自治体におけるDX推進や働き方改革が求められる中、現場作業や出張の多い職員の皆さまにとって、意外と負担になっているのが「報告業務」ではないでしょうか。特に復命書は、業務上欠かせない一方で、「作成に時間がかかる」「紙の管理が大変」といった悩みも多く聞かれます。
本記事では、自治体職員に欠かせない「復命書」業務をもっとラクに、もっとスムーズにする方法として、Platioの「復命書アプリテンプレート」をご紹介します。
復命書とは、自治体職員が命じられた業務を完了したとき、その結果を上司や管理者へ報告（復命）するための書類です。出張・現地調査・研修・会議への出席といった場面で作成されます。正確な情報共有と記録の保管は、自治体の業務運営に欠かせないプロセスです。
多くの自治体では、今も復命書を紙ベースで運用しています。しかし、現場の業務の流れ振り返ってみると、こんな経験はないでしょうか。
紙を用いた運用フローの一例
こうした日々の手間は、積み重なると大きな時間ロスにつながります。職員一人ひとりの業務時間を圧迫するだけでなく、情報の正確性や組織としての対応スピードにも影響します。
紙の復命書が抱えるこれらの課題を解決してくれるのが、スマートフォン・タブレットで使えるモバイルアプリの活用です。
Platioの復命書アプリを使えば、現場や外出先からモバイル端末で直接報告を作成・提出でき、管理者も紙のやりとりなしにそのまま承認まで完結できます。
復命書アプリの運用イメージ
実際の操作はとてもシンプルです。以下の流れで進めます。まずは、報告する職員の画面を見てみましょう。
画面右下の（＋）ボタンで新規作成画面を開きます。新規作成画面では、日付や報告者など情報は自動で入力されます。
（＋）ボタンをタップで新規作成
新規作成画面
上から順に各種項目を選択・入力します。業務種別などはあらかじめ登録されたリストから選択するだけで入力できます。
現場の様子も、その場でカメラを起動して写真を撮影できます。写真には手書きメモの追加も可能です。また、位置情報（GPS）は撮影した写真のデータから自動的に取得・登録されます。
復命書の登録をプッシュ通知でお知らせしたい場合は、リストから送信先の相手を選択します。
写真や位置情報も手軽に添付
承認欄は職員側では操作不可
プッシュ通知を送りたい場合は
相手を選択（未選択も可）
入力が完了したら（✓）ボタンで提出します。提出した復命書は一覧画面に表示されます。一覧では、（↑↓）ボタンで並び替えも可能です。
入力が完了したら（✓）ボタンで提出
提出した復命書が一覧に表示
これだけで、復命書の提出が完了しました！
では、復命書アプリでの承認はどんな感じになるのでしょうか……？
続いて、管理者（承認者）側のアプリの操作を確認していきましょう。
管理者としてログインすると、報告された復命書の一覧が表示されます。一覧画面上で承認状況を確認でき、承認したい報告をタップすると、内容を確認します。
プッシュ通知が届いた場合は、タップすることですぐに内容を確認できます。
一覧画面では、検索バーやフィールド絞り込みを使って、未承認の報告に絞り込むことができ、必要な報告をまとめて確認できます。
復命書の一覧画面とプッシュ通知
一覧画面では絞り込み検索が可能
報告内容を確認したうえで、右下の編集ボタンから承認操作へ進みます。
編集画面で承認スイッチをオンすると、コメントの入力項目が表示され、一言コメントを残すことができます。
続いて、右下の保存ボタン（✓）をタップすれば承認完了です。承認状況は関係者全員にリアルタイムで共有されます。
承認したい報告を開いて内容チェック
編集画面から承認を実施
管理者はアプリで登録されたデータを、パソコンからも確認・管理できます。
パソコンのWebブラウザからデータの入力・閲覧することを前提としたデータ管理ツール「データビューアー」で、復命書を一覧で確認・操作できます。データビューアーではすべての情報を編集することができるほか、データをExcelファイルやCSVファイルに出力することができます。
データビューアーの一覧画面
データビューアーの詳細画面
データのエクスポート画面
エクスポートしたExcel画面
復命書アプリの操作の流れを紹介してきましたが、いかがでしたか？紙の復命書と比べると、報告・管理の手間を格段に減らすことができます。
職員は出張先や現地でその場のうちに報告を作成・提出でき、写真や位置情報もその場で添付できます。帰庁後の清書という二度手間がなくなり、記憶がフレッシュなうちに正確な情報を残せます。
管理者は報告が届いた瞬間に通知を受け取り、スマートフォンからすぐに承認できます。未承認の案件だけを絞り込んで一括処理することも可能です。データはクラウドに自動保存されるため、過去の復命書の検索や集計もすぐに行えます。
「こんなに便利な復命書アプリ、実際どうやって作るの？」と気になった方も多いのではないでしょうか。
実は、モバイルアプリ作成ツール「Platio」なら、テンプレートを選ぶだけで、なんと最短30秒でアプリが完成できます！Platioはノーコードツールなので、プログラミングの知識がなくても大丈夫。誰でも簡単にテンプレートから復命書アプリを作ることができますよ。
さっそく、パソコンのWebブラウザからアプリを作成する環境（Platio Studio）にアクセスしてみましょう！
Platio Studioを開き、右上の「ミニアプリを作成」をクリックします。
Platio Studioのトップ画面
ウィザードが起動したら、「テンプレートから作成する」を選択して「次へ」をクリックします。
テンプレート一覧から、「復命書」を選択して「次へ」をクリックします。
ミニアプリの名前を入力（例：「復命書」）し、「作成」をクリックします。
ログイン用のサンプルユーザーを設定します。後から変更・追加が可能なので、まずは仮設定でも構いません。「スキップ」でも進められます。
以上で復命書アプリの作成は終了です。
スマートフォン・タブレットのストアで「Platio」を検索してインストールし、画面に表示されるQRコードを読み込めばすぐに使用できます。
なお、「完了」をクリックすると、アプリの中身の確認や、機能のカスタマイズができる画面に進むことができます。
アプリの編集画面
「復命書」のデジタル化は、自治体が働き方改革やDXを推進するうえで、身近で取り組みやすい第一歩です。これまで紙の運用で生じていた転記ミスや管理の手間を削減できるだけでなく、情報の可視化と処理スピードを大幅に向上する事ができます。
Platioには「復命書」以外にも、100種類以上のテンプレートがあらかじめ用意されています。公用車の日常点検や道路標識の点検など、自治体のさまざまな現場業務に応用できますよ。
自庁の業務を効率化してみたい、まずは触ってみたい。という方は、アプリ作成から活用まで無料でお試しいただける「今すぐ体験！」をぜひご利用ください。
既にPlatioを導入されているお客様は、どなたでもPlatio Studioから復命書テンプレートをご利用いただけますので、ぜひご活用ください。
今回紹介した復命書アプリのテンプレート詳細はこちら
