現場での業務報告がスムーズに行われず、不足情報の確認やトラブル対応に追われていませんか。紙やExcelを使った従来のやり方では報告者の手間が多く、報告が遅れたり抜けたりすることも珍しくありません。また、記載内容にばらつきが出やすく、管理側にとっても確認や記録に時間がかかるなど様々な負担が積み重なっています。その結果、せっかくの報告が十分に活用されないこともあるでしょう。
そのような現場の課題を解決するため非常に有効な手段となるのが、スマホによる業務アプリの活用です。
本記事では、現場の業務報告における3大課題と解決するための仕組み化ポイントについて解説。さらに後半では、誰でも簡単に業務アプリを作成できる「Platio（プラティオ）」の特長と活用事例をご紹介します。
現場での業務報告がうまく機能しない背景には、次のような課題があります。
ここでは、それぞれの課題が現場にどのような影響を与えているのかを詳しく見ていきます。
業務報告を行う際、現場で簡易的な紙の書類やメモに手書きしている企業も多いのではないでしょうか。そのようなケースでは、後で事務所へ戻り、PCに転記する報告フローが発生するため、特に報告者にとって大きな負担となります。移動に時間を取られるうえ、同じ内容をシステムに登録する手間も発生するため、無駄な時間と手間が発生してしまいます。
さらに、現場で紙を使用することは、紛失・破損のリスクも伴います。最悪の場合は点検や巡回作業をやり直さなければならないこともあるでしょう。
フォーマットが決まっていない報告書では、報告者がその都度、内容を自分で考えて記入する必要があります。「何を書けばいいのか」「どこまで書けばいいのか」と記入する度に考える必要があることで業務報告への意欲が低下し、次第に形式的な報告が増えてしまう恐れもあります。
また、表現の仕方や文章量には個人差が出やすいため、報告内容の質や粒度にばらつきが生じるのもよくあることです。「報告内容が不明瞭」「記載事項に抜け漏れがある」といった場合では、情報整理や確認作業に時間がかかり、管理者にとっての大きな負担となります。
報告業務を紙や口頭などのアナログな方法で運用している現場では、情報の欠落や伝達不足といった抜け漏れが発生しやすくなります。例えば、口頭だけで報告を済ませてしまうと記録が残らず、「伝えたかどうか」が曖昧でトラブルに発展するケースもあります。
紙の書類で報告する場合でも、提出忘れや報告書の紛失が起きやすく、管理者がリアルタイムで状況を把握するのが難しくなります。「いつ」「どこで」「何が起きたのか」といった情報が適切に共有されなければ、トラブル対応が遅れたり、状況判断を誤ったりする恐れもあるでしょう。
以下の記事では、製造現場や工場の作業日報をデジタル化するメリットや導入事例をご紹介しています。併せてご参考ください。
「手間が多い」「負担が大きい」「抜け漏れが起きる」といった業務報告の現場課題を解消するには、現場の業務フローや作業環境に合わせて報告の仕組み自体を見直す必要があります。
以下に、報告業務を効率化し、スムーズな情報共有を実現するためのポイントを解説します。
日々の「工場日報」や「点検報告」を紙で行っていると手書きに時間がかかり、内容を回収してExcelに入力し直すなど、無駄な工程が発生します。報告者も管理者も、大きな負担を抱える状況です。
そのような状況を回避するために有効的なのが、業務報告機能を搭載したスマホアプリ（本記事では以下、業務報告アプリと呼称）の活用です。携行性の高いスマホ1台で入力から報告まで完了する仕組みを導入すれば、作業終了と同時にその場で情報共有できるため、報告の為だけにわざわざ事務所へ戻る必要がなくなります。
スマホの機能を活用すれば、写真・動画撮影や位置情報の取得といった現場の情報もまとめて送信することが可能です。複数のツールを使い分ける必要がなくなり、現場作業の流れもよりスムーズになるでしょう。さらに、オフラインに対応した業務報告アプリを備えることであれば、山間部や地下、高層階など、電波が入りにくい現場でも問題なく運用できます。
以下の記事ではオフライン環境に対応した業務報告アプリの導入方法や事例をご紹介していますので、併せてご覧ください。
報告書のフォーマットが決まっていない場合は、報告者が報告すべき内容や正確に伝えるための表現に迷いやすく、記入に時間がかかることがあるでしょう。業務報告アプリの入力項目をあらかじめチェック式や選択式のテンプレートにしておけば、「表現の違いによる情報のばらつき」が抑えられ、「何を伝えれば良いか」が明確になり、業務報告への心理的なハードルが下がります。
