業務プロセス改善とは、改善の対象である業務の流れや工程、業務に関わる従業員の人数や配置、業務に必要な情報管理のあり方などを改善することです。
業務プロセスは「企業が掲げる事業目標を達成するための、最も効率的な流れや工程」であるべきです。
そのため、同じものを使い続けていくのではなく、新たに生じた課題に合わせて、定期的に見直す必要があります。
業務プロセスを改善する場合、以下のように様々な目的があります。
業務プロセス改善の最大の目的ともいえるのが、業務効率化です。普段行っている業務の中には、改善が必要な作業や工程が隠れていることがよくあります。
業務プロセス改善によって、ムリ・ムラ・ムダのある作業や工程を無くすことで、今までより少ない人数や時間で業務が完了するなどのメリットを期待することができます。
業務には、特定の従業員しか内容や進め方が分からない「属人化」や、担当者が退職してしまい業務プロセスが分からない「ブラックボックス化」といったリスクが生じる可能性があります。
問題を放置していると、業務の遂行が難しくなったり、成果を継続して出すことができなくなったりします。それらを回避するため、リスクマネジメントを行うマネーシャーなどの管理者が、業務プロセスを把握しマニュアルなどを作って業務プロセスを可視化することで、前述のリスクに備える必要があります。
少子高齢化が進んでいる日本では、労働人口の減少を避けることができません。そのため多くの企業が、アナログ業務をシステムに任せる「IT化」に取り組んでいます。
アナログ業務には、情報共有に時間がかかったり、不正に気付きにくいなど、様々なリスクがあるため、早急なIT化が必要です。特に、細かい業務が多い現場はシステム化が進んでいないことが多いため、IT化するなら現場から取り組むと進めやすいでしょう。
業務プロセス改善の目的の一つとして挙げることができるのが、再現性の担保です。従業員が変わっても業務が遂行できる仕組みや、成果を出し続けることができる仕組みを目指しましょう。
再現性を担保することができれば、組織の改編や事業の拡大などにも、柔軟な対応が可能になります。
業務プロセス改善は、下記5つのステップに分けることで、効率的に進めていくことができます。
まずは、現状の業務プロセスを把握・分析することから始めましょう。現状を把握することができていないと、課題や改善すべきポイントも分かりません。
業務を担当する現場の声を聞いたり、業務プロセスを図式化するなど、問題を可視化することが重要です。可視化によって多くの従業員と問題を共有することが可能となり、改善案も生まれやすくなります。
問題を可視化することができたら、問題を解決する範囲と優先順位を決めましょう。有効性や現実性を加味して優先順位を決めて取り組むことで、業務プロセス改善の成果をより高めることができます。
問題解決範囲と優先順位を決めたら、具体的なKGI（Key Goal Indicator）とKPI（Key Performance Indicator）を設定します。KGIとは、最終的に達成しなければならない目標の「重要目標達成指標」のことです。またKPIとは、KGIを達成するための基準となる「重要業績評価指標」のことです。プロセス改善が正しく行えたうえでその効果が出ているのかを測ることができる指標を設定しましょう。
KGIとKPIの設定後には、具体的な改善案を作成して実施します。改善案を実施する時には、小さなことから取り組むことがコツです。
改善の効果が表れるにはある程度の期間が必要となるため、小規模で着実に改善の実績を積み重ねていくと、現場のモチベーションの向上につなげることができます。
改善案を実施したら、施策の効果を評価することが欠かせません。効果を評価して目標を達成することができなかった場合は、原因を分析し、新たな改善案を作成する必要があります。
業務プロセス改善で成果を出すには、主に3つのポイントがあります。
業務プロセス改善で失敗しないためには、PDCAを回すことが重要です。PCDAとは業務プロセス改善のために、多くの企業が活用しているフレームワークで、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字を取ったものです。
