株式会社KJRS（本社：渋谷区）は2016年に創業したばかりの、従業員数20名ほどのIT企業です。
ネットワーク、サーバー管理からユーザーサポートまで企業の情報システム運用全般をサポートし、最近ではドローンやVRを利用した映像撮影サービスやアプリ開発業務も開始しました。特にクライアント端末のキッティングは得意分野で、パソコンに限らず企業向けiPhone、iPadの導入でも活躍しています。
このような知見と実績を活かし、デバイス、システムやセキュリティに関するWeb記事のライティングも手がけており、モバイルアプリ開発ツールであるPlatioの資料「モバイルアプリ活用で店舗の管理業務を効率化しよう」の執筆も担当いたしました。
しかし、このとき記事を書きながら気付いたことが、「実はKJRSもPlatioの導入を必要としているのではないか？」という「灯台もと暗し」な事実でした。KJRSは小売業ではありませんが、必ずしも庶務・管理業務が効率的にできているとはいえない部分があります。（普段クライアントのシステムに口を挟んでいる立場なのに、肝心の自社のシステムが整っていないというのは、IT企業にありがちの事実かもしれません）
この記事では、KJRSが自社アルバイトの勤怠管理にPlatioを利用し、出退勤アプリを作成して使ってみた一部始終をリアルにレポートします。筆者は前述した資料の執筆に関わっていたためPlatioを触った経験があるのですが、ここではあえてPlatio未経験、プログラミング知識もない社員に一から丸投げしてアプリ作成を頼んでみました。はたしてうまくいったのでしょうか？
まずKJRSの現状の勤怠管理運用の説明からはじめましょう。社員は正社員、準社員、契約社員と分かれていますが、全員にメールアカウント、クラウドストレージとグループウェアのアカウントが付与されており、それにより勤怠、各種申請、情報共有などの管理業務のやり取りが行われています。
毎日の出退勤管理についてはExcelシートが用意され、社員は原則毎日それに記入していき月末にクラウドストレージの所定フォルダに提出する運用になっています。それを総務担当が参照して給与計算等に使用します。
社員全員が仕事で使えるパソコンを所有しており、また、システム開発やシステムサポートという業務の性質上、殆ど全ての社員が一日中パソコンと睨めっこをしているようなワークスタイルです。そのため、毎日Excelの勤務管理シートを開き、出社時刻と退社時刻、休憩時間を入力することは大して手間になりません。
このように、社員にとっては勤怠管理の運用は習慣でスムーズに回っているのですが、しかしKJRSには少数ながら非正規社員（アルバイト従業員）もおり、彼らの勤怠管理に苦慮しているのです。
アルバイト従業員は、郊外に位置するキッティングセンターに勤務しています。キッティングとはパソコンやサーバー、スマホ等のデバイスを、メーカー出荷時の状態からユーザーが現場ですぐに使用できる状態にセットアップする作業のことをいいます。キッティングセンターとは流れ作業で大量のデバイスを設定して出荷するための大きな倉庫・工場のような場所を想像してください。事務仕事ではなく立ち仕事で、端末の出荷状況に応じて人手が足りなくなるため、随時アルバイトを雇用しています。
アルバイト従業員も日々の出社、退社の打刻を記録しなければいけませんが、ここで2つの大きな問題があります。
アルバイト従業員は会議等への出席もなく、流れ作業であるキッティングに専念して従事するため、セキュリティ的な観点からみても、社員がやり取りする社内リソースへのアクセスは必要ありません。しかしパソコンやアカウントがないということで、社員と同じような運用で出退勤を記録することができません。
そこでどうしているかというと、キッティングセンターに勤務する正社員のDさんが、アルバイト従業員たちの出勤簿を代理入力し、月末に取りまとめて提出しているのです。これがDさんにとってなかなか手間で、面倒なタスクになっています。本人としてもやりたくない仕事で、会社としてもやらせたくない仕事なので何とかしたいのですが、上手い方法が見つからないのが実状でした。
