近年、業務効率化や法制度への対応などのため、ICT（情報通信技術）を活用してペーパーレス化に取り組む企業が増加しています。しかし、中には「ペーパーレス化に取り組んでいるものの効果が実感できない」「自社に適したペーパーレス化の方法が分からない」といった方も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化を成功させるためには、その必要性やメリット、デメリットをよく理解し、自社の課題に適したツールを選定する必要があります。
そこで本記事では、ペーパーレス化に取り組む必要性やメリット、デメリットとともに、課題ごとに適したツールや成功のポイントを解説します。また、記事の後半では、オフィスや事務所から離れたフィールドワーク向けのペーパーレス化に最適なツールや成功事例を交えてご紹介します。
ペーパーレス化とは、紙媒体の電子化などを行なうことで今まで利用していた紙の使用を無くすことを指します。ビジネスシーンにおけるペーパーレス化は、既存の紙書類を電子ファイル化したり、新規の書類を最初からデジタルデータとして作成し、管理や活用をシステム上で行うことで業務効率の改善やコスト削減を図っていきます。
ペーパーレス化は、DX（デジタル・トランスフォーメーション）推進の一環として、取り組む企業の多い施策です。2020年に総務省が発表している「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」によると、業務改善施策のうち、最も実施されている取り組みは「社内業務のペーパーレス化」でした。直近3年以内に実施しているという回答が18.0%、3年以上前から実施しているという回答も42.4%と高くなっています。ペーパーレス化の必要性は、早い段階から経営層に認知されており、各企業で取り組まれてきた現状が伺えます。
なぜこれほど多くの企業がペーパーレス化を積極的に取り組んでいるのでしょうか。
以下に、3つの理由をご紹介します。
近年は働く人々のライフスタイルが変化してきており、多様な働き方に対して柔軟に対応できる職場環境が求められています。
例えば、これまで社内や事務所で行う必要があった業務を一部ペーパーレス化すれば、場所・時間に捉われないテレワークやフレックスタイムなどを導入しやすくなります。
従業員それぞれの事情に合わせて働き方を選択できるような制度を導入することで、離職率の低下や幅広い人材の採用につながるでしょう。
ペーパーレス化は、法制度への対応においても非常に重要です。
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降、電子取引でやり取りしたデータの保存が完全に義務化されました。これまで請求書や納品書などを電子メールで受け取り、印刷して保存していた場合でも、電子データとして保存する仕組みを整える必要があります。
また、2023年10月から始まったインボイス制度も忘れてはいけません。インボイス制度では、買い手は、一定の要件を満たした適格請求書（インボイス）と帳簿の保存。売り手は、一定の要件を満たした適格請求書を交付し、その写しを保存することで、消費税の仕入税額控除が適用されるようになります。
電子データでやり取りしたインボイスも、電子帳簿保存法に則った方法で保存しなければなりません。改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためには、新しい制度に対応したサービスやソフトウェアを導入することが有効です。
紙を生産するために多くの木が伐採されています。また、紙の生産や廃棄の過程で二酸化炭素が排出されるため、地球温暖化への影響も懸念されています。
こうした背景から、環境に配慮するため紙資源の消費削減やごみの削減につながるペーパーレス化が推進されています。
ペーパーレス化への取り組みは、企業の経営戦略の中でも重要な位置を占めています。ペーパーレス化によって、どのようなメリットがあるのかを見てみましょう。
ペーパーレス化によって用紙代、トナー代など、印刷にかかる費用の削減が可能です。また、プリンターなどの印刷資機材にかかるリース代やメンテナンス費用、紙ベースの資料をやり取りする人件費や郵送料、印紙税などもすべて削減することができます。
