリットをご紹介します。
開発業者が販売している既存の業務アプリを導入する方法です。
メリット
デメリット
既存の業務アプリは導入のための期間やコストが抑えられる点がメリットです。無料トライアルがある場合は、実際に自社の業務に合うか操作性などを確認することができます。
しかし、カスタマイズが困難なので、自社の業務フローに合っていないと運用を続けられないことがあります。
自社に合った業務アプリを開発する方法もあります。
パッケージ開発と言われるような型を利用せずに、オリジナルのアプリを開発することを「スクラッチ開発」と呼びます。
メリット
デメリット
自社の業務や特性に合わせたアプリを開発できるので、運用しやすいのがメリットです。
業務アプリの内容によっては、開発費用も時間もかかる場合がありますが、アプリ開発会社に発注する場合と、ノーコードツールなどを利用して自社で開発する場合で差があります。
アプリ制作にかかる期間や費用については、こちらの記事からご確認ください。
ノーコード開発とは、プログラミング言語でソースコードを書くことなく開発を行うことです。事前に用意されている「機能」や「テンプレート」を組み合わせて開発をすることができます。
メリット
デメリット
プログラミングの知識のない従業員でも簡単に開発することができるのが強みです。半面、高度な開発はノーコードツールによって難しい場合もあるため、やりたいことが決まっている場合にはサービスの選定時に注意が必要です。
また、スクラッチ開発とノーコード開発どちらにすべきか迷われている方向けにより詳しく解説した資料をご用意していますのでご覧ください。
業務アプリを自社で作成する際は、以下のような点に注意して作成してください。
どのような業務アプリを使い、どのような業務を効率化したいのか、アプリの導入目的を明確にしてから作成を始めます。
特に実際にアプリを利用する現場の意見を確認しておくことが重要です。アプリを作成する担当者が良いと思った機能でも、実際には現場の業務フローに馴染まない例は多くあります。業務の状況をよく知る人と共に、現場が使いやすいと感じる機能や操作性になるよう、イメージを固めておくと良いでしょう。
業務をサポートしてくれるツールとして長く使い続けるには、継続的にアプリの修正や改善が必要です。例えば、業務フローや業務内で扱う情報が変更になった際に、業務に合わせてアプリの修正をしたりカスタマイズできるものが使いやすい業務アプリになります。
また、作成後、運用しているうちにアプリの改善点が見えてきたときも、対応できるアプリが良いでしょう。
業務アプリでは、外部に漏れてはならない情報を取り扱うことがあります。そのため、アプリを開発する際には、セキュリティ上の問題がないかを徹底的に検討しなければいけません。たとえば、アクセス制限やデバイス制限といった機能を実装し、少しでも情報漏えいのリスクを抑えることが重要です。
はじめて業務アプリを作成するなら、専門的な知識やスキルが不要、かつ短期間でアプリを作成できるノーコードツールの活用が良いでしょう。特に、現場のアナログ業務をデジタル化して効率化を図るのであれば、モバイル作成ツール「Platio（プラティオ）」がおすすめです。Platioは4つのカテゴリーで市場シェアNo.1※を獲得しており、業務用モバイルアプリ作成ツールとして、多くの企業で利用されています。
Platioにはさまざまな業務に合わせて100種類以上のテンプレートが用意されており、その中から自社の業務に合わせたものを選択するだけで、誰でも簡単にアプリを作成することができます。また、プログラミングの専門的な知識やスキルが不要なため、作成したアプリを使いながら、いつでも機能の追加や修正を行い改善していくことも可能です。
デバイス制限やIPアドレス制限、二要素認証など、プランに応じてさまざまなセキュリティ機能を設定することができます。
各種セキュリティの設定は有効/無効を柔軟に変更できるため、自社の要件に合わせてセキュリティ対策を施しつつ、アプリの利用者にとっても使いやすいアプリを作成することが可能です。
Platioは初期費用0円、月額2万円から利用することができるため、スモールスタートで業務アプリを作成することができます。また、テンプレートごとのデモ動画を見ながらアプリの作成し、現場での利用やカスタマイズもできる無料体験も用意されています。
自社の業務に適しているか実際に触れて確認できるため、導入前にまずは無料体験の利用がおすすめです。
実際に「Platio」を使ってアプリを作成した事例をもとに、導入担当者が抱えている課題と導入効果をご紹介します。
京セラ株式会社様では、毎日、紙のリストを使って在庫の棚卸をしていました。紙の受け渡しのために、巨大な倉庫を移動したり、リストの目視でのチェックは時間がかかります。さらに、目視でのチェックのため人為的ミスが発生してしまうことも課題でした。
そこで、ノーコードで棚卸アプリを作成し、アプリを通じて倉庫内のどこからでも棚卸結果を入力できるようにしました。紙のリストの受け渡し時間がなくなり、棚卸結果は自動的にチェックされる仕組みなので業務の時間短縮と人為的ミスの削減が実現しました。
