長引くコロナ禍の影響もあり、企業は業務効率化のためにシステム導入をはじめとするデジタル化への取り組みを積極的に行っていますが、多くが失敗に終わっているという声も聞かれます。そこで、システム導入の際に起こりやすい失敗の原因や成功するためのポイントについて詳しく解説していきます。
企業がシステムを導入する際に失敗しやすい原因として、以下のようなものが挙げられます。
システム導入の際は、明確な目的や必要性を把握するために業務や必要機能の洗い出し、実際に使用する人へのヒアリングなど徹底した準備が必要です。しかし、準備不足のままシステム導入計画を進めてしまうと、利用できる社員が一部しかいない、現場で使っているシステムと連携が取れないなどの失敗が起こります。
業界で評判の良いシステムは、自社にも適合するはずという思い込みから、自社の業務に適していないシステムを選ぶと失敗してしまいます。同じ業界で評判が高くても、必ずしも自社の運用に適合するとは限りません。実際にシステムを使い始めると、自社の運用に合わず、システムに合わせるために、かえって手間が増えるなどの非効率を招くこともあります。
開発ベンダーによって、システム導入のみを行うのか、システム導入をはじめ指導や支援も行うのかなどサービスの範囲が異なります。自社でシステム運用を行う人材とスキルがあるのであれば、システム導入のみの開発ベンダーでもいいでしょう。
しかし、社内の体制が不十分な場合は、運用が軌道に乗るまでのさまざまな疑問や課題に対してサポートしてもらなわないと運用が進みません。システム導入の際は、開発ベンダーが行うサポート体制や範囲もしっかり確認しておくことが大切です。
現状の問題や課題を具体的に提示できなければ、開発ベンダーはどのように解決したらいいのかを導けません。システム導入に関してITに関する知識を持つ人がいなければ、開発ベンダーにシステムの選定や開発を丸投げしてしまい、提案されるがままに自社の目的に合わないシステムを導入してしまうことがあります。開発ベンダーとの意思疎通をしっかり行うためにも、ある程度のIT知識を持った人材が必要です。
システム導入時に失敗してしまうことで、具体的にどのようなことが起こってしまうのかをチェックしてみましょう。
システム導入には、システム製品そのものの費用はもちろんのこと、開発ベンダーの人件費や導入テストに関わる社員の人件費などもかかります。結果的に費用が高額になるだけではなく、それなりの工数もかかってしまい、費用対効果が得られないために失敗と判断されることが多いようです。
実際にシステムを導入してから上手く活用できるまでには数年かかってしまうこともあります。導入計画の段階で、段階的にIT投資を行う必要性があること、数年で成功か失敗かの判断をするのが難しいこと、通常の設備投資と異なりシステムなどのIT投資は費用対効果がわかりにくいことを理解しておく必要もあります。
企業側が業務内容に合ったシステムを選定し、開発ベンダーに現状の問題点や課題点を伝え、何を実現したいのかを具体的に依頼できれば、活用されるシステムとなるでしょう。しかし、関連する部署間で話し合って現状における業務の洗い出しができていないと、問題や課題がわからないままシステム導入が進んでしまいます。現場の運用に合わないシステムが結局社内で馴染まず、誰も利用しなくなったということは珍しくありません。
また、使い方が理解できない、システムが複雑などが原因で社員がシステムを使いこなせないとシステム導入は失敗に終わってしまいます。まずは現場の声を聞き、目的や課題を明確にすることが大切です。
ITの知識が不足していると、システムを導入することによって何が実現できるようになるのかを具体的にイメージしにくいという問題があります。欲しい機能や要らない機能がわからないため、開発ベンダーに上手く要望を伝えられません。開発ベンダーは、システム開発・導入のプロではありますが、導入先の業務内容を詳しく把握しているわけではないため、顧客の意図が掴めない場合は標準的な機能をおすすめすることもあります。
結果的に必要な機能が足りない、不要な機能が多いなどの事態に陥り、導入後にカスタマイズすることになってしまうケースもあるでしょう。カスタマイズには多額の費用がかかるため、結果的に失敗となり得るケースが多いようです。
システム導入するにはコストと時間がかかるだけではなく、さまざまなことが原因で失敗してしまうこともあることがわかりました。そこで、システム導入の際に失敗しないための具体的な対策についてご紹介します。
企業として何を目的としてシステムを導入するのかを明確化し、社員に周知することが大切です。必要とする機能やシステム化する業務の範囲を具体的に提示し、システム導入による業務効率化が進めば何が得られるのかを社員がイメージできれば、業務の洗い出しなどの協力も得られやすいでしょう。