その他、紙類の保管や印刷資機材の設置に必要だったスペースが不要になるため、オフィススペースを縮小してオフィス賃料を削減することも可能になります。
紙ベースの書類は、会議のたびに印刷、配布やFAX、郵送などの事務処理を必要とします。また、紙ベースだと必要な情報を探しにくく、内容の修正や変更が必要な際は保管書類を各々で修正する必要があり、どれが最新ファイルか分かりにくいなどのブラックボックス化にも繋がりやすいです。
ペーパーレス化によって、電子化したデータを共有ディスクやクラウド上で管理できるようになるため、必要な情報の共有、検索、変更修正などをしやすくなります。また、紙ベースの書類をExcelなどへ転記するといった作業も不要となり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
紙ベースの書類は、紛失や持ち出しによる情報漏えいなどのセキュリティ・インシデントが発生する危険があります。また、経年劣化で情報が失われる懸念もあります。
ペーパーレス化によってデータの一元管理やアクセス権限の設定が行えるため、権限のないユーザーによる情報持ち出しのリスクが少なくなります。また、電子データであれば劣化の心配がなく、サーバーやパソコンに不具合が生じてもバックアップデータからの復元が可能です。内部統制を適切に行い、セキュリティを強化できる点で、ペーパーレス化のもたらす効果は高いといえます。
紙ベースの書類のままでは記載されている情報を活用しづらい欠点があります。内容をデジタル化し、便利な分析ツールや業務システムと連携させることで、効率的にデータ活用できるようになります。
業務の形態によって、PCやスマホを活用したツールを導入する企業も多く、特に、製造業、建設業、運輸業、サービス業などのフィールドワークでは、持ち運びに便利なスマホで利用できる「業務アプリ」の活用も増えています。
最近は、便利な「業務アプリ」も多数開発されており、蓄積されたデータを管理者が効率的に収集できるため、報告業務だけでなく、蓄積したデータを業務計画の立案にも活用されています。
データ活用が促進され、経営戦略に活かせるようになる点は、ペーパーレス化の大きなメリットであるといえます。
ペーパーレス化にはメリットばかりではなく、デメリットも存在します。
1点目は、導入コストがかかる点です。デジタル化するためにはスキャナーなどのハードウェアやツールが必要な他、ペーパーレス化が進むと端末やインターネット環境などの整備・メンテナンスが必要になります。
2点目は、システム障害の影響を受けやすい点が挙げられます。共有サーバーやクラウド上に電子データとして資料を保存するとシステム障害時にアクセスできないリスクがあるため、ミラーリングや適切なバックアップの取得など、運用やメンテナンスでリスクを回避する必要があります。
とはいえ、長期的に見ると、ペーパーレス化によって受けるメリットの方がデメリットを上回ることは事実です。紙管理することにかかる工数やファイリング費用・印刷費用などを考えれば、費用対効果が高いため、自社の状況に合わせて検討をしましょう。またリスクの観点では、原本管理が義務付けられている書類を除いては、ペーパーレス化を進めた方が良いといえるでしょう。
ペーパーレスツールにはいくつかの種類があり、解決したい課題に応じて適切に選定すると高い効果が得られます。いくつかのツールについてご紹介します。
デジタル化されたデータは、自社の共有サーバーやクラウド上で一元管理すると、アクセスがしやすくデータの活用も進みます。特にクラウドストレージを利用する場合は自社でサーバーを管理する必要がないため、管理の手間やコストも削減できます。
Web会議システムは、コロナ禍をきっかけに多くの企業で導入が進んだツールです。Google MeetやZoomなどは、利用したことのある方も多いと思います。
ファイルの画面共有を可能にし、インターネット経由でどこからでもアクセスできる特徴があります。紙資料にかかる費用、会議室準備の手間や費用、集合するのにかかる時間や移動の負担を削減できます。
従来は対面の会話やメールなどが主流だったため、すぐにコミュニケーションが取れないケースもありました。SlackやChatworkなどのビジネスチャットを導入すると、メールを使用するよりも素早く、複数名とのコミュニケーションが行なえます。チームビルディングにも高い効果が得られるツールといえます。
