近年は、EC市場の拡大や物流の小口化に伴い、多品種少量の在庫管理や個口単位での細かなピッキングが求められるようになったことで、倉庫業務の複雑さも増しています。しかし、依然として紙やExcelを中心に業務を行っているという現場も多いのではないでしょうか。これらの課題を解決するために倉庫管理システムを導入しても、現場とのミスマッチや期待した効果が得られず、失敗するケースも少なくありません。
本記事では、倉庫管理業務において多くの現場に残る紙やExcelの課題を整理しながら、必要な工程だけをモバイルアプリ化して業務を改善する方法や、実際の活用事例をご紹介します。
ここでは、紙やExcelベースでの運用が引き起こす、倉庫管理の課題を整理します。
紙の管理表やExcelファイルで在庫を管理している場合、帳簿上の在庫ステータスはPCへの入力作業が終わるまで更新されません。
例えば、入庫担当者が紙のリストにチェックを入れ、事務所に戻ってExcelに入力するまで、データ上は「在庫なし」の状態が続きます。逆に、出荷作業が終わっているのにデータの消込が遅れれば、営業担当者が「在庫あり」と判断して受注し、後から欠品が発覚してクレームになるといったトラブルに直結します。
結果として、配送業者へ集荷依頼するタイミングが遅れて当日出荷ができなくなったり、急な在庫の問い合わせへの回答に時間を要して他社へ顧客が流れてしまったりするなど、機会の損失や顧客満足度の低下を招く要因となります。
紙への手書きで記入したり、Excelに手作業で入力したりする場合、数字の読み間違いや記入ミスが起きがちです。例えば、「6」と「0」を見間違える、「B列」ではなく「C列」に入力してしまう、といった単純なミスも発生しやすくなるでしょう。
また、Excel運用でよくあるのがファイル更新の重複や破損です。複数人で一つの共有ファイルを操作しているうちに、誤って計算式を消してしまったり、古いバージョンのファイルに上書き保存してしまったりして、正しいデータが消失する可能性があります。
紙やExcelで独自の管理を行っている現場では、特定の担当者しか手順を把握していない、いわゆる属人化された状況が生まれがちです。
個人の運用ルールが複雑化し、マニュアル化されていない業務フローが増えれば、管理業務を行なっている担当者が急な病気や退職で不在になった際に、業務が停滞するリスクも高まります。
倉庫業務は誰がやっても同じ品質・同じスピードで遂行できる状況が理想ですが、紙やExcel中心の管理手法では実現が難しくなります。
上述の課題を解決するためには、WMS（倉庫管理システム）の導入が有効です。WMSの導入により、ハンディターミナル等を用いて現場の動きをリアルタイムにデジタル化できるため、実在庫と管理データのズレが解消されます。
しかし、WMSが提供する標準機能が現場の運用方法と合致しない場合もあり、システムに合わせて無理に現場の動きを変えることで、作業効率が低下するリスクが発生します。
現場の運用へ合わせるためにカスタマイズを繰り返せば、多額の費用がかかることも考えられます。結果として、WMSの導入にコストや手間が多くかかるケースも少なくありません。
倉庫管理システム導入の問題を解消しつつ、倉庫管理業務の課題を解決するためには、モバイルアプリの活用による、現場主導でのデジタル化が有効です。
ここからは、誰でも簡単に自社独自のモバイルアプリを作成できる「Platio（プラティオ）」についてご紹介します。
Platioは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたモバイルアプリを誰でも簡単に作成できるノーコードツールです。100種類以上の業務に合ったテンプレートが用意されているため、「入出庫管理」「倉庫棚卸」など目当てのテンプレートを選ぶだけで、すぐにモバイルアプリの利用を始められます。
また、テンプレートはそのまま使うだけでなく、現場独自の運用に合わせて登録項目を追加したり、計算式を組み込んだりといったカスタマイズも柔軟に対応可能です。
さらに、倉庫管理の現場にとって大きなメリットとなるのが「オフライン利用」に対応している点です。Wi-Fiが届きにくい倉庫の奥や、電波の不安定な冷凍庫・冷蔵庫内でも、Platioで作成したモバイルアプリなら問題なくデータの入力・参照が可能です。入力したデータは通信環境が回復した際に自動でクラウドに同期されるため、後から入力し直すといった手間もかかりません。
初期費用は不要、月額27,000円（税抜）からという低コストで導入できるため、業務の規模に適した予算で利用できます。
Platioで作成したモバイルアプリを導入することで、倉庫管理の課題はどのように解決されるのでしょうか。
まず「情報共有や連携の遅れ」に関しては、モバイルアプリに入力したデータがクラウドを通じて即座に共有されることで解消します。現場で入庫の登録をすれば、離れたオフィスの管理画面でもリアルタイムに在庫が反映されます。
「ヒューマンエラー」については、スマートフォンのカメラ機能を活用したバーコード・QRコードの読み取りが効果的です。目視確認や手入力・手書きを廃止し、スキャンによる照合を行うことで、入力ミスや転記ミスを抑えることが可能です。
「属人化」の解消にもモバイルアプリが有効です。アプリの画面に従って作業を進めるだけで業務が完結するように設計すれば、新任の担当者でもすぐに業務を開始できます。
