Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第5弾は、「営業日報」テンプレートを紹介します。
営業日報を書く目的やメリットは色々ありますが、なかでも重要なのが日々の現場の活動状況を上長に報告し共有すること、「営業担当者と上長とのコミュニケーション」ではないでしょうか。
外回りが多い営業担当者は上長から顔が見えない場所での仕事の時間が多くなるため、社会人の基本である「報連相」がスムーズに行われず、業務の進捗の滞り、業務スピードの低下につながる危険があります。
日報はそのようなコミュニケーション不足を補う、部下から上長への重要な報連相ツールとなります。上長にとっては部下の日報を読むことで、部下の動向を把握し、場合によっては部下を手助けし、課題に対するアドバイスを送ることができます。良質な日報のやり取りが、コミュニケーションを活性化し、組織の強化につながります。
ところが、大抵どこの会社でも営業日報というと担当者は嫌な顔をします。日報の重要性は理解していても、その日々の作成が面倒で負担になっているからです。どうしてそのような負担は生まれるのでしょうか？
担当者にとって営業日報の作成が負担になっている最も大きな理由は書く時間がないというものです。これは単純に忙しさだけの問題で片付けられないでしょう。報告ツールがPC、Excel、Word、メール（これらを全て使う場合もあり）といったケースが多いと思いますが、日報を書くのにPCを開いてインターネットに接続しないといけない、というのは非常に足かせになります。
移動中など、ちょっとした隙間時間に報告するタイミングがあっても、PCではふとした時に手元で開くことができず、報告ができないことが多いのです。電車や営業車の中だとスペースがなく、カフェなどに入ってPCを開こうとしますが、都合良くいつもカフェが近くにあるとは限りません。探しているうちに時間が過ぎていき、報告しそびれたまま結局次のアポイントに向かいます。
そんな感じで日報作成のタイミングがないまま1日が終わると、日報を書くためだけに残業したり本社に戻ったりしなくてはなりません。そうすると、時間が経った出来事を書こうとするのでモチベーションも落ち、筆も進まず、結果、内容が薄い報告になってしまうことになります。
上長にとっても、部下からの報告があがってくるのがいつも夜で、しかも的を射ない文章が綴られていると、迅速な対応や的確なアドバイスもできませんし、良いコミュニケーションも生まれません。
「営業日報」テンプレートは、こういった課題を解決します。作業報告をするためだけに帰社したり、忙しい移動中に作業場所を確保したりする必要はなくなり、スマホ上から簡単に日報が登録できます。また、緊急対応が必要な場合は上長のスマホにプッシュ通知で知らせる機能もついています。
上長はプッシュ通知をタップするだけで対象の報告内容を確認できるため、部下への迅速なフォローにつながります。緊急対応以外の報告は、パソコンでまとめて確認することもできます。
スマホを使うことで、時間と場所を選ばず報告可能です。パソコンに比べて持ち運びが楽でアプリを開くまでの時間、デバイスを準備するまでの時間が圧倒的に短縮できます。立ったままでも使うことができスペースを必要としません。
入力項目も営業担当者がスピーディーに報告できるよう工夫がされています。日報といっても、その日1日の出来事を全て入力するのではなく、外回り1案件単位にボリュームが絞られ、必須項目は対応開始時間と終了時間の2つだけです。自分の名前や対応時間などは自動で入力されますし、顧客企業名や担当者名など最低限のシンプルな項目で構成されます。また、「緊急対応可否」スイッチをタップして担当者が日報を保存すると、すぐにその担当者に紐付いたマネージャー（上長）のiPhone/iPadにバナー通知が送信される仕組みになっています。
担当者はアポイントを1案件終えたら、帰りの電車でも電車内や駅のベンチでも、記憶がフレッシュなうちに報告をスマホで手短に入力して送信するだけです。緊急案件も画面を1回タップするだけで上長に伝わりますので効率的で、機会を逃しません。
「緊急対応可否」スイッチをタップして担当者が日報を保存すると、マネージャーのiPhone/iPadにバナー通知が送信されますが、そのとき音が鳴りません。上長もずっとスマホの画面を見ているわけではないので、やはり鳴動しないと気付かないことがあると思います。チェック漏れを防ぐためにも、サウンドで通知したいところですね。音を鳴らすようにするには、Platio Studioの「営業日報」ミニアプリにある「マネージャーに通知を送る」というフィールドで「音を鳴らす」というチェックを入れるだけです。数分もしないで完了するカスタマイズになります。
日報のフォーマットもPlatioならば自由にアレンジできます。自社で使っているフォーマットがあれば、それらの項目を追加してもよいですし、案件単位のレポートではなく1日の行動を時系列で並べる形式にしたいとか、すべてリストボックス化し項目を選択式にして完全に定型化された日報を目指すなど、自社にフィットした一番効率のよい形で使えます。
わざわざ営業日報を書くためにまとまった時間を作って報告する、というやり方では負担も大きく、効果的ではありません。スマホを活用し、空いた時間で簡潔に報告した方が担当者にとっても楽ですし上長にとっても部下の状況把握がしやすくなります。Platioの「営業日報」テンプレートを導入することで、最適なタイミングでの報連相により組織のコミュニケーションが円滑化される効果が期待できるでしょう。ぜひ、成果につながる日報運用をこのテンプレートで実現させてみてください！
今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート：営業日報」
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