修繕依頼が抜け落ちるのは、依頼を受ける入口が決まっていないからです。 廊下ですれ違いざまに言われる、チャットに流れてくる、電話で聞く。どれも受けた本人は覚えていますが、記録には残りません。入口を1つにして、対応状況まで同じ場所に残してください。抜けが減り、あとから修繕の履歴も追えるようになります。
修繕依頼が抜けるのは、依頼が届いたあとです。次の3つの場面が起きています。
ひとつめは、受け取り方がバラバラなことです。口頭、電話、チャット、メモ書きと入口が複数あると、どこかで受けた依頼が別の誰かには見えません。担当者が休んだ日に、依頼があったこと自体が消えます。
ふたつめは、チャットで流れてしまうことです。チャットは早く伝わりますが、他の話題に押し流されます。項目ごとに整理されていないため、あとから「あの修繕はどうなったか」を探すのが難しくなります。
みっつめは、対応状況が分からないことです。依頼は残っていても、業者を手配したのか、直ったのか、まだなのかが記録にありません。同じ依頼が二度上がってきたり、逆に誰も手をつけないまま放置されたりします。
記録が残らないと、次年度の予算にも効いてきます。どの設備にどれだけ修繕費をかけたかが分からないため、更新するか直し続けるかの判断ができません。
いずれも宿泊施設の例ですが、依頼が口頭やチャットで消えるのは施設の種類を問いません。ビルでも工場でもオフィスでも、入口が決まっていなければ同じことが起きます。
北海道内で14のホテル・レストランを運営する鶴雅リゾート株式会社様は、報告のデジタル化のためにチャットツールを導入していました。ところがチャットでの報告は見逃しやすく、項目ごとに整理されていないためタスクの抜け漏れが発生します。施設の劣化や修繕の状況を把握できず、トラブルが起きる前に手を打てないことも課題でした。中期・長期の計画で設備関連の予算を組むために、ルームカルテや設備管理の記録を蓄積する必要もあったといいます。
Platioで「修繕依頼アプリ」「浴槽温度報告アプリ」「布団敷き連絡アプリ」を含む6つの業務アプリを3日で作成しました。報告内容が項目ごとに整理されて記録に残るようになり、異常を素早く検知して対策できるようになりました。蓄積した設備点検報告や修繕報告を分析し、長期的な施設修繕計画の立案につなげています。
鶴雅リゾート株式会社様の事例詳細はこちらからご覧いただけます。
ホテルと文化施設をあわせもつ複合観光施設の株式会社倉敷アイビースクエア様は、宿泊システムの導入でペーパーレス化を進めていました。ただし細かい業務の記録は宿泊システムでは対応できず、紙による運用が続いていたといいます。日々行われる施設の点検や修繕作業で、紙の報告書の作成や管理に時間がかかっていました。
施設点検アプリや遺失物管理アプリなど、自社に合ったアプリをPlatioで3日のうちに用意しました。場所を問わずスマートフォンで報告でき、紙の管理も不要になりました。選定の理由には、写真や地図などスマートフォンの機能を使って紙では管理できない詳細なデータを扱えること、現場スタッフが自らアプリを修正できることを挙げています。
倉敷アイビースクエア様の取り組みは事例ページで詳しく紹介されています。
施設管理でアプリを使っている企業の資料をまとめています。どこまでを記録し、誰と共有しているかが、業種の違う会社の例で分かります。
「気づいた人が口頭やチャットで伝える→受けた人が覚えておく→手配する→完了は口頭で報告」という流れをアプリに変更すると「気づいた人がその場で写真付きで登録する→一覧に残る→対応状況を更新する→完了まで同じ記録に残る」になります。
気づいた場所で登録が終わることが、いちばん大きい違いです。壁のひび割れや水漏れは、言葉で説明するより写真1枚のほうが正確に伝わります。場所を選択式にしておけば、どの棟のどの部屋かも迷いません。
対応する側にとっては、一覧で見られることが大きく変わります。未対応の依頼だけを絞り込めるので、抜けに気づけます。完了までを同じ記録に残しておけば、同じ場所で修繕が繰り返されていることにも気づけます。
Platio（プラティオ）は、アステリア株式会社が提供するノーコードのモバイルアプリ作成ツールです。いまの修繕依頼書の項目をそのまま画面に移せるうえ、受付・手配中・完了といった状態の管理も設定だけで足せます。初期費用は不要で、月額2万円台から利用できます（2026年8月時点）。
保有施設の修繕を扱うなら施設メンテナンステンプレート、社内から総務への修理依頼ならオフィス環境 要望管理テンプレートが近い形です。点検の記録とあわせて整えるなら巡回点検アプリも参考になります。
Q. 工事業者にも記録を見せられますか。
A. 依頼の内容と写真をアプリの画面で見せる、あるいはCSVで出力して渡す形が使えます。写真が付いていると、現地に来る前に必要な部材の見当がつきます。人数や拠点数にあわせた費用はオンライン相談で試算できます。
Q. 依頼が入ったことを担当者に知らせられますか。
A. 通知を届ける運用が組めます。鶴雅リゾート様は、布団敷きのタイミングを通知するアプリも作っています。どこまで条件を絞れるかは、体験セミナーで実際の画面を見ながら確認できます。
Q. 蓄積した修繕の記録を、予算の検討に使えますか。
A. 使えます。入力したデータはCSVで出力できるため、設備別・拠点別に集計して予算の根拠に使えます。鶴雅リゾート様の事例では、蓄積した点検報告と修繕報告を分析し、長期的な施設修繕計画の立案につなげています。
修繕依頼書をアプリにする手順は、60分のWebセミナーで実際の画面を見られます。依頼から完了までの流れの組み方も、その場で聞けます。
残す項目は6つで足ります。 抜けをなくす要は項目の多さではなく、対応状況を選択式で持たせて未対応だけを絞り込めるようにすることです。
| 項目 | 記録のしかた | 何に使うか |
|---|---|---|
| 場所（棟・階・部屋） | 選択式 | 同じ場所での再発に気づく |
| 内容と写真 | 自由記述＋写真 | 程度が正確に伝わる、業者への説明にも使える |
| 緊急度 | 高・中・低の3段階 | 手をつける順番を決める |
| 依頼者・日時 | 自動記録 | いつ誰が上げた依頼かを追う |
| 対応状況 | 受付／手配中／完了の選択式 | 未対応の抜けをなくす |
| 完了日と対応内容 | 日付＋自由記述 | 修繕履歴として蓄積し、予算の根拠にする |
「完了日と対応内容」まで残すと、記録が次の年に効いてきます。 どの設備に何回、いくらの修繕をしたかが並ぶので、更新するか直し続けるかの判断材料になります。依頼を記録するだけでは、この形にはなりません。
鶴雅リゾート株式会社様は、14のホテル・レストランの報告を6つのアプリにまとめ、3日で用意しました。蓄積した点検報告と修繕報告は、いまでは長期の施設修繕計画の立案に使われています。入口を1つにして、場所・写真・緊急度・対応状況・完了内容まで同じ記録に残す。それだけで、記録が翌年の予算の根拠になります。
なお、依頼が月に数件で、担当者が1人で完結しているなら、いまの運用のままで足ります。効くのは、依頼する人と手配する人が分かれている現場です。
いまの修繕依頼書を1枚手元に置いて、施設メンテナンスのテンプレートと項目を見比べてみてください。無料トライアルで開けます。対応状況の欄が抜けていることに、その場で気づくはずです。