ここからは、実際にPlatioを活用して倉庫管理の課題を解決した具体的な事例をご紹介します。
株式会社こころ様は、『ペットフードロス』削減に取り組む寄付型ショッピングサイト「社会貢献ペット用品店cocoro」を運営しています。同社が取り扱う商品は、賞味期限間近やパッケージ破損などの理由で通常の流通ルートに乗らない「二次流通品」が中心です。そのため、一般的な新品の商品とは異なり、同じJANコードの商品であっても賞味期限や外装の状態ごとに分けて在庫管理をする必要がありました。しかし、一般的な在庫管理システムはJANコード単位での管理が基本であり、同社の「状態別の個品管理」という特殊な要件に合致するシステムは見つからず、紙やエクセルによる運用で出荷までに膨大な手間と時間がかかっていました。
そこで、柔軟なカスタマイズが可能なPlatioを導入し、わずか3日間という短期間で入荷から出荷までの全工程を管理する「倉庫作業管理アプリ」を作成・稼働させました。
倉庫管理業務は、入荷検品から入庫、ピッキング、梱包、そして定期的な棚卸と、複数の工程がつながっていますが、こころ様ではこれら全ての工程に対応したモバイルアプリをPlatioで構築しています。
ポイントは、どの工程のアプリも「バーコードの読み取り」「証拠写真の添付」「必須項目の入力チェック」「承認チェック」という共通の操作フローで設計することで、作業者が一つの工程を覚えれば、他の工程も直感的に操作できるようになります。
以下に、各工程に使える倉庫管理アプリの活用方法についてご紹介します。
作成したアプリでは、まず入荷検品画面でスマートフォンのカメラを利用し、JANコードを読み取って作業を始めます。伝票番号や仕入先、品番、数量、賞味期限、ロットなどの情報を入力しつつ、商品の状態を示す写真をその場で撮影し、データに添付して登録します。
これらの機能はPlatioの入出庫管理のテンプレートをベースとすることで、素早く実装しました。
入庫時には、スマートフォンを持って倉庫内を移動し、商品を格納する棚に貼られたQRコードと、商品のバーコードを連続して読み取ります。これにより「どの商品が」「どの棚に」「いつ」「誰によって」格納されたかが自動的に紐付き、記録されます。
Platioには、操作を行った時刻や担当者を自動記録する機能があるため、わざわざ手入力する必要はありません。入庫の履歴が正確に残るため、後のピッキング時に「あるはずの場所に商品がない」というトラブルも激減しました。
出荷指示に基づく「ピッキング」工程では、誤出荷防止の仕組みが組み込まれました。アプリ上に表示されるオーダーNo、品番、指示数量を見ながら商品をピックアップし、完了したら画面上のトグルスイッチをタップ（オン）して報告します。
また「ダブルチェック機能」として、スキャンした商品を再度読み込んだ場合に「その商品はすでに出荷リストに含まれています」といったアラートを出す仕組みを実装しました。この機能により、紙やExcel管理で起きやすい重複ピッキング・数量間違いを、アプリ側で未然にブロックしています。
梱包工程でも、アプリが活躍しています。梱包作業完了後、その結果をアプリに登録しますが、ここでは「同梱明細のチェック」や「総重量の記録」に加え、荷姿の写真を撮影・添付します。万が一、顧客から「商品が破損していた」「足りない」といった問い合わせがあった場合でも、出荷時の写真記録があれば迅速かつ適切な対応が可能になります。
また、送り状のバーコードをアプリで読み取ることで、アプリ上の出荷データと照合し、送付先のあて名間違いがないかを最終チェックする機能も実装されています。
棚卸作業もPlatioの「倉庫棚卸」テンプレートで効率化しました。棚卸担当者は倉庫内の巡回ルートに沿って移動し、アプリを使って実在庫数を入力していきます。この際、システム上の「理論在庫」と現場の「実在庫」に差異が生じた場合、アプリが自動で差分を計算し表示します。
差異が発生した場合は、その場で破損、紛失などの理由を入力し、管理者へ申請するフローが回ります。Platioを利用して現場から申請が上がると管理者のスマートフォンに通知が届き、承認・確認作業がスムーズに行えます。
以下は、実際にこころ様がPlatioで作成した倉庫作業管理アプリです。トップ画面から作業を選択し、入荷検品から棚卸まで、全ての画面に素早くアクセスし、作業を行うことができます。
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紙やExcelによる倉庫管理の課題には、モバイルアプリを利用した業務のデジタル化がおすすめです。
今回ご紹介した事例のように、Platioを活用すれば、特殊な管理項目が必要な業務であっても、わずか数時間から数日でデジタル化することが可能です。低コストで利用できるPlatioなら、リスクを抑えつつ、倉庫管理業務の現場課題を解決することができます。
この記事を読んで、さらにPlatioについて知りたいと感じられた方におすすめしたいのが「Platio丸わかり資料5点セット」です。この資料では、より詳しくPlatioの特徴や機能、導入後の活用事例などを紹介しています。ぜひご覧ください。
また、Platioでは人気テンプレートの操作デモ動画を見つつ、アプリ作成から活用まで無料でお試しいただける体験版もご用意しています。「実際の操作感を試してみたい」というご担当者様は、ぜひこちらをお試ししてみてください。