システム導入を円滑に行うには、正しいプロセスを理解しておかなければなりません。システム導入を行う際には目的や業務範囲の設定はもちろんのこと、システムの要件をまとめ、開発ベンダーを選定し、システム開発のためのスケジュールやベンダーの管理などを行っていくというプロセスが発生します。プロセスを無視すると、かえって無駄な作業が発生し、部署間での情報共有ができないなどの問題が起こるので注意が必要です。
システム導入の目的や業務範囲が決まったら、現状業務のどこに問題があるのかの洗いだしや見直しを行う必要があります。何が問題でどのように解決していきたいかを明確にすることで、システムに必要な機能が見えてくるからです。
しかし、システムは現場が上手く使いこなせなければ意味がありません。実際にシステムを利用する現場の声をきちんと確認することが大切です。
実際にシステムを利用する現場の声を聞いてシステムを構築することが何よりも大切です。しかし、場合によっては、業務内容の変更や時代の変化で運用を変えていかなければならないこともあります。システム構築時には今後の課題も見据え、将来予想される業務の変更、処理量の増加などにどこまで対応できるか、必要に応じてカスタマイズできるのかなども確認しておく必要があります。
システム導入には多くのコストと時間がかかります。コストや時間に見合うだけのシステムなのか、今後どのくらいの期間使えるのかなど、コストに見合った結果になるかどうかを判断しなければなりません。
また、システムの導入範囲を最初から広げすぎると使わない機能も出てきてコストが無駄になります。問題を一度で解決しようとはせず、十分な話し合いを行って、まずは現状の問題を解決することを前提に話を進めていきましょう。業務最大値に対応できるかどうか、理想とする業務をシステムで遂行できるかどうか、今後の変化に対応できるかどうかなどの確認も行っておくと安心です。
一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）の調査*1によると、プロジェクトの成功率として、予定通りの予算で収まった割合は52.6％、品質に満足しているという回答は28.9％になりました。システム導入に関わらず、一般的なプロジェクトにおいても予算内に収まらないことは珍しくなく、満足した結果になる企業は多いとは言えない状況です。専門知識がある程度必要になるシステム導入においても同様の結果かそれ以下の結果になることでしょう。
また、日経コンピュータが2018年3月1日号で行った独自調査*2によると、システム開発プロジェクトが「失敗」であると答えた企業は約半数の47.2％にも上りました。システム開発のコスト・期間を考えると決して楽観できる割合ではなく、システム導入を成功させるのがいかに難しいかがわかります。
システム導入を行う際に開発ベンダーに依頼した場合、膨大なコストと時間がかかることがわかりました。しかし、現在は「ノーコードツール」というプログラミングの知識がなくても、現場で働く従業員が自らシステムを作ることも可能です。
例えば、モバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」は、自社の業務に合わせたモバイルアプリをノーコードで簡単に作成することができます。100種類以上のテンプレートを利用し、プログラミングの知識がなくても開発から導入までに数時間〜３日程度でアプリを作成することができます。
また、初期費用０円、月額2万円からの低コストなためスモールスタートで試しやすく、現状の問題の洗い出しができていれば、すぐに業務改善を図ることが可能です。
プログラミングの知識がなくても作成できるため、IT人材がいなくても業務担当者が簡単に現場の声を反映したアプリを作成できます。アプリ完成後もPDCAを回しながら、素早く柔軟に機能改善を行うことも可能です。このため、ノーコードツールは現場に残る細かいアナログ業務をデジタル化し業務を効率化できるツールとして注目されています。特にフィールドワークのようにデスクから離れた場所で業務を行う場合、スマートフォンなど機動性に優れたプラットフォームで利用できる業務アプリが重宝されます。現場の問題を解決する際はノーコードツールの活用も選択肢に入れてみてはいかがでしょう。
詳細はこちらから。
システム導入には、コストも時間もかかるため、失敗を未然に防ぐことが重要です。ご紹介したような失敗例や原因から、失敗しないための対策を行い、システム導入を成功させましょう。
今回は、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に業務アプリが作成できるモバイルアプリ作成ツール「Platio 」についてもご紹介しました。IT人材不足でもデジタル化を推進できる便利なノーコードツールを利用して、業務効率化を進めていくのもおすすめです。
本資料では、エンジニアでない業務部門のメンバーが、現場の業務課題を解決して生産性向上を実現しながら、新たなビジネスモデルの創出に貢献するDX人材に転換するために役立つ「ノーコードツール」について、事例を交えてご紹介いたします。
