「脱Excel」と「活Excel」はそれぞれ相対する意味を持っています。「脱Excel」は文字通り、Excelの使用を辞めて適切なシステムへと移行することを意味します。一方、「活Excel」は、今まで通りExcelを活用しつつ、他のシステムも並行して使用していくことを指します。
そもそも、「脱Excel」が注目されているのはなぜでしょうか。あらゆる業務で利用されるExcelですが、本来の表計算というExcelの用途を超えて利用されていることが挙げられます。
特に業務の中でもExcelで情報を管理をすることにより、逆に管理工数がかかったり、情報共有のしにくさから、社内の様々な場所にファイルが点在し古いファイルを参照してしまうなどのトラブルが発生しやすくなります。このような状況を打開するために「脱Excel」に取り組む企業が増えています。
現状、Excelが抱える課題やトラブルについて見ていきましょう。これらを洗い出すことによって、本当にExcelが必要なのかを判断できます。
Excelで作業をする際、Excelを開くのにも時間がかかるという経験をしたことのある方は多いと思います。1つのExcelファイルで大量の情報を管理したり、その上で集計を行う場合、データ容量や関数が複雑になりファイルが重くなればなるほど、計算処理などのスピードも遅くなり、時間がかかってしまいます。
集計のためにデータの抜け漏れといったチェックもふまえると、データがきちんと整理されているかどうかを確認する必要もあり、これらの確認作業も時間がかかる要因となっています。
Excelは、基本的に「ファイル」毎の管理となり、 データを蓄積して情報管理をすることはあまり向いていません。そのため、Excelが不得意な「データの蓄積」「共有」「操作」の用途で使い続けると、ローカルファイルでの送受信によりファイルの在りかが点在してしまったり、 同じファイル名でも中身のデータが違うといったことが起こり、 最新のファイルがどれかわかなくなってしまうというような問題につなが ります。
また、1つのExcelファイルを使いまわして、複数の人が入力して集計するようなやり方では、同時編集を避けるため作業待ちが発生するなど効率も悪く、誰でも情報を編集できてしまうと情報の正確性も損なわれます。誤ってデータを削除してしまうといったケースも発生します。このためデータに狂いが生じるリスクも高く、データを取りまとめる管理者の負担は相当大きくなります。
第三者がExcelを見た際に、どの範囲がどのように関係しているのか仕様が分かりにくく、ファイル作成者しか扱えないデータでは、誰もメンテナンスができず、属人化の温床となります。
また、Excelはローカルファイルでの保存が可能なため、クラウドサービスを利用していないと誰のPCにどのようなファイルがあるのかが分からない状態となってしまいます。
その他、複数で1つのファイルを共有する場合、同時編集ができないため、バケツリレーのようにファイルを次々に渡していくことで、誰がどのデータを作成・変更したのかも分かりにくい状況が作り出されているのです。
Excelの本来の用途は「表計算ソフト」です。そのため、大量のデータを扱うには不向きだということは知っておくべきでしょう。
便利さがゆえに何でもExcelを使いたくなる気持ちも分かりますが、業務効率化を妨げている要因になっているかもしれません。表計算以外の用途でExcelを使っている場合、別のシステムのほうが実は効率的に業務を推進できるケースも多いでしょう。使い勝手の良いExcelですが、Excelに依存しすぎるのは問題です。用途に応じて最適なシステムを活用していくことが大切です。
今までのExcelから脱却し、最適なシステムの移行することでどのような効果があるのか、
「脱Excel」のメリットを3つご紹介します。
情報共有や管理の効率化は言うまでもなく、脱Excelによって解決されるでしょう。作業者ごとに更新情報を管理できるシステムを利用することで、最新の情報がどれで、誰が入力した情報なのかを素早く把握することができます。また、入力者のみ情報を編集できたり、管理者以外は情報の削除ができないといった権限を付与できるシステムであれば、情報を誤って編集したり削除してしまうというリスクを防止でき、管理者の負担を削減できます。
汎用性の高いExcelは、自分で業務に合わせて項目や関数による自動化の仕組みを構築する必要がありますが、新しいシステムを導入することで、自動的に分析結果を出力したり、必要なデータのみを素早く集計したりといった機能が最初から搭載されており、すぐに利用することができます。構築した後の運用のしやすさを考えても、表計算ソフトであるExcelで数時間かけて作っていたテンプレートよりも、他のシステムの方が使いやすいことも珍しくありません。
Excelはローカルファイルで保存できることが強みでもありますが、そのデータが点在することにより、管理を行わないと属人化に繋がってしまいます。誰がどのような形式のファイルを作り、運用しているのかがわからないことによって、業務の基準がそろわない属人化につながる状況を作り出しています。
それらをシステムで標準化することにより、特定の人に依存することなく業務を遂行することができ ます。また社内での基準もそろうため、同時に過去にどのような活動を行ったのかの活動履歴や、データのフォーマットも含め、社内にノウハウを蓄積できることも全員が共通で管理できるシステムならではの良さです。
脱Excelのメリットは多くありますが、当然デメリットもあります。
デメリットは、Excelの代わりに新しいシステムの導入が必要になることです。今までと方法を変えるとなると、操作方法から学び直す必要があります。そういった負担がかかることは、脱Excelをする上で頭に入れておきましょう。