なぜ、PDCAを回す必要があるかというと、施策を実施したからといって、一度で成果が出るとは限らないからです。PCDAの4つのプロセスを循環させ、継続的に業務効率化を図ることで、生産性の向上につなげることができます。
業務プロセス改善の成果を出すためには、従業員に負荷がなく、継続的に取り組める仕組みやツールを選定することも重要です。一度に大幅なワークフロー・システムの変更を行ってしまうと従業員の大幅な業務負担にもつながってしまいます。現場でも使いやすい活用を意識したうえで小さなPDCAを回せる仕組みを構築しましょう。
業務プロセス改善には、ITの力が必要です。ほとんどの業務では、ファイルやコンテンツなどの情報を取り扱うため、場所を選ばずに使うことができるクラウドストレージの活用をおすすめします。
クラウドストレージを活用することで業務コンテンツが一元化されるため、業務効率化やガバナンスの強化、セキュリティの向上につなげることができます。
業務プロセス改善には、ITツールの活用が欠かせません。業務プロセス改善に効果的な、5つのツールをご紹介します。
申請や承認などの業務をデジタル化し、処理効率を向上させるためのツールが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムでは、申請から承認までの一連の流れをシステム上で行えます。
ワークフローシステムを活用することで、申請業務のプロセスの効率化と、申請書類のペーパーレス化を実現することができます。
プロジェクト管理ツールを活用すれば、複数のプロジェクトのタスク管理を、まとめて行うことができます。アラート機能やToDoリストなどの機能によって、自分のやるべきことが明確になりますので、見落としなどのヒューマンエラーを防止できることがメリットです。
プロジェクト管理ツールは、自分のタスク管理だけではなく、部下に任せた仕事の進捗状況や、メンバーのスケジュールの確認にも役立ちます。
メンバーの素早い情報共有をサポートするのが、ビデオ会議やチャットなどのコミュニケーションツールです。例えばビデオ会議を活用すれば、遠方の会議に出席する交通費や移動時間などのコストを削減することができます。
RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったもので、「自動化ツール」とも呼ばれています。RPAツールはその名の通り、人が手作業で行っている入力業務などの単純な業務を、ルールエンジンやAI、機械学習により自動化するためのツールです。
現場での業務には、単純でありながら手間と時間がかかる業務が多くあります。それらの業務をRPAツールを用いて自動化すれば、従業員は難しい判断が求められる仕事や、人間らしい感性が必要な仕事に集中できるようになります。
製造・建設・物流・サービス・宿泊業などのオフィスから離れた業務の効率化を図るなら、「業務アプリ」が有効です。
特に携帯性に優れたスマホを活用し、オフィスから離れた場所からすぐに報告を完結できる業務用のモバイルアプリなら、使い慣れたスマホを利用するので、PCに不慣れな従業員でも扱いやすく、幅広い年齢層に受け入れられやすい点がメリットです。
業務アプリは、従業員に負荷をかけずにIT化が推進できるだけではなく、クラウド管理でいつでも情報を共有できるため、管理者が現場の把握や分析をスムーズにできるメリットがあります。
様々な業務アプリがありますが、自社の業務に合わせて独自に業務アプリを簡単に作ることができるツールとして、ノーコードの業務アプリ作成ツールが登場しています。
一般的なアプリ開発では、ソースコードを書かなくてはならないため、専門的な知識が必要です。しかし、ノーコードならばソースコードを書く必要はありません。あらかじめ用意された機能パーツを「ドラック＆ドロップ」といった簡単な操作で組み合わせて作成できるため、プログラミングの知識がない人でも、アプリ開発が可能になります。
ノーコードの業務アプリ作成ツールを使えば、業務を最も理解している現場の従業員が、自ら業務に合わせたアプリ開発を行うことができます。業務の仕様を正しく反映させることができることが、ノーコードの業務アプリ作成ツールの最大の特徴です。
