施設管理は、オフィスビルや商業施設、ホテル、工場、そして公共施設など、あらゆる建物において施設を維持・管理するために欠かせない重要な業務です。しかし、施設管理業務の現場では、紙の帳票や口頭伝達を中心に運用されているケースも少なくはないのでしょうか。これらのアナログな運用方法は、情報共有の遅れや伝達不足、記録の抜け漏れなどにつながり、安定的な施設管理業務の実施を阻害する一因になり得ます。
一方で、施設管理業務のデジタル化を進めようとしても、「導入のためのコスト」や「現場の業務に合わない既成製品での運用」といった問題です。そこで注目されているのが、現場主導で手軽に導入できる「モバイルアプリ」の活用です。
本記事では、施設管理する現場が抱える共通の課題を整理しながら、ノーコードで誰でも簡単にアプリを作成できるモバイルアプリ作成ツールを活用した具体的な解決策をご紹介します。
まずは、施設管理の現場で頻繁に発生している課題を、4つの主要な業務から整理します。
点検や清掃業務は、日々の施設管理において欠かすことができません。しかし、これらの作業を記録するために、チェックリストを印刷し、紙ベースでの記録方法で運用している現場も多いでしょう。
例えば、現場で記入したチェックシートを事務所に持ち帰り、パソコンでExcelに入力し直すという二度手間が発生してしまいます。このような転記作業は、単に時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れの原因にもなります。
また、紙の帳票は保管場所も必要とし、過去の記録を探し出すのも一苦労です。「あのときの点検記録を確認したい」と思っても、大量のファイルから探し出すのに時間がかかります。
修繕・保全業務は、主に電球切れの交換や空調設備の故障対応、外壁の補修などが挙げられます。そのため、突発的な対応と計画的なメンテナンスの両方が求められるでしょう。
この突発対応においては、現場からの修繕依頼が内線電話や口頭、あるいはメモ書きで行われているケースがよくみられます。「〇〇階の廊下の電気が切れている」といった連絡を受けても、正確な場所や型番、状況の詳細が伝わらず、現場に行ってみたら必要な部材が違っていた、という手戻りも発生しがちです。
また、計画的なメンテナンスにおいては、修繕履歴の管理も大きな課題です。担当者の個人管理になっていたり、紙の台帳や個別のExcelファイルに情報が散らばっていたりすると、設備ごとの正確な修繕計画を作ることができません。
施設利用者や従業員の安全を守ることは、施設管理における最優先事項です。しかし、いわゆる「ヒヤリハット」や設備の不具合情報の共有が遅れると、対応も後手に回り重大な事故につながりかねません。
現場のスタッフが危険な箇所を見つけても、報告するための手段が面倒だと、「後で報告しよう」と考えてそのまま忘れてしまうことがあります。報告書を書くためにわざわざ事務所に戻らなければならない環境では、せっかくの「気づき」が埋もれてしまうのです。
トイレットペーパーや洗剤などの消耗品、電球や工具などの備品管理も、意外と手間がかかる業務です。在庫管理が適切に行われていないと、「いざ使おうとしたら在庫がない」という欠品トラブルが発生したり、逆に「まだあるのに発注してしまった」という過剰在庫が発生したりします。
また、定期的な棚卸においてもアナログ作業による課題があります。事務所から紙のリストを受け取り倉庫に行き、数を数えて記入し、また事務所に戻りシステムに入力するという作業は非効率です。
前述した課題の根本的な原因は「アナログな情報管理」と「情報の共有不足」にあります。これを解決する手段となるのが「モバイルアプリ」です。
現場の従業員がスマートフォンやタブレットを使用し、モバイルアプリを使って業務を行うことで、施設管理業務は大きく変わります。
モバイルアプリ最大の強みは、いつでも・どこでも入力できるという手軽さです。点検や清掃を行ったその場でスマートフォンを取り出し、タップ操作だけで結果を入力できます。事務所に戻ってからの転記作業も不要となり、作業時間の削減や業務効率の向上に寄与します。
