多くの企業がビジネスデータを集積・共有するツールとして導入しているサイボウズ社のkintone。Webブラウザで見ることができるクラウドサービスなので、インターネットにつながるデバイスさえあれば、いつでもどこでもアクセスして利用できます。しかし、インターネットが届きにくい現場、あるいはインターネットが届かない“オフライン”の現場では利用できないという課題もあります。そこで今回はPlatio（プラティオ）を活用し、オフラインでも現場の情報を収集できるモバイルアプリの活用方法を事例とともに紹介します！
はじめに、kintoneとは開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズ社のクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。
上述したように、kintoneはWebアプリのためオフラインの現場では利用できません。ですが現場を把握するためにも情報収集はかかせません。そのため、現場ではオンラインになる場所まで移動してから情報を入力するといった運用で対応しています。しかし、時間が経つほど記憶は薄れるもので、「書こうと思ってたこと何だったっけ」「最低限この情報だけあればいいか」と報告される情報の精度が低下するといった課題を孕んでいます。
ここでは、オフラインの現場業務が多い企業において、後から情報を入力する際に起こりやすい3つの課題についてご説明します。
工場や倉庫、地下など電波の弱い場所では、kintoneで作成したモバイルアプリだけでは作業の進捗や現場の状況報告に必要な情報を登録することができません。
そのため、現場ではまず紙に必要な情報を記入し、電波が届く場所に移動してからPCやスマートフォンにデータとして入力したり、現場で撮影した画像を共有したりというプロセスが必要になることが多いでしょう。
しかし、この方法では紙に記入した情報をデータへ入力し直す手間や時間がかかります。結果として現場の業務効率が低下し、長時間労働や深夜労働の原因となることも考えられます。
用紙やペンを忘れてしまった場合や簡易的なメモで済ませてしまっている場合、後から正確な情報を思い出すことは難しく、情報の欠落や記憶違いが生じる可能性があります。
例えば、製造現場や工事現場のヒヤリハット報告では、現場で感じた細かな状況を記録することが重要です。報告内容が曖昧であったり不正確であったりすると再度同じような状況が起こり、重大な事故へとつながるリスクが高まります。
報告業務を後から行う場合、作業から時間が経ってしまったり他の業務に追われてしまったりすることで、報告そのものを忘れてしまう可能性があります。
特に、複数の部門をまたぐ承認フローがある場合、報告が漏れると業務の遅れやトラブルの発生など企業内のさまざまな業務に支障をきたすこともあります。例えば海運業では、船舶のメンテナンス報告が遅れると航行スケジュールにも影響が出るでしょう。
こうした状況では、企業全体の業務効率が下がるだけでなく、顧客の信頼を損なう可能性もあります。報告漏れを防ぐために、メモや手帳に予定として書き込むという方法もありますが、それでは根本的な解決にはなりません。
現場のデータをkintoneでより活用するためには、オフラインに対応したモバイルアプリとの連携が重要になります。
kintoneは非常に便利なサービスですが、電波が届きにくい場所では利用が制限されるという課題もあります。そうした環境でもスムーズに業務を進めるには、オフラインに対応しているアプリとの併用が効果的です。ここでは、アプリ選定時に押さえておきたいポイントをご紹介します。
スマートフォンで利用できるアプリなら、軽量で持ち運びやすく、現場でも手軽に操作できます。普段から使い慣れている端末を使うことで、新しい操作を覚える負担も少なく、誰でもすぐに活用できる点が魅力です。
また、スマートフォンのカメラ・GPS機能を活かせば、写真や位置情報などのデータも簡単に記録・共有できます。結果として、報告や確認のスピードが上がり、現場全体の業務効率化に大きく貢献します。
現場の業務は、設備や体制の変化に応じて常に見直しが求められます。もし変更のたびにIT部門や外注業者への依頼が必要な場合、現場への対応が遅れ、結果的に業務効率や競争力の低下を招いてしまいます。
現場の担当者が自ら調整できる仕組みであれば、改善のサイクルを止めることなく、常に現場の実態に合った運用を続けられるでしょう。
kintoneとの連携を前提に、初期費用や運用費用が自社の予算に見合っているかを確認することが大切です。高機能なアプリでも、現場の運用に合っていなければコストだけが膨らみ、結果的に現場に馴染まず運用が続かないケースもあります。
導入後に無理なく使い続けられるよう、システムの規模や利用頻度に合わせて、機能とコストのバランスが取れたサービスを選ぶようにしましょう。
そこでオススメしたいのが「Platio（プラティオ）」の活用です。Platioは、オフラインでも利用できるモバイルアプリをノーコードで簡単に作成し、さらにAPI連携機能によりkintoneとも容易に連携し現場のデータ活用を促進できるサービスです。
オフライン環境でも快適にデータの閲覧・登録作業が可能なため、地下や高層エリア、過疎地でもその場で報告を完結できます。オフライン環境で入力したデータは、モバイル端末がオンラインの状態になると自動でクラウドサーバーに送信されます。このデータをAPI連携機能によりkintoneに登録することで、オフラインの現場データをkintone上に集積し閲覧できる仕組みを構築できます。
