在庫を扱う業種では欠かせない倉庫の棚卸。在庫を把握するためには、大量の棚卸結果を正確に報告・管理しなければならないため、人手や時間も多くかかります。
もし、棚卸の報告を紙で行っており、その結果を後からExcelや基幹システムに転記して集計するといった作業に手を煩わせているのであれば、モバイルアプリを活用することで棚卸業務を効率化することができます。
この記事では、棚卸業務におけるモバイルアプリの活用とその効果について、実際の事例を交えて紹介していきます。
棚卸は、主に倉庫内の在庫数と帳簿上の在庫数との差異や品質の調査を行うことで、収益と資産を把握するために行われます。具体的には倉庫で管理している現物の在庫数を数え上げ、数量を帳簿上の在庫データと照合することで正確な利益額や資産額を算出します。また、棚卸の際に、現物を見て在庫を改めて確認することで、破損や劣化した在庫がないかチェックできるため、不良在庫の発見にもつながります。
そのため、棚卸は定期的に行う必要があり、また、速さや正確性が求められる業務です。
棚卸は倉庫内を移動しながら作業を行うことがほとんどです。このため多くの現場では、持ち運びや記入が容易な紙を用いて棚卸結果をその場で記入しています。紙ベースでのアナログな運用は、素早い記入が可能な一方で、正確性をはじめ、以下のようなデメリットが生じてしまいます。
など
棚卸が紙で運用される背景として、「他の方法を実現する余裕がない」や「以前からの慣習」などが考えられますが、上記のようなデメリットによって、負担や無駄が生まれる場面も多くなり、それらを解消するためにも業務の効率化が必要になってきます。
デメリットを減らし、棚卸業務の効率化を実現する方法の1つとして、モバイルアプリの活用があります。
棚卸は、紙ベースの運用からモバイルアプリを使ったデジタルな運用に切り替えることで、前述のデメリットを解消し、業務の効率化を実現できます。
さらに、モバイルアプリを活用すれば、カメラを使ったQRコードなどの読み取りや音声入力などスマートフォンやタブレットの機能を活かした報告が行えます。また、必要であれば、報告されたデータをすぐに印刷することもできます。
スマートフォンは普段から使い慣れている人が多く、紙と同様持ち運びも容易なため、その場で棚卸報告を完結できます。モバイルアプリならUIがスマートフォンに特化しており、操作に迷わずに入力できるため、従来の紙運用に慣れている現場の担当者でも、抵抗が少なく馴染みやすいのも特徴です。
紙ベースの棚卸業務をモバイルアプリに移行することで、業務効率化や精度向上など多くのメリットが得られます。ただし、十分に比較検討せずに導入すると、現場に定着しない可能性もあります。
以下では、モバイルアプリを導入する前に確認しておきたいポイントをまとめました。
棚卸用アプリはと一口に言っても、在庫管理に特化したものから、販売・購買システムと連携できるものまで多種多様です。まずは、自社の棚卸業務で「何を効率化したいのか」を明確にしましょう。
具体的には、既存の在庫管理システムや販売管理ツールとのデータ連携が必要か、現場での入力作業をどの程度省力化したいのかなどを整理します。運用後のミスマッチを防ぐためにも、実際にモバイルアプリを利用する担当者の声を取り入れるようにしましょう。
紙ベースからモバイルアプリに業務を移行する際、仕様が複雑なモバイルアプリでは最初は操作方法を覚えるだけでも負担が大きく、かえって生産性を下げてしまう恐れがあります。使いにくさからストレスを感じ、「やっぱり紙のほうが早い」と従来の方法に戻ってしまう現場の担当者もいるかもしれません。
モバイルアプリを定着させるためには、シンプルで直感的に操作できるものを選ぶことが大切です。
モバイルアプリを導入した後も、棚卸項目やレイアウトを柔軟に変更できるかを確認しましょう。IT部門やベンダーに都度依頼しなくても、現場の担当者自身で調整できる仕組みがあると理想的です。自分たちの意見がすぐ反映されることで業務改善のモチベーションが高まり、業務のムダを見直す余裕も生まれます。こうした小さな改善の積み重ねが、現場全体の効率化につながっていきます。
棚卸アプリには、在庫情報や取引先情報などの機密データが含まれることが多く、セキュリティ対策は最優先で考えるべきポイントです。特に、個人所有のスマートフォンを業務利用する場合は、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
