配送の受領確認を電子化するとは、紙の受領書とサインでのやり取りを、スマホでの記録に置き換えることです。受け取った人・日時・場所・現物の状態の4つを揃えると、後から証明しやすくなります。写真と時刻が自動で残る形にすれば、「届いていない」という問い合わせにも答えやすくなります。

配達先でサインをもらい、控えを持ち帰って事務所に提出する。この流れ自体は長く続いてきたものですが、後から「受け取っていない」と言われたときに探し出せるかは別の話です。

ここでは、経理で扱う受領書（領収書に近い金銭の授受を示すもの）ではなく、配送で荷物を受け渡した記録を対象にします。

紙の受領書で起きている3つの問題

紙の受領書は「その場では速いが、後から使えない」という弱点があります。 問題は3つに分かれます。

困るのは、控えが必要になったときです。「先月15日の分を確認したい」と言われれば、綴じた束をめくって探す。日付が曖昧なら前後の分も見ることになり、10分、20分と溶けていきます。

そして見つかった控えが、折れて濡れてサインが読めない。1日20件、月20営業日なら月に400枚が溜まっていくので、1枚くらいは必ずそうなります。読めなければ、その1件は証明できません。

読めたとしても、サインが示すのは「受け取った」ことだけです。荷物の状態について後から指摘を受けたとき、どんな状態で渡したかは残っていない。言った・言わないの話になります。

受領の証跡として何を残すか

紙をデジタルに置き換えるとき、サインの代わりだけを考えると足りません。次の4つを揃えると、後から証明できる記録になります。

このうち効果が大きいのが写真です。梱包の状態や置いた場所が画像で残っていれば、後日の指摘に対して確認しながら話ができます。文字の記録だけでは、この点を補えません。

なお、書類としての保存要件は取り扱う内容によって異なります。税務に関わる書類を電子で保存する場合は、電子帳簿保存法などの要件を国税庁など公式の案内で確認してください。

配送の受領確認をアプリに置き換える

配達先でスマホに入力し、写真と時刻を一緒に残せば、事務所に戻る前に記録が共有されます。 控えを持ち帰る必要も、事務所で束ねる必要もなくなります。

Platio（プラティオ）は、アステリア株式会社が提供するノーコードのモバイルアプリ作成ツールです。プログラミングの知識がなくても、配送の受領記録アプリを、配送や事務の担当者が自分たちで用意できます。

いま使っている受領書と同じ項目でアプリを作れば、ドライバーの手順を変えずに記録をデータ化できます。配達先を選択式にし、写真を撮って完了、という形なら入力は数十秒です。

蓄積した記録は、社内の各種システムとノーコードで連携できるPlatio Connectを使って、基幹システムへ渡すこともできます。納品書を扱う場面もあわせて見直すなら納品書アプリ、配送全体の記録は配送日報アプリも参考になります。

受領確認に使える関連テンプレート

Platioには、配送の記録に使えるテンプレートが用意されています。

配達完了の確認には配送報告テンプレートが向いています。当日の配送計画とセットで管理するなら配送計画・報告テンプレート、車両の位置を把握したい場合は車両位置管理テンプレートも使えます。項目は後から足せるので、まず近いものを選んで始めるほうが早いです。テンプレート一覧には、ほかの業務向けのものもあります。

導入前に決めておく3つのこと

決めるのは、署名の扱い・写真の枚数・通信が不安定なときの運用の3つです。 ここを曖昧にしたまま始めると、ドライバーごとに記録の粒度がばらつきます。

署名については、画面上の手書きサインまで求めるか、受領者名の入力で足りるかを取引先と確認します。求められていないのに手書きを必須にすると、配達1件あたりの時間が延びます。

写真は「何を何枚撮るか」を決めます。荷物全体と伝票の2枚、置き配なら設置状況を1枚、といった具合です。最後に、電波が届きにくい場所での運用です。オフラインでの入力に対応しているかを確認し、通信が戻ったときに送られる形にしておきます。

現場での配送記録の事例

洛西貨物自動車（運輸・物流）では、置き配の形式をとっていたため配送状況の問い合わせが多く、窓口とドライバーの負担が大きくなっていました。納品書などの管理文書も省略しており、記録が残らないことがトラブルの原因になりかねない状態でした。配送記録アプリの導入で問い合わせがほぼ無くなり、写真を証跡として残せるようになったことがトラブル防止にもつながっています。

ワイ.イー.サービス（運輸・物流）では、配送報告の記入漏れが起こり、事務側での確認作業が発生していました。配送報告アプリの導入で入力漏れを防げるようになり、事務処理の負担を約30％軽減しています。

ナック（サービス）では、配送順への並び替えと帰社後の転記に大きな負担が生じていました。伝票をアプリ化して転記そのものをなくしたことで、年間約5万6千時間の業務削減につながっています。受領の記録も同じ流れで残せば、持ち帰ってから処理する工程を減らせます。配送業務のデジタル化は、下記の事例集で他社の進め方も確認できます。

よくある質問（FAQ）

Q. 手書きのサインは電子化できますか。
A. 画面上で署名を受け取る運用は可能ですが、取引先が求めていない場合は受領者名の入力で足りることもあります。まず取引先の要件を確認し、必要な範囲で決めてください。

Q. 電波が届かない配達先ではどうなりますか。
A. Platioのスマホアプリはオフラインでも入力でき、通信が戻ると順次データが送られます（事前にオンラインでログインしておく必要があります）。地下やビルの高層階など電波が届きにくい配達先でも記録を続けられます。詳しくはオフラインで使える業務アプリをご覧ください。

Q. 紙の受領書を完全になくせますか。
A. 取引先が紙の控えを求める場合は、当面は併用になります。まず自社で保管する分から電子に切り替え、取引先ごとに順次相談する進め方が現実的です。

Q. Excelしか触ったことがない担当者でも作れますか。
A. 必要ありません。Platioはテンプレートを選んで項目を調整する方式で、配送や事務の担当者が自分でアプリを用意できます。Excelの表を作れる人なら、迷う場面はほとんどありません。料金は初期費用不要、月額2万円台から（2026年8月時点）で、まずは無料で試せます。

まとめ｜受領の記録は「写真と時刻」で後から使える形に

紙の受領書は、その場では速くても、紛失・検索・証明の3点で後から困ります。サインの代わりを用意するだけでなく、受け取った人・日時・場所・現物の状態の4つを揃えると、後から使える記録になります。

なかでも写真は、荷物の状態をめぐるやり取りを短くします。次に配達に出るとき、1件だけスマホで受領を記録してみてください。紙とどちらが早いかは、その1件で分かります。

配送管理のPlatio導入事例集

配送記録や受領確認、配達報告など、紙で行っていた配送業務をアプリで効率化した事例をまとめました。

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執筆者：Platioチーム

現場のDXを支援するモバイルアプリ作成ツール「Platio」の運営に携わるメンバーが、業務改善やDX、ノーコードによるアプリ活用に関する情報をはじめ、現場で役立つノウハウや最新トレンドを、実際の活用事例を交えながら分かりやすく発信しています。