さらに、写真も添付できる仕組みがあれば、現場のより詳細な状況も共有しやすくなります。スマホのカメラ機能を使用すれば他の報告と併せて撮影・送信ができるため、ITツールに不慣れな報告者でも利用しやすい仕組みになるでしょう。
業務報告は、現場におけるトラブルの早期発見や品質管理に欠かせません。しかし、紙による記録では記入漏れや提出遅れが起きやすく、現場での運用が滞る要因にもなります。
提出状況をリアルタイムで一覧表示できる仕組みを取り入れれば、誰がいつ報告を行ったのか一目で確認でき、報告漏れへの対応もスムーズになります。
未提出者への自動通知や確認完了のログを記録する機能を活用すれば、提出・確認・保管の流れをシステム上で完結させることが可能です。証跡管理の効率化にもつながり、現場だけでなく管理部門にとっても安心できる運用体制が築かれます。
また、アプリを通じて入力内容や表現を統一できれば、データの分析や傾向の把握もしやすくなります。蓄積された情報をもとに、改善計画や運用の見直しにも活用しやすくなるでしょう。
市場には様々な業務報告アプリが提供されていますが、導入してみると現場の業務にうまく合わずに、使いづらさを感じるケースもあります。一方で、外部の開発業者に依頼して独自業務報告アプリを開発してもらうには、多くの時間や費用がかかってしまいます。
そこでおすすめなのが、業務報告アプリの作成を内製化することです。従来は、アプリ作成を社内で行うにはITに詳しい人材が必要でした。しかし昨今では、ITの専門的な知識や技術を必要とせず、プログラミング不要でアプリを作成できるノーコードツールの登場により、内製化する企業が増加しています。なかでも「Platio（プラティオ）」は、豊富なテンプレート、使いやすい操作画面で、現場の誰でも簡単かつスピーディなアプリ作成を実現します。
ここでは、Platioの主な特長と、実際の導入事例をご紹介します。
Platioは、業務に合わせたアプリを誰でも簡単に作れるツールです。
100種類以上のテンプレートが用意されており、自社の業務に必要なものを選ぶだけでそのまま利用することも可能ですが、現場の内容に合わせて項目や仕組みを調整するだけで、より業務に適したアプリとして改良することも可能です。たとえば、以下のような業務に対応しています。
紙やパソコンを使わず、スマホだけで報告が完了するため、作業効率が向上します。「いつでも・その場で・確実に」報告できる体制を素早く構築できる点も、大きな強みです。
初期費用は不要で、サーバー構築やアプリ登録などの別途費用もかかりません。月額2万円台から導入できるため、無理なく運用を始められます。
株式会社興徳クリーナー様は、工場などから排出される廃アルカリ・廃酸の中和処理をはじめ、産業廃棄物の中間処理事業を展開されています。
現場では設備の点検結果や臭気指数を記録する「工場日常点検」や、夏季における熱中症対策として「暑さ指数（WBGT）管理」などを紙で実施していました。
しかし、ISO認証や行政の許認可に関わる点検項目も含め、1日あたり100項目以上を手書きで記録していたため、大きな業務負担となっていました。
そこでPlatioを導入し、自社用の点検アプリを作成。点検記録が約1時間から20分に短縮され、転記作業も不要に。結果として、年間で約400時間の業務時間を削減する効果が得られました。
また、記録されたデータはCSV形式で出力できるため、ISOや行政への提出書類、経営会議での報告資料としても活用されています。
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紙や口頭といった、アナログ運用が中心になりがちな現場での業務報告は、「手間が多い」「心理的な負担が大きい」「報告に抜け漏れがある」といった多くの課題を抱えています。業務報告が正しく行われず、記録も十分に活用されない状況を改善するには、スマホを活用した業務報告アプリによる仕組みづくりがおすすめです。
業務報告アプリであれば、チェック式や選択式の入力に加えて、写真・動画や位置情報の添付も簡単に行えるため、報告者の負担を抑えながら報告の質を保つことができます。
Platioでは人気テンプレートの操作デモ画面を見ながらアプリ作成、現場での活用まで体験できる無料トライアルを用意しています。自社の業務報告に課題を感じ、改善を検討しているご担当者様は、一度お試ししてみてはいかがでしょうか。
