配車管理とは、その日の荷物と車両・ドライバーを組み合わせ、実行できる形に落とす業務です。難しいのは計画を立てることより、当日の変更をドライバー全員へ確実に伝えることにあります。ホワイトボードと電話で回していると、変更のたびに連絡が発生し、配車担当者しか全体を把握できません。計画と実績を同じ場所で見られる形にすると、この属人化を解消しやすくなります。
朝、ホワイトボードに車番と行き先を書き出す。ドライバーが出た後に荷主から追加が入り、電話をかけ直す。夕方には実績を聞き取ってExcelに入力する。
配車担当者が休むと業務が止まる、という状態はここから生まれます。
配車が属人化するのは、担当者の能力の問題ではなく、情報が担当者の頭とホワイトボードにしか無いからです。
「この荷主は午前指定が多い」「この車両は狭い道に入れない」。こうした条件は経験として溜まっていきますが、どこにも書かれません。だから代わりの人が同じ判断をできない。
書かれないまま、履歴も消えます。ホワイトボードは書き換えれば前の状態が残らないので、当日に何回変更があったのか、なぜ変えたのかを後から追えません。次の計画に活かす材料が残らない、ということです。
そして実績は別の場所にあります。計画はホワイトボード、実績は日報や電話の聞き取り。突き合わせるのが月末になり、稼働率や実車率を見て手を打つサイクルが回りません。
配車の要は、最新の計画を全員が同じ場所で見られる状態を作ることです。 電話は1人ずつ順番にかけるため、伝え終わるまでに時間差が生まれます。
計画を全員が同じ画面で見られるようにすると、追加や差し替えがあってもその場で反映されます。ドライバーは自分の担当分を確認し、対応できるかを返せる。配車担当者はその返答を見て次の手を打てます。
そのうえで、完了報告を同じ仕組みで受け取れば、計画と実績が自然に1つの記録になります。
当日の計画を1つのアプリに登録し、ドライバーが同じアプリで完了報告を返す。これだけで、計画と実績が同じ場所に残ります。
Platio（プラティオ）は、アステリア株式会社が提供するノーコードのモバイルアプリ作成ツールです。プログラミングの知識がなくても、配車と報告をまとめたアプリを、配車担当者が自分たちで用意できます。
当日の配車計画を登録し、ドライバーが自分の担当分を見て、完了したらその場で報告する。この流れを1つのアプリにまとめられます。事務所はPCのWebブラウザから進捗を確認し、現場はスマホで操作する、という分担も組めます。
その配車表、写真を撮るだけでアプリの形になります。 Platioの「AIアシスト機能（ベータ版）」なら、いま使っている紙の配車表やExcelを画像・PDFでアップロードするだけで、AIがアプリのベースをすばやく自動生成します。プログラミングの知識は不要で、生成後の項目の追加・変更も簡単です。まずは無料でお試しください。
蓄積した記録は、社内の各種システムとノーコードで連携できるPlatio Connectを使って、基幹システムや請求の仕組みへ渡すこともできます。運行の記録とあわせて整えるなら運行日報の書き方、配達完了の証跡は配送日報アプリも参考になります。
Platioには、配車と配送の記録に使えるテンプレートが用意されています。
当日の配車計画を登録してドライバーが報告する流れなら配送計画・報告テンプレート。配達完了の確認だけを扱うなら配送報告テンプレート、車両の位置を把握したい場合は車両位置管理テンプレートもあります。配車のやり方は会社ごとに違うので、近い形のものを選んで項目を入れ替えるのが早道です。一覧はテンプレート一覧にあります。
計画だけでなく、判断の根拠と結果を残すと、次の配車がラクになります。
| 項目 | 目的 | 補足 |
|---|---|---|
| 荷主・行き先・時間指定 | 計画の基本 | 選択式にして入力を短く |
| 車両・ドライバー | 割り当て | 車格の制約もあわせて登録 |
| 変更の有無と理由 | 次回の判断材料 | 「荷主都合」「渋滞」など選択式 |
| 完了時刻 | 実績の把握 | 報告時に自動で入る |
| 待機時間 | 荷待ちの可視化 | 課題が数字で見える |
とくに変更の理由は、記録しておくと効きます。同じ荷主で変更が続くなら、時間指定の見直しを相談する材料になります。
ワイ.イー.サービス（運輸・物流）では、配送報告の記入漏れが起こり、事務側が1件ずつ確認して埋める作業が発生していました。配送報告アプリの導入で入力漏れを防げるようになり、事務処理の負担は約30％軽減。報告が最初からそろっていれば、配車担当者が実績を集める手間もなくなります。
配車の計画そのものを見直した例が洛西貨物自動車（運輸・物流）です。置き配の形式で配送状況の問い合わせが多く、窓口とドライバーの負担が大きくなっていたため配送記録アプリを導入。問い合わせがほぼ無くなっただけでなく、蓄積した記録から必要車両数の変化を分析し、配送ルートや配車計画の見直しとコスト削減につなげています。 実績が溜まると、次の計画を数字で決められるようになります。
配車・配送の記録をどう変えたかは、下記の事例集でも業種別に確認できます。
Q. 配車管理システムとの違いは何ですか。
A. 専用の配車管理システムは、自動割り当てやルート最適化まで含む製品が多くあります。アプリで用意する方法は、計画の共有と実績の記録に絞って自社の運用に合わせられる点が違いです。最適化まで求めるなら専用システム、属人化の解消と記録の一元化が目的ならアプリが向きます。
Q. ドライバーがスマホ操作に慣れていません。
A. 自分の担当分だけを表示し、完了ボタンを押すだけの形にすれば、操作は最小限で済みます。まず数名で試し、使いやすさを確認してから広げてください。
Q. 当日の変更はどう伝わりますか。
A. 計画を更新すれば、ドライバーが開いた時点で最新の内容を確認できます。電話のように1人ずつかけ直す必要がなくなります。緊急時の連絡手段は別に決めておくと安心です。
Q. アプリ化にはプログラミングの知識が必要ですか。
A. 必要ありません。Platioはテンプレートを選んで項目を調整する方式です。配車担当者が自分で作れるため、項目の追加や順番の入れ替えも、情報システム部門に依頼せずその場で直せます。料金は初期費用不要、月額2万円台から（2026年8月時点）で、まずは無料で試せます。
配車管理が属人化するのは、判断の根拠・変更の履歴・実績が別々の場所にあるからです。ホワイトボードと電話では、担当者の頭の中にしか全体像が残りません。
計画を全員が見られる形にし、完了報告を同じ仕組みで受け取れば、変更の伝達も実績の集計も一度で済みます。変更の理由まで残しておくと、次の配車の判断材料になります。今日の配車表を1枚、そのまま項目に置き換えてみてください。足りない項目と要らない項目が見えてきます。
配車と報告のアプリ化、まずは無料で試してみませんか。 Platioは100種類以上のテンプレートに加え、テキストや配車表の画像からアプリのベースを自動生成する「AIアシスト機能（ベータ版）」も利用できます。プログラミング不要で、当日の変更に強い運用をすぐに体験できます。
