免税軽油制度を利用する現場では、日々の使用記録を残し、使用実績報告などの書類作成に備える必要があります。現場でのメモ、月末の転記、集計結果の確認など、一連の作業に「意外と時間がとられている」と感じることはありませんか？
そこで本記事では、免税軽油の使用記録管理をもっと楽に、もっとスムーズにする方法として、Platioの「免税軽油管理アプリ」をご紹介します。アプリはテンプレートを選ぶだけですぐに使い始められます。
免税軽油制度を利用する場合、「いつ、どの機械に、どれだけ軽油を使ったか」という使用実績報告書の提出が税務申告時に義務付けられています。使用実績報告書の根拠となるのは日々の現場記録です。その積み重ねがそのまま申告書類に直結するため、きちんと記録し続けることがとても重要になります。
しかし、実際の現場では記録の管理に手間がかかっていないでしょうか。
多くの現場では、以下のような流れで管理されているケースが主流です。
こういった方法では、どうしても小さな困りごとが積み重なってしまいます。
一つひとつは小さな記録ですが、日々発生する記録の積み重ねだからこそ、紙とExcelだけの管理は現場にも事務側にも負担になりやすいのです。
免税軽油管理アプリを導入することで、これまで現場で行っていた記録作業をスマホだけで完結できるようになります。作業終了後に、担当者がその場でアワーメーターの数値や給油量を入力するだけで、紙にメモを残したり、後からExcelへ転記したりする手間を減らすことができます。ここからはPlatioという製品の免税軽油管理アプリの画面を見ていきましょう。
アプリの入力画面は、現場が迷わずに使えるように極めてシンプルになっています。最初からたくさんの入力欄が並ぶのではなく、まずは1台分の入力欄だけを表示します。1台目の入力が終わると、次の入力欄が自動で表示されるため、使わない機械の項目が画面いっぱいに並ぶことがありません。
普段スマホ操作に慣れていない方でも、迷わず最小限の操作で記録できます。
また、日々の給油量を入力すると、「今日の合計」が自動で計算されます。さらに、記録が蓄積されるについれて「今月の合計」も自動で集計されるため、月末に改めて集計する手間を減らせます。
一覧画面では、月ごとのデータを色分けして表示できます。例えば、偶数月は緑色、奇数月は青色のように分けて表示することで、どの月の記録なのかを一目で判別できます。
さらに、電波が届きにくい現場でもオフラインでアプリを使用できます。建設・土木の現場、農林業の作業場、倉庫など、通信環境が安定しにくい場所でも、必要なときにその場で確実に記録できるので安心です。
現場で入力した免税軽油の使用記録は、PCブラウザ上のデータ管理画面（データビューアー）でまとめて確認できます。日付、記入者、機械名、給油量などの情報を一覧で見ることができ、紙のメモを1枚ずつ探したり、Excelに入力した内容を確認したりする手間を減らせます。
Platioのデータビューアー画面
データが一元管理されることで、「この日の記録は入力されているか」「給油量に不自然な数値がないか」なども確認しやすくなります。月末の集計前に記録の漏れや入力内容を確認できるため、後から現場に問い合わせる回数も削減できます。
さらに、蓄積されたデータは必要に応じていつでもCSVやExcel形式でエクスポートできます。これまで紙の記録を見ながらExcelへ転記していた作業がなくなるため、使用実績報告や申請書類を作成するときの負担を軽減できます。
ここまで、免税軽油記録をアプリ化するメリットをお伝えしてきました。これほど便利な仕組みであるならば、「自社でも今すぐ導入したい」と思われる一方で、「自社の運用に合わせたアプリにしたいがコストがかかりそう」と不安に感じる方もいるかもしれません。
ここで「そもそもPlatio（プラティオ）とはどのような製品なのか？」と疑問に思われた方のために、簡単に製品の特長をご説明します。
Platioは、テンプレートを選ぶだけ、AIに作りたいアプリを説明するだけで、自社の現場に合った業務アプリを最短30秒で作成・活用できるクラウドサービスです。現場の担当者の方や現場を管理するリーダの方が自ら業務アプリ作成することができます。
そして、Platioには免税軽油管理アプリのテンプレートが用意されています。テンプレートを選び、アプリ名を設定するだけで、免税軽油の使用記録を管理できるアプリを作成できます。
専門的な知識がなくてもすぐにアプリを使い始められるので、「まずは紙の記録を減らしたい」「Excelへの転記作業を楽にしたい」という場合にも取り入れやすいです。
また、自社の運用に合わせて柔軟にアプリの機能をカスタマイズできる点も大きなメリットです。現場で使う機械の台数は、会社や現場によって異なります。初期設定では3台分の機械を登録できる形になっていますが、必要に応じて項目数を増やしたり、減らしたりできます。
たとえば、最初は3台の機械で使い始めたあと、新規にもう1台の機械を購入した場合でも、項目を追加して4台分の記録に対応できます。それぞれの現場状況に合わせて、アプリを使いやすい形に整えられます。
免税軽油の使用記録管理のデジタル化は、現場業務と事務作業の負担を減らすうえで、取り組みやすい第一歩です。これまで紙のメモやExcelへの転記で生じていた記入漏れ、転記ミス、紙の紛失、集計の手間を減らせるだけでなく、日々の使用記録や月ごとの給油量を確認しやすくなります。
Platioには「免税軽油管理」以外にも、100種類以上のテンプレートがあらかじめ用意されています。点検、報告、記録、確認作業など、建設・土木、農林業、倉庫業をはじめとしたさまざまな現場業務に応用できます。
免税軽油の管理業務を効率化したい方や、まずは実際に試してみたい方は、アプリ作成から活用まで無料でお試しいただける「今すぐ体験！」をぜひご利用ください。
すでにPlatioを導入されているお客様は、Platio Studioから「免税軽油管理」テンプレートをご利用いただけますので、ぜひご活用ください。
今回紹介した免税軽油管理アプリのテンプレート詳細はこちらです。