業務アプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」では、自社の現場に合わせてノーコードで業務用のモバイルアプリを作成することができます。「日報・点検」などの報告業務から「棚卸管理」や「顧客対応の記録」など様々な用途に合わせて100種類以上のテンプレートを用意しているため、一からアプリを作成するなどの手間も必要なく、誰でも簡単にアプリ作成が可能です。
先にも述べたように、業務プロセス改善は小さな改善を重ねていくことが重要です。Platioであれば、アプリ作成後の修正も自分達で行うことができるので、現場の運用に合わせてPDCAを回しながら運用を行うことが可能です。
ここでは、業務アプリ作成ツール「Platio」を活用した事例をご紹介します。
株式会社カクイチ様は、ガレージやホースの製造販売、環境・健康事業、ホテル、MaaS事業など多角的に事業を展開しています。
同社では、これまで紙で管理していたデータのペーパーレス化など、社内DXを推進。既存事業で利用していたシステムや業務オペレーションを見直し、新たなシステムの導入を検討していました。
そこで、現場の報告を効率化するためのツールとしてPlatioで生産〜納品までの各工程ごとに7種類のモバイルアプリを作成し、150名体制で利用を開始。工程の現場業務のデジタル化やプロセスが改善され、現場のDXが進みました。
また、基幹システムと報告情報を連携することで一貫したデータ管理を実現し、トレーサビリティの確保につなげています。
事例の詳細は、こちらから。
ルートや時間帯の定まっていない「緊急輸送対応」を中心に軽貨物運送業を展開している株式会社ワイ.イー.サービス様では、配送報告を紙で運用していました。
しかし、紙の報告書では提出遅れや入力漏れなどがあり、事務スタッフが集計や処理する際の負担になっていました。そこで、Platioで「配送報告アプリ」を3日で作成し、報告書のペーパーレス化に成功しています。
ドライバーと事務スタッフ両方の業務が効率化され、事務負担は約30％も軽減しています。
事例の詳細は、こちらから。
株式会社こころ様は、「社会貢献ペット用品店cocoro」を運営し、賞味期限間近などの理由で店頭販売が難しい良品質のペットフードを低コストで販売しています。
同社では、入出荷情報を紙やエクセルで管理しており出荷までに膨大な手間と時間がかかっていました。特に紙の運用では、人によって書き込み内容が異なるため情報の整理ができず、問題発生時の原因分析が困難という課題がありました。
そこでPlatioを導入し、入荷から出荷までの作業情報を一括で管理できる「倉庫作業管理アプリ」を3日で作成。
アプリを活用することで、入力項目が統一され報告内容の属人化が解消。情報が整理され、問題発生時の原因分析や業務改善が容易になりました。倉庫管理業務自体も効率化され、スピード感のある二次流通を実現しています。
事例の詳細は、こちらから。
業務プロセス改善は、業務効率化やリスクマネジメント、IT化や再現性を担保するために避けては通れません。
また、近年では、変化の激しい社会情勢に柔軟かつスピーディーに対応するためにも、IT人材不足や低コストでもシステム導入を実現できる「ノーコードツール」の選択肢も増えています。
業務プロセス改善を成功させるには、まずは、身近な現場のアナログ業務から見直し、改善することがおすすめです。
アナログ業務の改善におすすめなのが、「業務アプリ」の活用です。業務アプリには様々な種類がありますが、それぞれのサービスのメリットとデメリットを比較し、自社に最適なツールを導入することで、業務効率化を実現し、従業員の負担の軽減につなげることができます。
下記より、業務プロセス改善にも役立つ資料をご覧いただけますので、ぜひご確認ください。
経済産業省がDXレポートで2025年の崖という警鐘を鳴らす今、「現場の業務プロセス最適化」のためのIT活用が注目されています。本書では「現場におけるDX」の本質に触れながら、アプリ活用を軸に、「現場主導でできる業務プロセスの効率化とその着手方法」についてご紹介します。
本資料では、エンジニアでない業務部門のメンバーが、現場の業務課題を解決して生産性向上を実現しながら、新たなビジネスモデルの創出に貢献するDX人材に転換するために役立つ「ノーコードツール」について、事例を交えてご紹介いたします。