紙書類によるやり取りは印刷代、郵送代、押印の手間などがかかります。電子契約システムを導入すると、電子署名を付与した契約書をオンラインでやり取りできます。
タイムカードはデータの記録が主目的のため、データの活用がしづらい側面がありました。現在はスマホから簡単に出退勤を報告できるような勤怠管理アプリも登場しています。勤怠管理アプリは出退勤管理はもちろん、労働時間集計や有給取得率などのデータもリアルタイムに把握できるようになります。
移動の多い現場業務には、携帯性に優れたスマホを活用した「業務アプリ」の活用がおすすめです。
特に「工場」「倉庫」「野外」など現場ではネット環境に関わらずオフラインでも利用できる為、いつでも「その場」で報告業務を完結できます。その為、移動の負荷がなくなり、リアルタイムな情報共有が可能になります。
ペーパーレス化を成功させるには、いくつかのポイントがあります。ペーパーレス化推進のポイントを3点解説します。
ペーパーレス化は全社的に取り組むべき施策であり、一部門だけが部分的に導入しても限定的な成果に留まります。全社的にペーパーレス化を進めるためには、経営層がデジタル化の必要性を認識し、従業員全体に目的やメリットを明確に説明することが重要です。
ペーパーレス化によって解決したい課題、達成したい目的などを丁寧に説明し、従業員の理解を得た上で進めるようにしてください。
紙書類の中には電子データ化をできないものや、電子データ化に適さないものも存在します。社内に存在している書類の種別を洗い出し、どの範囲をペーパーレス化の対象とするかを決定しましょう。e-文書法ではペーパーレス化の対象となる書類についても規定されているため、参考にしてください。契約書や請求書などの証憑（しょうひょう）書類、貸借対照表や損益計算書などの決算書類、会議の議事録などの会社関係書類、パンフレットやカタログ、チラシ等の販促物など、プロジェクトや部門ごとに分類をするとペーパーレス化は進めやすくなります。ペーパーレス化しても業務負担の影響が少ない所から始めると、取り組みが進めやすくなります。
ペーパーレス化は数値目標が無いと具体的にイメージがしづらいですが、KPIを定めることで達成状況が見える化され、モチベーションの維持にもつながります。コスト削減の金額や事務作業の短縮時間など、数値が測れる指標を選定し、関係者とのすり合わせを行ないましょう。
KPIが定まったら各項目について計画を立て、プロジェクトの期間やチェックポイントの時期、プロジェクト体制を決定していきます。実行フェーズに入ったら計画通りに遂行されているか、適宜確認するようにしてください。
製造業、建設業、運輸業、サービス業などのデスクから離れたフィールドワークの現場では、携帯性に優れたスマホを活用した「業務アプリ」によるペーパーレス化がおすすめです。
現場業務では、基幹システムでは拾えない「細かいアナログ業務」がいまだに多く残っている傾向があります。移動や立ち仕事も多く、パソコンで情報管理しようとするとパソコンがある場所まで移動しなければなりません。スマホで使える業務アプリなら、どのような現場でもその場で情報をすぐに入力でき、リアルタイムで管理者との情報共有が可能になります。
モバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」は、業務に合った100種類以上のテンプレートから選ぶだけで、誰でも簡単に「業務アプリ」が作成できます。スマホ特有のシンプルな操作性で、現場に馴染みやすく、月額2万円台からの低価格で業務効率化が実現できます。
今回は、モバイルアプリ作成ツールPlatioでペーパーレス化を実現し、業務効率化に成功した事例をご紹介します。
会員制リゾート事業を展開するリロバケーションズ様では、ホテルや旅館の運営にあたり、施設の品質管理や安全性維持、食品衛生などを管理するために毎日150項目以上の点検業務を行っています。各拠点の現場では、点検結果を紙で管理しており、記入・提出を行う現場、故障や異常の予兆を確認する管理部、双方の負担が非常に高まっていました。
そこでPlatioを導入し、約1時間半で「設備点検アプリ」を作成。年間1,000時間の業務工数の削減と67,200枚のペーパーレス化を実現しました。この取り組みをきっかけに現場からの改善提案も活性化し、業務改善文化の醸成にもつながっています。