さらに、スマートフォンのカメラ機能を活用できる点も大きなメリットです。設備の破損状況や清掃完了後の様子を写真で撮影し、そのまま報告データとして添付できます。
モバイルアプリにあらかじめ必須項目やチェックリストを設定しておくことで、作業の抜け漏れや属人化を防ぐことができます。紙の帳票では、記入漏れがあっても気付かずにそのまま提出されてしまうことがありますが、モバイルアプリなら「必須項目が入力されていなければ保存できない」といった機能が設定可能なものもあります。
また、点検手順や判断基準をモバイルアプリ内に表示させれば、経験の浅い従業員でもベテランと同じ基準で作業を行えるようになります。業務フローをモバイルアプリの画面遷移に落とし込むことで、自然と作業が標準化されていきます。
モバイルアプリによっては、入力したデータを即時に社内のPCと共有し一元管理することも可能です。これにより、管理者はリアルタイムで現場の状況を把握できるようになります。
蓄積されたデータはExcel形式で出力したり、グラフ化してレポートにしたりして、予防保全や業務改善、コスト削減の根拠として活用できるようになります。
このようなモバイルアプリを一から開発するためには、多額のコストがかかります。また、パッケージ製品を利用する場合、機能がある程度限定されているため、どうしても自社の業務と完全には合わず、現場での利用が進まないというケースもあります。
そこでおすすめしたいのが、「Platio（プラティオ）」です。Platioは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップの簡単なマウス操作だけで、誰でも簡単に業務用のモバイルアプリを作成できます。さらに、100種類以上の豊富なテンプレートが用意されており、自社の業務に適したテンプレートを選び、必要に応じてカスタマイズするだけで、スピーディーに自社専用のモバイルアプリが完成。すぐに導入することができます。
初期費用は不要であり、月額27,000円（税抜）からという低コストで導入できる点も大きな魅力です。そのため、スモールスタートで施設管理のデジタル化を始めることができます。
ここでは、先に挙げた4つの課題に対応する具体的な活用例を、Platioの豊富なテンプレートを交えてご紹介します。
定期的に行う必要がある巡回点検や清掃業務は、Platioの効果を実感しやすい業務といえるでしょう。例えば、「施設巡回点検テンプレート」を活用すると、各点検箇所にQRコードを貼り付けておき、点検者はアプリでそのQRコードを読み込むことで、点検画面を呼び出し入力するといったデジタルな業務フローを簡単に構築できます。
また、「4S活動チェックリストテンプレート」を使えば、整理・整頓・清潔・清掃の状況を項目ごとにチェックし、点数化して管理できます。
ホテルや商業施設など、清潔さが顧客満足度に直結する現場では、「清掃点検テンプレート」が役立ちます。作業結果とともに清掃終了後の現場写真を添付して報告することで、管理者は遠隔地からでも仕上がりを確認でき、再清掃の指示出しなどもスムーズに行えます。
突発的なトラブル対応から計画保全まで、情報の蓄積が重要な修繕業務には、「施設メンテナンステンプレート」が効果的です。
現場で設備の不具合を発見した際には、アプリから修繕依頼を登録します。不具合箇所の写真や型番、状況説明も併せて入力すれば、正確な情報に基づいて必要な部材や業者を素早く手配できます。
また、修繕作業が完了した後には、その結果をアプリに記録します。蓄積されたデータは、長期的な保全計画を立てる上での貴重な情報源となります。
事故を未然に防ぐための情報共有は、手軽に・素早く行えることが重要です。「ヒヤリハット報告テンプレート」を活用すれば、アプリから簡単に情報共有が可能となります。
現場で危険を感じたとき、すぐにスマートフォンを取り出して写真を撮り、状況を投稿できるようにします。報告のために事務所に戻る必要がないため、報告のハードルが下がり、多くのヒヤリハット情報が集まるようになります。
