部門間の連携を強化することは、企業が競争力や生産性を高めるうえで重要な施策の一つです。しかし、異なる部門同士の連携を強化することはそう簡単ではありません。各部門がそれぞれの目標を優先したり、方針が合わずに対立したりするなどの課題があり、なかなか部門間連携が進まない企業も多いのではないでしょうか。
このような課題を解決するためには、部門横断でのコミュニケーション活性化や、現場のデータ活用に組織全体で取り組むことが重要です。そこで本記事では、部門間連携を強化するメリットや仕組みづくりのポイントについて解説し、部門間の連携強化によって全社DXを推進した成功事例をご紹介します。
部門をまたいで連携するメリットは、大きく分けて以下の4つが挙げられます。
ひとつずつ解説していきます。
部門間で連携を強化することで、他の部門の業務内容、目標、課題を共有し、相互の理解を深めることができます。それにより、各部門が持つノウハウを共有したり、自部門だけでは解決が難しい課題を相談したりなど、部門間でサポートし合いながら業務を進めることで、生産性を向上させることができるでしょう。
部門間の連携を深めることで作業の無駄が減り、コスト削減に期待できます。
製造業を営んでいる会社を例にとると、営業が持つ見込み顧客の情報や受注の歩留まり予測を製造部門へ共有することが挙げられます。これにより、製造部門は納品に必要な材料の仕入れ数量を、より正確に予測することが可能になります。必要以上に材料を購入することや過剰な労力を投入することを防ぐことで、生産ロスの削減につながるでしょう。
部門を超えてコミュニケーションが活発になることで自由な発言をしやすくなり、従業員満足度を向上させる効果があります。例えば、それぞれの部門だけでは解決することが難しい悩みごとを相談したり、意見交換を積極的に行うことで、同じ目標に向かう一つのチームとしての一体感が生まれ、モチベーションの向上につながります。
例えば、マーケティング部門と製品開発部門が連携を強化することで、顧客のニーズをより捉えた新製品の開発や既存製品の改良を行えるようになります。また、営業部門はより自社製品に対しての知識が深まり、顧客の課題や要望に対してより良いアプローチや柔軟な対応をすることができるでしょう。各部門が他の部門の役割を理解し連携していくことで、部門単位でのメリットがあるだけでなく、相乗効果により企業全体の競争力が高まることにつながっていきます。
異なる部門が連携するためには仕組みの構築が重要です。以下に、仕組みづくりの際に意識したい4つのポイントをご紹介します。
部門をまたいで共通の目標を設定することは、組織内の協力関係を強化し、一体感を育む効果的な方法です。各部門が自部署の利益だけでなく、企業全体の成果に貢献することに集中するようになるためです。
例えば、共通の目標を設定することにより方向性が定まり、全員が一致団結して努力する環境が形成され、部門間の意見の衝突を最小限に抑えることができます。
また、部門を超えて知識やスキルが共有されるため、新たなアイデアや改善策も生まれやすくなるというメリットもあります。
部門を横断してコミュニケーションを活性化させる方法はさまざまです。
例えば、多くのプロジェクトは特定の部門内で完結しますが、社内横断的なチームを形成することで、それぞれの部門から代表者が集まり、共同の課題に取り組むことで信頼関係を築くことができます。
また、社内イベントを実施するのも、新たなコミュニティを作成する良い機会になります。社内イベントは歓送迎会や社内旅行・花見、BBQが代表的ですが、他にもゴルフコンペや演劇鑑賞・クイズ大会・ゲーム大会などのユニークなイベントを取り入れる企業も増えてきました。このようなイベントを開催すると、普段、接点のない社員同士でも、リラックスした環境の中で自然とコミュニケーションを取ることが出来るでしょう。
情報共有の習慣を根付かせるためには、企業が従業員に対して情報共有のメリットを伝え、価値を見出せるようにすることが重要です。
特に製造現場では、正確かつ迅速な情報共有が欠かせません。例えば、製品の仕様変更が適切に伝わっていない場合、不要な製造工程が発生し、納期が遅延するリスクが高まります。部門間でしっかりとコミュニケーションを取ることにより、このような問題を未然に防ぐことが可能です。
また、従業員を積極的に表彰する文化を作ることも有効です。例えば「ヒヤリハットを最も多く共有した社員を表彰する」といった取り組みは、従業員に情報共有の重要性を意識させ、積極的に情報を共有する動機付けになります。