とはいえ中長期的に見ると、現在かかっている管理工数やミスを防ぐためには、新しいシステムを導入することも一手です。どのタイミングで導入をするかは実際のメンバーと相談をしながら運用体制と共に決めることが重要です。
脱Excelをした後には、どのような管理方法で運用していけば良いのでしょうか。
今回は3つご紹介します。
Googleスプレッドシートは、Excelと同様の表計算ソフトとして無料で使えるシステムです。インターネット環境さえあれば、同じファイルを共有でき、同時編集も可能になるため、リアルタイムで更新できます。
情報の共有という意味では、解決にはつながりますが、あくまでも基本は「表計算ソフト」のため、データ蓄積、共有を目的としたシートを作った際に、ファイル単位の管理となってしまうデメリットは Excelと変わらず、根本的な解決にはなりません。
専用の業務システムの導入も効果的です。例えば、営業の案件管理の場合、SFAを導入し顧客データを管理するためにCRMを導入することで、効率化を図れます。そのほかにも、販売管理システムや在庫管理システムなど、種類はさまざまあります。
システムさえ最初に組んでしまえば、後は任せるだけということも可能なのが大きなポイントです。業務に合わせてリアルな情報の共有や自動化がされるため、効率化にも一役買ってくれます。
最近では、ノーコード・ローコードツールの登場により、自社で簡単に業務アプリの作成ができるため、効率化のために業務アプリを活用する企業も増えてきました。現場と管理者間の情報伝達のタイムロス軽減や、統一されたフォーマットで情報を管理しやすい点が魅力となっています。
ITに不慣れな現場担当者も、モバイルアプリであれば簡単に操作でき、その場で報告を完了できるため報告業務を効率化できます。そのため、現場に浸透させやすい点がポイントです。
「脱Excel」を実現するには、まずは、日々の報告業務の効率化として業務アプリの活用がおすすめです。ここでは、Excelから脱却し、「業務アプリ」を活用することで業務効率化を実現した企業を、Platio（プラティオ）の導入事例からご紹介します。
Platio（プラティオ）は、プログラミング不要で、誰でも簡単に業務アプリを作成できるモバイルアプリ作成ツールです。100種類以上のテンプレートの中から選ぶだけで、業務に合ったアプリをすぐに作成・活用することができるため、業務効率化を期待できます。
株式会社ランシステムでは、毎日の運営状況や内部統制状況はメールや紙で報告され、それをもとにExcelでデータ化をしていました。しかし、データ化や集計に膨大な時間を割いていたことに加え、その分情報共有も遅れがちになるという課題を抱えていました。
そこで運営管理と内部統制の報告を1つにまとめた「巡回報告アプリ」を1日で作成し、業務アプリに切り替えて運用したところ、巡回の報告とデータ化に毎日3時間以上かかっていた業務を30分に短縮、巡回現場から素早く情報を本部と共有できるようになりました。さらにマネージャー1人あたりの工数を、年間600時間も削減することに成功しています。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
株式会社おきなわ物産センターでは、沖縄そば麺やサーターアンダギーの製造量を紙に記入し、週次でExcelに転記・集計したあとデータを印刷し紙で履歴保管していました。週次ということもあり、リアルタイムで数字が反映されないことや、工場から事務所に移動して情報を転記する作業に時間がかかり過ぎてしまっていることが課題でした。
そこで、製造現場から手元のスマホですぐに情報を入力できる「製造日報アプリ」を3日で作成。工場から事務所への移動や転記・集計作業が不要になりました。さらにリアルタイムで情報が共有されるようになり、アプリで日々の製造量を見える化したことで生産性向上に向けた意識改善にも繋がりました。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
秋田県仙北市では、新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、職員の健康状態把握のため、Excelシートに毎朝の検温結果を記入させる方法を検討していましたが、Excelシートに記入するためには、出社して記入する必要があるなどのいくつかの課題があり、これらの課題を解決するために「検温レポートアプリ」を導入しました。
導入の結果、どこからでも健康状態を記入することが可能となり、出勤前に職員の健康状態を把握できることで、安心・安全に市民の皆様へのサービスを滞りなく提供することにつながっています。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
その他の詳しい導入事例は、こちらをご覧ください。
とても便利なExcelですが、本来の「表計算ソフト」以外の用途で利用し続けると、情報共有や属人化による作業効率の低下など思わぬ落とし穴が潜んでいます。
「脱Excel」の目的は、全てのExcelの使用をやめるのではなく、Excelの得意な部分はそのまま活用し、不得意な部分は最適なシステムを検討することで、業務効率化を推進することにあります。
Platioの導入事例でもご紹介したように、業務アプリの活用でExcelで感じていた課題を解消することもできます。まずは、Excelを使うか、その他のツールを検討するかの業務を洗い出しを行い、できること、できないことを理解して、脱Excelすべきかを検討しましょう。
脱Excelについて詳しくはこちら
Excelは日本中、世界中の現場で、実に色々な用途で使われています。しかし本当にそれらは生産的なExcelの使い方でしょうか。本書では、Excelを使うべき業務とそうでない業務を区別するポイントに触れながら、Excelに代わる新たな流れ「アプリ活用」のはじめ方とその効果をご紹介します。