事例の詳細は、こちらから。
つがる弘前農業協同組合様では、りんごを主体に年間約4〜5万トンの農作物の受け入れ保管、選別、包装、販売、出荷を行っています。同組合では、7拠点の貯蔵庫を管理しており在庫報告を紙で行っていましたが、手書きの手間や用紙の保管、在庫数の把握に時間がかかるなど、管理面に課題を抱えていました。
そこでPlatioで「りんご在庫管理アプリ」を作成し、スピーディーに一連の業務をデジタル化。ペーパーレス化により年間5,000枚以上の紙を削減しただけでなく、日次で行う販売在庫の報告業務を効率化し、在庫のデータ化による一元管理、リアルタイム把握が可能になりました。
また、取引先への情報提供を2時間早く完了できるようになり、販売効率にも貢献。作業効率化だけでなく、情報の正確性向上やペーパーレス化などの大きな成果をあげています。
事例の詳細は、こちらから。
工場などから排出される廃アルカリ、廃酸の中和など、産業廃棄物の中間処理を行っている株式会社興徳クリーナー様では、設備の点検結果や臭気指数を記録する「工場日常点検」や夏期の熱中症予防のための「暑さ指数（WBGT）管理」など、現場の報告業務は紙で行っていました。しかし、紛失や破損などのリスクがある上、手書きの記入やファイリングが手間、せっかく蓄積した情報を役立てづらいなどの課題がありました。
そこでPlatioで紙の報告業務を最短1時間でアプリ化。報告や情報管理業務を効率化し、年間400時間の業務効率化につながった他、ISOや行政の許認可に必要な記録も効率的に行えるようになり、データ蓄積による分析や改善計画に役立てています。
事例の詳細は、こちらから。
ホテルの設計から建設、メンテナンスなどを担っている東横イン電建様では、業務日報、図面・マニュアル閲覧、検査、アンケート、資格管理、人事評価のためのテストなど、紙の業務の手間やコストが課題となっていました。
そこでPlatioを導入し、まずは日報業務をアプリ化。十分な成果が得られることを確認後、幅広い業務にも適用し、ペーパーレス化やコスト削減に貢献。Platioの使いやすさを高く評価した社員を中心に業務改善の機運が高まり、「業務日報アプリ」や「機能検査アプリ」など現場発のアイデアで業務のデジタル化を全社で推進しています。
事例の詳細は、こちらから。
「緊急輸送対応」を中心に軽貨物運送業を展開している株式会社ワイ.イー.サービス様では、配送報告を紙で運用していました。ルートや時間帯の定まっていない流動的な業務であるため、紙の報告書では提出遅れや入力漏れなどがあり、事務スタッフの負担になっていました。
そこで、Platioを導入し「配送報告アプリ」を3日で作成。ドライバーが、アプリからその場で報告・共有が完結でき、報告書提出の手間を削減。事務スタッフも管理業務が効率化され、事務負担を約30％軽減しています。
事例の詳細は、こちらから。
ペーパーレス化は紙書類を無くすことでデータの利活用を促し、業務効率化やコスト削減につなげる取り組みです。既に取り組みを始めている企業は多く、経営層にその重要性が強く認識されている施策といえます。
ペーパーレス化を成功させるためには、自社で使用している紙書類を洗い出してペーパーレス化する範囲を定め、計画を立てて全社的に取り組む必要があります。その際、業務課題に合わせたペーパーレスツールの導入も検討すると、より高い効果が得やすくなります。
今回は、現場業務のペーパーレス化におすすめなツールとしてモバイルアプリ作成ツール「Platio」の概要と導入事例をご紹介しました。ペーパーレス化はDX推進の要となるため、簡単に使えるペーパーレスツールも活用しながら、着実に進めていきましょう。
ペーパーレス化が思うように進んでいない現場が抱える課題の解消に、有効なソリューションとなるのがモバイルアプリの活用です。本資料では、紙を中心とした運用をモバイルアプリでの運用に転換し、現場に数多く存在しているアナログ業務の効率化を実現した事例を現場担当者の声を交えてご紹介します。
現場にはいまだに「紙」や「Excel」が業務ツールの中心として残っており、その環境を打開していくことが急務となっています。本資料では、現場に必要な環境づくりの勘所について触れながら、デジタル化によって現場業務の改善を図っていくための強力なツールとしてのモバイルアプリの重要性についてご紹介します。