さらに、Platioは初期費用が不要、かつ月額2万円台から利用することができます。そのため、自社の業務内容や利用規模に合わせた最適な費用で導入することができ、kintoneとPlatioを連携して利用しても、最小限の負担で運用していくことが可能です。
電波が届きにくいあらゆる現場のデータをその場で収集、kintoneで利用できます。
ビルメンテナンスの現場では、主に設備の制御装置などが集約されることが多い地下のほか、高層エリアでも電波が届きにくいといった課題があります。Platioならオフラインでもその場で点検報告を完結できます。スマホで撮影した写真や動画も合わせて報告に添付することができるため、どんな箇所を点検・修理したのかを視覚的にわかりやすく共有することができます。登録されたデータはkintone上でも閲覧し管理することができます。
陸地から離れると電波が届かないことが多い海運業では、紙に現場データを書き溜めて帰港後に事務所のパソコンから改めてデータを登録することも多く、データ登録の効率化が課題となっています。Platioなら船上でも手軽に扱えるスマートフォンでアプリにデータを登録しておくだけでオンラインになったタイミングでデータを送信、kintone上にデータが登録される仕組みを構築できます。これにより、帰港後にデータを再登録する手間も削減できます。
製造業でも広大な工場を有している場合、全てのエリアでインターネットが使えるとは限りません。事務所以外の作業場や倉庫ではインターネットが届かない場所も多いため、わざわざ事務所に移動して報告業務を行う必要があります。移動に時間がかかるほど記憶は曖昧になりやすいため、Platioを活用し、現場で報告を行うことで質の高い報告を行う事ができます。もちろん現場のデータはkintoneと連携し、閲覧や分析に活用することができます。
水道部品や産業機械部品を中心に製造する銅合金メーカーのＪマテ．カッパープロダクツ株式会社様。同社は、Platioで作成した「入出庫管理アプリ」を取引先の工場内で利用してもらい、納品した素材の利用状況や在庫状況をリアルタイムに把握する体制を構築しました。
入出庫管理アプリの導入で、バーコード読み取り機能を活用し、手入力による誤りを抑えながら迅速な情報共有を可能にしました。さらに、RPAツールを活用して基幹システムやkintoneとデータ連携することで入力業務の自動化にも成功しています。
これにより、入出庫管理アプリに入力されたデータが、取引先との共有データベースであるkintoneに登録される一連の流れを実現しました。
紙で行っていた入出庫処理をアプリ化して作業時間を削減、取引先工場の在庫状況を遠隔かつ正確に把握できるようになったことで、素材の安定供給と生産計画の最適化に寄与しています。
また、ノーコードでのアプリ作成・改修が可能であったため、基幹システムの大規模改修を行わず内製開発で企業間データ共有を実現しました。
事例の詳細はこちら。
各種クラウドサービスの導入コンサルティング、開発支援サービスを提供するシステムインテグレーターの株式会社ニックス様は、テレワーク導入支援に関する展示会に出展の際、来場者に向けたアピール方法として、テレワーク導入の難易度診断を切り口とし、アンケートに回答するとお客様に診断レポートを提供することにしました。
アンケート回答方法を検討した際、紙運用の場合は1件あたり20～30分かけて手作業で診断レポートを作成する手間がかかり非効率であること、インターネット環境が必須のWebアプリでは、電波が混線しやすく展示会場での活用に不安がありました。
そこで、Platio製品の1つ、100種類以上のサービスやシステムとノーコードで連携できる「Platio Connect（プラティオ コネクト）」を活用し、オフラインでも利用できる「テレワーク診断アプリ」を3時間で作成。アプリでアンケートに回答すると、kintoneにデータが連携され、診断レポートがPDFで自動生成されます。さらには＠Tovasとも連携し、PPAP対策としてダウンロード形式でPDFを配信し、当日には来場者が診断レポートを閲覧できる仕組みを構築しました。また、チャットツールであるChatworkとも連携することでアンケート回答数をブース担当者にChatworkで通知しています。
回答に対するレポートが即座に配信されることで来場者の診断レポート閲覧率は90％以上となり、サービスへの問合せやアピールに成功、営業的な成果とフォロー業務の自動化による業務効率化を同時に達成しています。
事例の詳細はこちら。
今回は主にオフライン利用に着目したkintoneとPlatio連携についてご紹介しました。Platioで作成できるモバイルアプリはシンプルでわかりやすいUIにより、現場の誰でも直感的に操作ができますし、写真や動画以外にもバーコードやQRコード読み取りや位置情報の取得といった現場だからこそ使いたいデータを取得する機能が標準搭載されています。また、100種類以上の業務に合ったテンプレートを元にプログラミング不要で誰でも簡単にアプリを作成できるほか、Platio Connectならデータ連携も豊富なアダプターを用いてノーコードで実現できます。
人気のテンプレートの操作デモ動画を見ながらアプリの作成や利用、業務に合わせたカスタマイズも試せる無料体験版もご用意しています。現場の業務効率化を検討しているご担当者様は、ぜひPlatioのモバイルアプリ作成をお試しください。
現場でよく見られる課題を具体的に挙げ、その解決策としてノーコードツールであるkintoneとPlatioに焦点を当て、それぞれの特徴を紹介します。
店舗や工場、倉庫、客先などの「現場」では、インターネットへの接続が困難な場所も数多く存在しています。インターネット環境に左右されずどこでも利用できるモバイルアプリを活用することで、アナログ業務の業務効率化を実現した事例をご紹介します。