ITに不慣れな現場でも、アプリならすぐに作成・運用ができ、業務改善までの時間が短かいこともポイントです。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
製造業における業務アプリを自社で作成し活用している事例は以下でもご紹介しています。
岡山県を中心に設備・土木関係の事業を展開している東備建設株式会社様では、毎日義務付けられている重機の点検を紙のリストを使って行っていました。この用紙は月に1度回収しており、記入漏れ等に気づきにくいのが課題でした。また、回収までに用紙紛失のリスクがあるうえ、点検用紙を回収するために丸一日かけて工事現場を回っていました。
そこで、点検報告アプリを導入し、リアルタイムに点検報告を受けられるようにしました。未報告の場合は電話連絡を入れるようにしたことで、記入漏れがなくなりました。また、用紙回収の手間がなくなり、保管や管理業務も削減できています。アプリは点検のみを目的としているので、シンプルで現場担当者も使いやすいのがポイントです。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
会員制リゾート事業を展開するリロバケーションズ様では、ホテルや旅館の運営にあたり、施設の品質管理や安全性維持、食品衛生などを管理するために毎日150項目以上の点検業務を行っています。各拠点の現場では、点検結果を紙で管理しており、記入・提出を行う現場、故障や異常の予兆を確認する管理部、双方の負担が非常に高まっていました。
そこでPlatioを導入し、約1時間半で設備点検アプリを作成。年間1,000時間の業務工数の削減と67,200枚のペーパーレス化を実現しました。この取り組みをきっかけに現場からの改善提案も活性化し、業務改善文化の醸成にもつながっています。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
北海道でホテルやレストランを経営する鶴雅リゾート株式会社様では、DXに積極的に取り組みチャットツールを利用したリアルタイムな業務報告の仕組みを構築していました。しかし、チャットでは報告内容が流れてしまい、タスクの確認漏れなどのトラブルや、データの蓄積ができず設備管理の記録が残らない点が課題でした。
そこで、Platioを導入し温泉の湯温管理や布団敷きのタイミングを通知する6つの業務アプリを3日で作成し、項目ごとに整理されたデータをリアルタイムに共有できるようになりました。通知により重要な報告の見逃しもなくなり、顧客満足度がアップするなどの効果が見られています。また、過去の設備の修繕記録が蓄積されるようになったことで、長期的な修繕計画が立てやすくなっています。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
創業150年を超える百貨店の株式会社松屋では、食品表示シールの記載ミス削減や履歴管理のデータ化を課題としていました。また、衛生管理者が売場に赴かないと記載内容の確認や修正が行えない点も改善したいと考えていました。
そこで、食品衛生管理アプリを導入し、売場担当者が食品表示シールを撮影・共有すると、衛生管理者に通知が届きどこからでも内容をチェックできるようにしました。記載ミスがあればアプリ上で修正指示ができるため、業務全体のスピードアップに繋がりました。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
生花店を営む株式会社花工房あげたけ様では、生花の販売だけでなく、フラワーアレンジメント教室など体験型の事業も展開しています。同社では、経営の新しい柱である体験型事業にリソースを集中させるべく、紙ベースで行われている注文管理の効率化に着手しました。
汚れや紛失のリスク、検索性の低さなどの課題を解決するため、Platioを導入し、注文管理アプリを代表自ら3日で作成。生花の注文は色味などのデザイン性が求められるため、手書きの注文書を残したまま画像で登録できる仕組みを構築し、紙とデジタルを融合したハイブリッドなアプリを運用することで、注文管理業務の工数を9割削減しています。
この事例についての詳細は、こちらからご確認ください。
ここまで説明してきたような業務アプリの導入によって、企業の業務効率化をスピーディーに進めることが出来ます。普段の業務の中で管理・作業などに無駄な時間がかかっている場合には導入の検討がおすすめです。検討にあたっては、アプリの完成形がイメージできているか、プログラミングができるメンバーがいるか、実際に使う人にとって使いやすいアプリであるかなど、様々な注意点があります。
プログラミング不要でアプリを作成できるノーコードツールなども検討しながら自社の業務アプリを作成し、現場が使いやすいアプリを導入しましょう。
また何ができるのかツールの強みだけではなく、実際の導入事例を参考にし、どのように業務アプリを作成・活用されているのか確認するのもおすすめです。
ご紹介させていただいたモバイルアプリ作成ツール「Platio」の導入事例や現場での活用方法について、詳しくは下記のページをご確認ください。
