業務のデジタル化を進め生産性を向上しようと考えている企業が増えています。しかし、「煩雑で細かい業務のためシステム化が進まない」「システムを導入しても使われない」など企業が抱える課題も様々です。まだまだ現場に存在するアナログ業務について、どのようなデメリットやリスクがあるのかご紹介します。
紙を中心とした情報共有を行っている場合、情報のタイムラグが発生しやすく、業務を効率化する上で重要な円滑な情報共有が難しい点がデメリットです。
また、決済や申請の承認など、上司が出張などで会社にいない場合は申請書類を確認できないため業務が滞ります。
その他、電話を含めた口頭での情報共有は、正しく情報共有できない可能性がある点もリスクです。
紙の書類は改ざんや不正に気づきにくいです。例えば、文字を書き加えることや消すこともできますし、承認印を他の人が勝手に押してしまうこともできます。
特に承認印については、業務のスピードアップのために上長が確認しないまま部下が押してしまうケースもあり、この場合は規定違反となり、把握していない契約や承認が生じる可能性があります。
アナログ業務では書類の準備や管理、手書きの書類からデータを登録する転記作業といったバックオフィス業務の負担が大きく、人的リソースが無駄になっている可能性があります。さらに、転記ミスや、情報共有のタイムラグにより、印刷した書類の情報が古く、差し戻されるリスクもあります。
その他、紙や印刷コストも発生します。
アナログ業務では業務フローが定まっていないことも多く、業務内容が不明瞭で、外部からはどのような業務をしているのか分かりにくいことがあります。このような業務のブラックボックス化が進むと、実際に業務を行っている人しか業務内容がわからない属人化が生じます。
業務の属人化は、業務に関するスキルやノウハウが引き継がれにくいため、担当者がいないと業務が進まなかったり、他の人が行うと業務の品質が著しく下がるのがデメリットです。
アナログ業務をデジタル化することで、前述したデメリットやリスクをどのように改善できるのかご紹介します。
アナログ業務をデジタル化することで、業務を効率的に行えるようになります。書類の作成を例にとると、手書きで作成していたのであれば誤字や脱字などによるミスがなくなります。さらに、社内で統一した書類のフォーマットを用意することで、記載漏れのない書類を作ることが可能です。
また、管理者も登録項目が整理され確認業務がスムーズに行えるようになります。
誰でも同じプロセスで業務を進められるようにすることを、業務プロセスの標準化といいます。標準化する際には、アナログ業務の課題や問題を基に業務フローを見直すため、効率的に業務が進められるようになります。
デジタル化すると情報はデータとして管理され、共有も簡単にできます。紙での情報共有と違って紛失のリスクも少なく、管理者や閲覧権限の設定も可能です。
社内の情報が共有されており、前述のように業務プロセスも標準化されるため、担当者しかわからない、できないという業務が減ります。誰でも同じ品質で業務を進められ、属人化が解消できます。
業務効率化によって業務の工数が減るため、1つの業務に対する人や時間のリソースが最適化され、業務にかかるコスト削減効果が見込めます。業務効率化によってできた空き時間を他の作業に充てることができる点もメリットです。
また、デジタル化により紙の書類の保管スペースが大幅に減ることもコスト削減に影響します。
デジタル化することでアナログ業務よりも迅速に情報共有ができるようになると、従業員が最新の情報を基にさまざまな業務を進められるようになります。
業務がスピーディーに進められるようになるだけでなく、トラブルの早期対応も可能です。
アナログ業務に課題があり、デジタル化することで解決できる可能性があることは多くの企業が理解しています。しかし、デジタル化が進まない理由としては以下のようなことがあります。
これらを踏まえ、以下のようなポイントを押さえてアナログ業務のデジタル化を検討すると良いでしょう。
業務のデジタル化を進める際はトップダウンで行い、システムの切り替え等を進めることが多いです。しかし、アナログで行っていた業務をデジタル化すると、大きな影響を受けるのは現場の従業員です。現場の従業員が使いやすい仕組みづくりをすることが大切です。