アクセス権限の設定や端末ごとの利用制限、データ暗号化などの機能が備わっているかを確認しましょう。あわせて、信頼性の高いベンダーが提供しているかどうかも忘れずにチェックすることが重要です。
ここまで、モバイルアプリを導入する際のポイントを紹介しました。しかし、すべての条件を満たす業務既製のアプリを見つけるのは簡単ではありません。
短期間かつ低コストで、現場の運用に合ったアプリを導入したい場合は、ノーコードツールで自社専用の棚卸アプリを作成するとよいでしょう。
スマートフォンで使える棚卸アプリを導入するなら、ノーコードツールの活用がおすすめです。ノーコードツールとは、プログラミングの知識がなくてもアプリの開発が可能なツールのことです。そのため、現場の担当者でも自社の業務に合ったモバイルアプリを簡単かつ短時間で作成することができます。アプリ完成後も、実際に運用して見えてきた改善点をもとに現場の担当者が使いやすいようにアプリを修正することも容易に行えます。
ここからは、実際にノーコードツール「Platio（プラティオ）」で作成したモバイルアプリで棚卸業務を効率化した企業の事例を紹介します。Platioは、あらかじめ用意された100種類以上のアプリのテンプレートから選択し、ドラッグ&ドロップといった簡単な操作で、自社の業務に合わせたモバイルアプリを作成できるノーコードツールです。また、オフラインにも対応しているため、万が一電波の届きにくい場所で使用する際もインターネット環境に左右されず、いつでも利用することができます。
素材、部品から、機器、サービスまで幅広い事業をグローバルに展開するエレクトロニクスメーカーである京セラ株式会社様は紙のリストを使い毎日の棚卸を行っていました。しかし、棚卸リストの受け渡しのために巨大な倉庫内の移動が頻繁に必要で負担がかかっていました。また、在庫照合の目視チェックにも時間がかかり、ミスも発生するなどの課題を抱えていました。
そこでPlatioを導入し、現場主導で棚卸アプリを1日で作成。現場でアプリから棚卸リストに従って棚卸結果を入力するだけで報告が完了するようになりました。
その結果、以下のような業務効率化を実現しています。
株式会社京セラ様の事例詳細はこちらからご覧いただけます。
青森県弘前市に本店を置く、つがる弘前農業協同組合様では、りんごを主体に年間約4〜5万トンの農作物の受け入れ保管、選別、包装、販売、出荷を行っています。計7拠点の貯蔵庫を管理しており在庫報告を紙で行っていましたが、手書きの手間や用紙の保管、在庫数の把握に時間がかかるなど、管理面に課題を抱えていました。
そこでPlatioで「りんご在庫管理アプリ」を作成し、スピーディーに一連の業務をデジタル化。年間5,000枚以上の紙を削減しただけでなく報告作業を効率化し、販売在庫数をリアルタイムで把握することで市場への情報提供を迅速化。取引先への情報提供を2時間早く完了、販売効率にも貢献しています。
つがる弘前農業協同組合様の事例詳細はこちらからご覧いただけます。
Platioでは100種類以上のアプリのテンプレートが用意されており、その1つに「倉庫棚卸（日次）」というテンプレートがあります。
棚卸の結果を報告・管理するためのテンプレートで、予め登録された在庫リストをもとに、実際に確認した棚卸数を入力することで報告を行います。また、報告された棚卸数と在庫数との差異を自動で算出する事もできます。
また、あくまでテンプレートなので、参考にしながら、項目名の変更や必要な項目の追加を行うことで、自社の棚卸業務に応じたアプリを作成する事ができます。
「今すぐ体験！」では、このテンプレートを使って、実際に棚卸アプリの作成や項目の追加／編集、作成した棚卸アプリの活用までを無料で体験いただけます。自社の棚卸の効率化やデータ活用でお悩みの方は、是非お試しください！
今回の記事では、棚卸業務のデジタル化について紹介しました。紙で運用している棚卸はノーコードツールで作成したモバイルアプリを使った運用に変えることで、大幅な業務の効率化とデータの活用が実現できます。
本記事で紹介したPlatioは、倉庫の棚卸以外にも自社の業務に合わせてさまざまな業務アプリを作ることができます。また、初期費用0円、月額2万円台から利用可能なので、スモールスタートで業務の効率化を実現できます。
