Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第4弾は「イベントヒアリングシート」を紹介します。
コンベンションセンターや会議場などで開催される、製品やシステムの展示会イベントに行くと、名刺がすぐに無くなってしまわないでしょうか？ 冷やかしのつもりでも、ブースに立ち寄って二言三言会話すると名刺交換となります。そうやって一日会場を回り帰ってくると、企業の担当者からのメールが山ほど届いています。
バイヤー側としてイベントに行ったときはそうですが、逆に出展企業側の立場からするとどうでしょうか。名刺交換した顧客の中から「これだ！」と思う有望な見込み客を迅速に営業部門に紹介し、なるべく早く商談に持ち込み契約にこぎつける、というのが最大のポイントでしょう。
買ってくれそうな顧客となるべく早く連絡を取りたいですが、イベントの展示ブースではスペースも限られ、次から次へと来客対応に追われ、長時間立ちっぱなしになることが殆どです。悠長にパソコンを広げて、今来た人の情報をまとめている暇などありません。しかし、昨今、自社に戻ってから名刺を整理してアポイントを取り始めているようでは、ライバル企業に先を越されてしまうでしょう。
イベント中に営業部門に電話して対応を依頼するのもイマイチ非効率です。騒がしいイベント会場から顧客情報（メールアドレスや電話番号）、どの製品に興味を持ったかなどを電話で伝えても伝達漏れが発生しやすいですし、記録に残らないのでスタッフ間や上長と情報を共有できません。
そういった課題を解決し、スマホを利用して素早くスマートに情報をまとめ、営業にエスカレーションできるのが「イベントヒアリングシート」テンプレートです。
このテンプレートは5つのミニアプリで構成されログインユーザーは3種類ある、大所帯のテンプレートです。ユーザーそれぞれの役割とテンプレートの使い方の流れについて、まとめておきましょう。
| ユーザー名 | プロファイル | 役割 |
|---|---|---|
| Manager | 管理者 | ・「イベント管理アプリ」にイベントを登録 ・「営業担当リストアプリ」に営業担当リストを登録 ・「ヒアリングシートアプリ」でヒアリングシートをチェックし、営業に対応依頼を送信する |
| Sales | 営業 | ・「即時対応アプリ」で依頼を受理し、見込み客にアポイントをとる ・同アプリでヒアリングシートのステータスを対応済みにする |
| Staff | 展示員 | ・「ヒアリングシートアプリ」でイベントで顧客の名刺を撮影、製品に対する興味などをヒアリングし、ヒアリングシートを作成する |
managerは商談成立に繋がりそうな見込み客を判定し、営業にアポイント依頼を行うのが重要な役割です。営業部門の役職者がmanagerを兼ねてもいいですし、イベント出展チームのリーダーでもいいかもしれません。
salesは実際に顧客とアポイントを取って商談する営業担当、staffはイベントのブースに立って製品をPRしたり説明したりする現場のスタッフとなります。
まずイベント管理アプリに、自社が出展するイベント・展示会の情報を登録します。事前に時間があるときにmanagerがパソコンのData Consoleもしくはスマホやタブレットから登録しておいてください。同じく営業担当リストにも、営業担当者の名前とメールアドレスを予め登録しておきます。
次にイベントで紹介する「製品」のリストを設定しておきましょう。製品を追加登録したり編集したりする際は、Platio Studioにログインしてヒアリングシートアプリのフィールドを直接カスタマイズします。
イベント当日、ブースに来場した顧客が製品に興味を持ち名刺交換したら、staffはスマホからPlatioアプリにログインし、ヒアリングシートを作成します。その際の必須項目はイベント名（プルダウンで選択）、対応日（今の時間が自動で初期値設定される）、興味のある製品（プルダウンで選択）だけなので、スピーディーに作成が完了します。本来は顧客の氏名、会社名、見込み、メモなどを入力した方がマネージャーや営業担当には分かりやすいのでしょうが、イベントの矢面に立って忙しいstaffを考慮したものといえます。その代わりに名刺の写真を撮影し画像をアップロードできるようになっており、そこに書いてある名前や連絡先をmanagerが後から入力して対応可能になっています。
続いてmanagerがstaffの入力したヒアリングシートをチェックし、営業に対応依頼を行うかどうかを決めます。managerでログインすると、ヒアリングシート下方に「対応依頼」というスイッチがあり、それをタップしてオンにすると営業担当にエスカレーションを行うフィールドが現れます。staffが撮影した名刺画像の情報を元に顧客の電話番号やメールアドレスといった項目を補足し、対応依頼する営業担当者をリストからアサインします。一番下の「対応時メモ」と「対応済」というスイッチは営業担当者が編集する項目なので操作できません。営業担当のメールアドレスを入力して保存すると、そのアドレスに対応依頼メールが自動送信される仕組みになっています。
メールを受け取った営業担当者は顧客に連絡して商談を進めます。テンプレートにsalesでログインすると「即時対応」というアプリが表示されますが、これはヒアリングシートと内容が同じです。最後に「対応時メモ」を書き込んで「対応済」をタップすれば一案件がクローズとなります。
文章で書くと手順が長く感じられるかもしれませんが、実際に操作してみると非常に簡便です。顧客がイベントブースを訪れてから一時間もしないうちに営業が的確なアプローチをかけることも可能でしょう。まだ熱が冷めていないうちにやり取りがスタートすることできっと良い結果につながるはずです。
以上、イベントヒアリングシートテンプレートを紹介してまいりました。イベント出展時に、迅速な来客情報の共有および営業のアプローチができるツールとして活躍してくれそうですね。それだけでなくさらに、このツールを使い続けていくことによって顧客の名刺データの蓄積や、イベントでどの製品が一番興味を惹いたかという統計と分析もできるようになってくると思います。このテンプレートでは営業が依頼を受け入れて完了ですが、ここにカスタマイズを加え、営業用のミニアプリに項目を増やして更にその先の商談まで管理できるようにしたら、ちょっとしたCRM顔負けの存在になるかもしれません！？ ぜひ次回のイベントに活用してみてください。
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