どのようなシステムを使い、どのように業務フローを改善するのかは現場の意見を聞き入れることが重要です。特に使用するシステムと現場の相性は利用状況によって使い勝手に差が出ます。例えば、立ち仕事が多い現場では、パソコンで管理するシステムより、スマホから使えるシステムの方が便利で、リアルタイムに情報共有をしやすいです。
また、アナログ業務をデジタル化する際に、研修やトレーニングを行い従業員がシステム導入を不安に感じないようにします。さらに、導入後も質問しやすい体制を整えておくことが大切です。
新しいシステムを現場で使ってみると、改善ポイントが見つかるという例はよくあります。デジタル業務への変化に合わせて 業務フローが変更になることもあるので、その都度、改善できる仕組みを整えておきましょう。
アナログ業務をデジタル化する方法はさまざまありますが、自社アプリの導入もデジタル化の方法の1つです。具体的な導入例をご紹介します。
石川県で3つのホテル旅館を運営している株式会社加賀屋は、いくつもの業務で紙の報告書を使っていました。課題は以下のような点です。
加賀屋では「忘れ物報告アプリ」と「清掃点検アプリ」を作成し、モバイル端末を使って現場からの報告が可能になりました。忘れ物の報告では最大5時間のタイムラグを削減し、迅速な対応が可能になっています。清掃業務では、アプリで確認すべき事項を見ながら点検することで業務の標準化に成功しています。
また、紙の報告書の作成業務が減って接遇時間を作り出せただけでなく、清掃点検業務と清掃マニュアルのペーパーレスも実現しています。
事例の詳細についてはこちらのページをご確認ください。
養豚場を経営する有限会社協同ファームは、飼料管理や肉豚数を紙の台帳を使ってアナログ業務で管理しており、以下のような課題を感じていました。
そこで、業務ごとに複数のアプリを作成し、各現場からその場で報告が可能になりました。エクセルへの転記作業がなくなったため、転記ミスをへらすことができました。農場から事務所への移動時間も削減でき、アプリに沿って入力することで記載漏れも防げるようになりました。
また、アプリを使うことで報告データのリアルタイムな共有が可能になり、飼料の過剰発注もなくなっています。
事例の詳細についてはこちらのページをご確認ください。
大阪を中心に送迎バスの運行管理業務を行っている株式会社エキスパートでは、業務日報と車両点検、健康管理を紙の報告書で管理していました。従業員は直行直帰での業務が基本のため、報告書は郵送で授受しており、以下のような課題がありました。
そこで、業務日報と健康管理、車両点検のアプリを作成し、それぞれが現場から報告を完結できるようになりました。リアルタイムに情報共有ができるようになったほか、報告書の郵送が不要になり、郵送コストや従業員の負担が減ったのもメリットです。
事例の詳細についてはこちらのページをご確認ください。
アナログ業務をデジタル化することで業務効率化を進めることができます。今回は自社の業務に合ったアプリを導入し、効率化した事例をご紹介しました。いずれの事例も、モバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」を活用して、アナログな業務をデジタル化するためのアプリを短時間で作成しています。Platioには、専門知識のない非エンジニアでもノーコードでアプリを作成できるので、実際に業務を行う現場の意見を反映しやすいという特徴があります。既存アプリでは自社の業務に合わないと感じていた企業でも導入しやすく、現場の業務や運用に変化があってもすぐに対応できます。
また、初期費用は無料で月々２万円〜の低価格で導入できるのも魅力です。
アナログ業務をデジタル化すると、業務の標準化やリアルタイムな情報共有などの業務効率化が図れ、リソースの最適化などもできます。デジタル化する場合は現場の意見を取り入れ使いやすい仕組みづくりをし、運用中の変更を行いやすくすることが重要です。
アナログ業務をデジタル化する方法はさまざまありますが、自社の業務に合わせてアプリを作成する方法は、現場の意見を反映しやすいというメリットがあります。上記で紹介した他にも、様々な業界の事例についてはこちらのページをご確認ください。
また、DX推進にお困りの方や具体的にどのように進めたら良いのかはこちらのページをご確認ください。
