Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第13弾として、今回は「ホテル清掃点検」テンプレートを紹介します。
ホテル、旅館では毎日慌ただしくチェックイン・チェックアウトが繰り返されており、スピーディーな清掃点検が欠かせない作業です。しかしその際、清掃完了連絡、イレギュラー発生時（どうしても落ちない汚れ、修繕が必要な破損や備品の欠品）の報告など、清掃スタッフからフロントに情報共有、報告する手段がいまひとつ効率的ではないという問題があります。
電話またはメール、手書きメモで作成されたチェック表や連絡確認表を用いた伝達の場合、なかなか的確に伝わりません。電話だと言葉だけなのでうまく状況を伝えるのが困難です。メールや手書きメモではフォーマットが統一されていないことで報告の精度が落ちます。結果として、フロント側の再確認が必要になるなど、二度手間、三度手間が発生する場合もあります。Excelでチェックリストを作り、その表にまとめて報告させるという方法もありますが、清掃後、清掃スタッフが控室に戻ってから報告を行っていては情報共有に遅延が生じますし、大きな手間になります。
そのような課題を解決したのが「ホテル清掃点検」テンプレートになります。客室清掃のチェックリストを項目として用意しており、担当者は清掃時、スマホを用いてテンプレートの点検項目に沿ってチェックを行います。問題があった箇所については画面をタップしONにします。入力結果はリアルタイムにフロントをはじめ各部門に共有されます。
フロント・管理部門は部屋に行かなくても自席でパソコンもしくはスマホ、タブレットから、清掃担当者が登録した清掃点検レコードを確認でき、指示対応を行います。施設課や設備課など、他の部門に更にエスカレーションしたい場合なども、そのレコードを参照してもらえれば事足りるので、わざわざ説明する必要がありません。
従来、清掃点検情報や申し送り事項を複数部門で的確かつリアルタイムに共有することは難しいという課題がありましたが、このテンプレートを使用すれば解決され、さらにテンプレートのチェックシート的な性質によりスタッフの作業漏れも防止できるという一石二鳥の効果が生まれるでしょう。
筆者自身がホテルに泊まる機会があったので、試しにホテル清掃点検テンプレートを使用し、チェックポイントの項目に従って点検を実施してみました。
筆者はホテルのスタッフ経験もなく、テンプレートの使用も初めてでしたが、それでも特に迷うことなく、部屋全体の状態をもれなく確認できました。大げさですが、今すぐこのホテルの清掃スタッフに転職してもやっていけそうな気がしました。入ったばかりのスタッフ、不慣れなスタッフでも安心だと思います。
このテンプレートを使ってみて分かった特長を3点ピックアップしてみました。主に操作性の部分になりますが、スマホならではの特性を活かした機能が素晴らしいですね。
直感的な操作が可能で特別なトレーニングや講習が必要なく、スムーズに清掃点検が行えます
テンプレートには修繕箇所や問題がある箇所の写真もアップロードできます。スマホはすぐに写真を撮ることができ、口頭で説明するより確実に状態が伝わります
部屋数が多いとレコード数も膨大になりますが、テンプレートには検索機能、ソート機能も搭載されているため、管理側も必要な情報を見つけやすいです
Platioはアプリ編集が容易に行えるのがポイントです。本テンプレートを自社の運用に合わせてより使いやすくするために、アプリ編集のヒントを3つご紹介してみます。
現在のホテル清掃点検テンプレートでは、確認項目は問題が起こったときにチェックを有効にする仕様（例えば、入り口匂い・タバコ、カビ、香水臭あればタップ）ですが、筆者の感覚ではこれが逆の方が使いやすいかな、と思いました。この変更はパソコンよりPlatio Studioにログインし、点検項目記載文言を変更（例：入り口匂い・タバコ、カビ、香水臭がないことを確認）へ修正することで簡単に行えます。
部屋数が多いところでは一部屋あたりの清掃、確認にかける時間が限られるため、デフォルトのチェック項目だと結構細かくて時間が足りなくなる恐れがあります。逆に、作業漏れをなくすことに主眼を置く場合はもっと細分化するのも手です。チェック項目を臨機応変に増減するのも有効かもしれませんね。
テンプレートはホテル全体で共有が行えるので、チェック項目の末尾に事前伝達事項、要望欄などを追加し、逆にフロントや管理部門から清掃スタッフへ伝達する項目を記入しておいても便利です。 「大きめの浴衣を用意する」「多めに掛け布団がほしい」など、予約時にお客様から頂いた要望を清掃点検するスタッフへ共有できます。
いま日本のホテル・旅館はインバウンド需要、観光客数急増にともない、稼働率が100％に近いところも多いようです。加えて少子高齢化による人手不足も大きな問題となっており、スタッフが足りず悲鳴をあげているところもあるでしょう。このような状況では、なるべく作業を効率化して質を落とさずスピードアップしていかなければいけません。この「ホテル清掃点検」テンプレートは清掃業務の効率化にぴったりのソリューションです。忙しい状況でも、うまくスタッフ間が情報共有しお客様が清潔で安心して過ごせる客室を提供することにより、顧客満足度向上に繋がっていくでしょう。
今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート：ホテル清掃点検」
最後に、ホテル業界における活用事例として、ホテルグランヴィア岡山様の事例をご紹介いたします。
同社ではPlatioで「客室カルテアプリ」を作成。全329室の客室の状態を、アプリでリアルタイムに共有され、顧客満足度向上と客室管理の効率化を実現しました。客室の状態をフロント、客室課、施設課、予約課の4部門がリアルタイムに共有することで、快適な客室を提供し、顧客満足度向上につなげています。
・Platio導入事例：ホテルグランヴィア岡山様：全329室の客室カルテをPlatioで作成、顧客満足度向上を実現
同社では見えないところで効率化を図り、人間味溢れるおもてなしの時間の創出を積極的に行っています。そこで、加賀屋姉妹館の「あえの風」では清掃マニュアルを確認しながら清掃点検できる「清掃点検アプリ」と忘れ物をその場で写真に撮って記録できる「忘れ物記録アプリ」をPlatioで3日で作成。アプリで効率化を図ることで従業員の接遇時間を増やし、より顧客満足度の向上に取り組んでいます。
・Platio導入事例：株式会社加賀屋様、アプリ活用でアナログな事務作業を 削減、おもてなし時間を創出