また、商業施設やホテルなどで対応が必要となる遺失物の管理には、「遺失物管理テンプレート」が効果的です。拾得物の写真や拾得場所、日時を登録し、データベース化することで、お客様からの問い合わせに対して、全従業員が検索してすぐに回答できるようになります。
さらに、「改善レポートテンプレート」を活用すれば、従業員からの気づきや提案を収集する仕組みも簡単に作ることができます。
煩雑な在庫管理業務も、Platioで作成したアプリでスマート化できます。「備品管理テンプレート」を使えば、手元のスマートフォンを在庫管理端末として利用できます。
備品の入庫・出庫のタイミングでアプリに入力することで、現在の在庫を常に把握できます。棚卸の際もリストを印刷する必要はなく、スマートフォンに実数を入力していくだけで完了します。
発注業務との連携もPlatioなら容易です。例えば、巡回点検中にトイレットペーパーや洗剤の在庫が減っていることに気づいたら、その場でアプリから在庫数を登録。発注担当者はリアルタイムで在庫数を確認し補充の依頼を出すことができます。管理者は集まった依頼リストを確認して承認するだけで済むため、発注漏れを防ぎやすくなります。
総合大雄会病院など4つの医療施設を運営している社会医療法人 大雄会様では、電気・ガス・水道の使用量を含む各施設の設備点検を毎日、紙とExcelで記録・管理していましたが、手入力によるミスや作業負担が大きな課題となっていました。
そこで、Platioで「施設管理アプリ」を作成し、現場で運用を開始。手書き作業がゼロになったことで、転記ミスのリスクを減らし点検精度が向上、トラブルの予兆把握、業務効率化を同時に実現しました。設備の安定稼働は医療現場の安全・安心に直結するという意識のもと、設備保全業務のDXを推進しています。
事例の詳細は、こちらからご覧ください。
会員制リゾート事業を展開するリロバケーションズ様では、ホテルや旅館の運営にあたり、施設の品質管理や安全性維持、食品衛生などを管理するために毎日150項目以上の点検業務を行っています。各拠点の現場では点検結果を紙で管理しており、記入・提出を行う現場、故障や異常の予兆を確認する管理部、双方の負担が非常に高まっていました。
そこでPlatioを活用し、約1時間半で「設備点検アプリ」を作成し、点検業務のペーパーレス化と業務工数の削減を実現しました。この取り組みをきっかけに現場からの改善提案も活性化し、業務改善文化の醸成にもつながっています。
事例の詳細は、こちらからご覧ください。
倉敷美観地区でホテルや体験施設、お土産ショップを運営する株式会社倉敷アイビースクエア様では、宿泊システム導入によるペーパーレス化を実現していました。しかし、遺失物管理や施設点検などの細かい業務は紙のまま運用しており、業務効率化を進めるためにはDXの推進が課題となっていました。
そこでPlatioを導入し、業務に合ったアプリを3日で作成。繁忙期には月に100件以上の遺失物が届けられることもありますが、場所を問わずスマホで手軽に報告が可能になり、お客様からの問い合わせにスムーズに対応できるようになりました。結果として顧客満足度の向上にも繋がっています。
事例の詳細は、こちらからご覧ください。
施設管理の現場では、紙や口頭連絡に依存したアナログ運用が入力漏れや記入ミス、情報共有の遅れなどの課題を生み出す原因となります。モバイルアプリで現場入力とデータ一元管理を実現できれば、こうした課題は一気に解消することが可能です。Platioなら、プログラミング不要・テンプレート活用で、自社の業務に最適なモバイルアプリを素早く低コストで作成することができます。人気アプリの作成デモ動画を見ながら、100種類以上のテンプレートを試せる無料体験も用意されているので、是非Platioを試してみてはいかがでしょうか。
専門性が高く属人化しやすい施設管理業務。実際に現場で活用できるモバイルアプリのユースケースをご紹介します。