など端末の購入も考えましたが、どれも効果が見込めそうもなく、見送られてきました。パソコンを１台用意しても、パソコンの前に入力待ちの行列ができてしまい時間の無駄が発生することが予想されます。また、タイムカードレコーダーで打刻する運用にしても、結局誰かがそれを集計しエクセルに転載してファイルをアップロードする必要があり、現状よりさらに手間がかかってしまうことになるでしょう。それ以前に、荷物で溢れた倉庫内では機器の置き場所さえ容易に見つかりません。
このような経緯で、KJRSにとってキッティングセンターのアルバイト従業員の出退勤管理は懸案事項になっていたものの、しかしDさんの負担を見て見ぬふりをしつつ、なし崩し的にExcel代理入力運用が継続されてきたのです。Platioの導入で、今こそこれを変える時だ、と期待が膨らみます。
さて、アルバイトの勤怠管理運用を改善すべく、Platioを使って「アルバイト出退勤管理」アプリの作成を任命されたのが、普段は医療関係のクライアントでヘルプデスクとして活躍しているSさんです。Sさんはアプリ開発の経験はなく、プログラミングの知識もありません。もちろんPlatioに触るのも初めてです。
そんなSさんに何の説明もなくPlatio Studioのアカウントとパスワードを連携し、「はい、これでアプリ作ってみて」と指示を出したのが7月2日の13:30のことでした。あえての無茶ぶりです。「え？いきなり作るんですか？無理ですよ！」と困惑したSさんでしたが、それがなんと、当日の18時にはもうアプリの試作版を完成させていたのです。
本来は失敗や挫折のエピソードを書いた方が記事的に面白かったかもしれませんが、これが事実です。Sさんからの質問はたった1つのみ、「デプロイってどういう意味ですか？」だけでした。いくらアプリに改造を加えてもデプロイしないと実際に反映されないということを教えたところすぐ理解して、以降はどんどんマイナーチェンジを加えてデプロイし、実際の勤怠管理運用に即したものに変えていきます。
たとえば最初は個々のデータの入力の際に氏名欄を作っていましたが、Platioはログインユーザーが存在するので、氏名の入力は不要であること、などです。そのような細かい改良を加えていき、翌日には見事「KJRSアルバイト向け出退勤入力」アプリ第1版がリリースされていました。
なぜプログラミング経験ゼロの初心者でも、これほど簡単にアプリを作ることができたのでしょうか？その要因といえるのが、テンプレートの存在です。Platio Studioにはあらかじめ「出退勤管理」というサンプルが用意されていたので、それをベースに入力項目をカスタマイズしていけば簡単にアプリが仕上がるというわけです。
SさんはPlatioで人生初めてアプリをリリースした感想として「私自身、プログラム知識はありませんでしたが、Platioは特に操作説明を聞かなくてもテンプレートをベースに、直感的にアプリの制作を行うことが可能でした」と話しています。
作ったアプリを早速、アルバイトのFさんに見てもらいました。FさんのiPhoneにApp StoreからPlatioをインストールし、QRコードでKJRSのプレートにアクセスします。ログインIDとパスワードを入力すると、Sさんが作った「アルバイト出退勤管理」アプリが出てきました。
日付、出社時間と退社時間を入れて、チェックマークを押すだけで入力完了です。当初は「新しいアプリで出退勤を入力して送信する」と聞いて、難しい操作なのかと身構えていたFさんでしたが、あっけないくらい簡単に使えたので「これなら毎日の入力も苦にならない」と安心です。パソコンと違って、いつでもどこでもちょっとした時間に手元のスマホから勤怠入力が可能なのも便利です。