企業が部門間の連携を強化するためには、情報共有しやすい仕組み作りも大切です。まだまだ世の中にはデジタル化できていないアナログ業務が存在します。アナログ業務をデジタル化して、各工程において発生する情報やデータが共有しやすくなっていれば、その後の活用もしやすくなります。そこで、工場や倉庫、移動の多い現場では、携行性の高いスマートフォンに搭載できる業務用モバイルアプリの活用がおすすめです。モバイルアプリであれば、PCに不慣れな従業員でも直感的に操作がしやすく、その場で報告を完結できるため、異なる部門間であってもリアルタイムな情報共有が可能です。
現場の業務内容や細かいルールは部門や現場ごとに異なる場合もあるため、業務に合わせたモバイルアプリを作成することで、各部門の業務効率化を図ることができます。また、共有した各データを既存システムと連携させることで、データに基づいた組織全体のより迅速な意思決定も可能になるでしょう。
現場のデータを活用するためのデジタル化に取り組もうとしても、システム部門は多忙なことが多く、現場に多く残るアナログ業務のデジタル化まではなかなか進まないのが現状ではないでしょうか。このような状況には、プログラミング不要のノーコードのモバイルアプリ作成ツールの活用が有効です。
ノーコードであれば、現場部門の担当者が迅速にアプリを作成し、短期間で現場データを活用できる環境を整えることが可能です。
「Platio Connect（プラティオ コネクト）」は、業務用モバイルアプリの作成・活用からさまざまなシステムとのデータ連携までをノーコードで実現する製品です。
あらかじめ用意されている100種類以上のアプリテンプレートから業務に合ったものを選び、ドラッグ&ドロップの簡単なマウス操作だけで、簡単かつスピーディに自社専用のモバイルアプリを作成することができます。
プログラミング経験がない現場の従業員でも、短期間でアプリの作成ができるので、現場主導のDXを実現できます。アプリの修正も、現場のニーズに合わせて簡単に行えます。
作成したアプリとデータ連携を行う際も、ノーコードで基幹システム、kintone、Excel、ビジネスチャットツール、BIツールなど100種類以上の接続先との連携が可能です。
アプリとデータ連携することで、アプリで収集した現場のデータと社内データ資産と組み合わせた活用が可能となり、企業全体のDXを推進することができます。
Platio Connectを導入し、部門をまたいだデータ共有に成功した事例をご紹介します。
ナブテスコ株式会社様は、全社をあげたDXを推進するべく、まずは現場において紙ベース運用していた、作業日報や出荷前の画像管理といった非効率な業務のデジタル化に着目しました。現場と相性が良いPlatio Connectで作成された作業日報アプリや出荷管理アプリを、基幹システムや社内サーバーとデータ連携することで、日々の業務を自動化し年間200時間を超える業務削減と2,400枚のペーパーレス化に成功しました。
作成したアプリは多様なシステムとの連携をノーコードで対応できるため、Platio Connect導入成果を足がかりに、他部門でも運転前アルコール検査、固定資産管理の棚卸、設備点検などのアプリ活用による業務改善が行われ、全社のDXを推進しています。
株式会社フィールド・パートナーズ様では、安全衛生のため、点検担当者が工事現場に足を運び、転倒防止対策や保護具の着用状況などをチェックする「安全パトロール」を行なっています。しかし、紙とExcelを中心に運用していたため、現場への是正指示を含む点検表への記入や現場からの改善報告などが非常に手間となっていました。
そこでPlatio Connectで安全パトロールをアプリ化し、アプリは業務ポータルとデータ連携することで点検表・改善報告書の作成を自動化。年間約1,800時間の工数削減を実現しています。さらに指摘箇所や是正後の情報の活用 が可能になり、報告結果の 分析に役立てています。
また、業務ポータルは社内SNSとも連携しており、改善報告書の周知・共有・見える化による、安全意識の向上にも貢献しています。
本記事では、部門間連携のメリットと、連携を強化するための仕組みづくりのポイントについて解説しました。特に、企業全体の業務効率を向上するためには、IT技術による現場のデータ活用が重要な役割を果たします。
多忙なIT部門と、人手が不足しがちな現場の各部門とが連携を図ることで、企業全体の業務効率化とパフォーマンス向上を目指すことができるでしょう。
業務用モバイルアプリの作成から社内システムとの連携をノーコードで実現できるPlatio Connectを活用することで、さまざまな現場のニーズに合わせ、柔軟に短期間で対応することができます。部門間の連携を高め、企業としての組織力を強化していきたいという方は、ノーコードツールを活用して効率的に業務プロセスの改善を検討してみてはいかがでしょうか？
業務アプリ作成・活用に加え、自社システムとのデータ連携や現場のデータ活用により業務効率化したPlatioの導入事例をひとつにまとめました。