続いて、DさんにパソコンのブラウザからPlatio のプレートにアクセスしてもらい、アプリのコンソールを開いてFさんが入力した勤怠データが記録されていることを確認してもらいました。「いま入力したデータがもう連携されている！」と驚くDさん。データはそのままExcelファイルとしてダウンロード可能です。コンソールには総務担当者がアクセスすればいいので、もうDさんがExcelに代理入力し、月次で担当者にファイルを送付する必要もなくなりました。「これで勤怠の代理入力の手間が減り本来の業務に集中できる！」と喜びを隠せません。キッティングセンターの休み時間に感動の輪が広がっていきます。
さて、しばらくは喜んでアプリを使っていたFさんでしたが、人間というのは我儘なものです。初期の感動が薄れ、Fさんから早速アプリの改善要望が届きました。「毎日始業時刻と終業時刻を選択するのが面倒」というものです。Fさんは基本的に朝8時から夕方17時までのシフトで勤務しており、遅刻・早退をしない限り、ほとんどの始業と終業が一定なわけです。だからアプリで新規レコードを作成する際に、予め始業が8時、終業が17時の値が入っていれば更に入力時間が短縮でき、便利になるということです。
このFさんの要望は一般的なアプリ開発の視点で考えると通すわけにはいきません。なぜなら、Fさんのためだけに全体に影響を与えるような初期値を設定するのは考えものだからです。特にクラウドで共有するようなアプリだったら尚更NGでしょう。
しかし、KJRS専用で、しかも1つのプレートあたり30個ものアプリを作成できるPlatioならばこの我儘も通ります。始業8時、終業17時に値が入ったこのアプリを「Fさん用」としてリリースし、別のタイムシフトのユーザー向けには、また別の始業と終業時刻を設定したアプリを作ればいいだけです。ユーザー毎に各アプリへのアクセス権を設定できるため、FさんにはFさん用のアプリを公開し、他のユーザーには別のアプリを公開する、といった展開も可能です。
ということで、早速Sさんに電話で仕様変更を伝えました。Sさんはすぐにアプリの始業終業時刻の規定値を変更し、デプロイします。FさんのiPhoneでプレートを更新すると、もう新しいバージョンのアプリに生まれ変わりました。この間わずか10分です。一般的なクラウドのアプリや専門業者に頼んで作ってもらうシステムだったら、こうはいきません。簡単に自社独自の仕様にカスタマイズできるうえ、更新がスピーディーなのは非常に便利です。
このようにPlatioを使ったことで、懸案事項だったアルバイト勤怠運用が改善され、効率的な出退勤管理が実現されました。Dさんが毎日10分くらいかけていた代理入力の工数もゼロになりましたが、数字以上に「今日もFさんたちの出退社時間を入れなきゃいけない……」と憂鬱だった心理的負担から解放されたことも大きいようです。
ほとんどの従業員が1人1台パソコンを持っている環境を前提に勤怠管理が運用されていた中で、その環境が異なるキッティングセンター所属のアルバイト従業員の勤怠管理の取り扱いは盲点でしたが、モバイル活用とPlatioの利用は、適切な解をもたらしてくれました。
KJRSで総務を担当するマネージャーの鈴木氏はPlatioについて、「ちょっとした運用上の不便さをカバーする」ことに長けている「痒いところに手が届くツール」という印象を持ったといいます。また、アプリの急なカスタマイズにもスムーズに対応でき、変更を即時リリースできる柔軟性に驚いていました。「今後は、領収書写真をアップロードして経費申請するアプリや、飲み会出欠アプリ、会社資産棚卸アプリなどのツールを作成し、社全体の庶務業務をPlatioの力で効率化していきたい」と話しています。
PlatioはKJRSにとってまだまだ活躍してくれそうなツールで、夢は広がるばかりでした。
Platioは現場を統括するリーダーのためのモバイルデータ活用サービスです。業務に合わせたモバイルアプリを簡単に作成し、現場状況の情報収集とデータ可視化を実現。そこから得られる「気づき」がリーダーの現場改善を推進します。
