Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるアプリのテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特長と活用アイディア、ヒントなどを発信していきます。第22弾は、「オフィス備品管理アプリ」のテンプレートを紹介します。
「オフィス備品管理アプリ」は、その名の通りオフィス内で使用する各種備品を管理するアプリです。在庫の棚卸し、及び補充のための発注依頼の連携をサポートします。デフォルトではカテゴリーが「文房具」と「清掃用具」の2タイプですが、アプリの設定を簡単に変更できるため「防災用品」や「工具」「切手・印紙」など他のカテゴリーも追加できます。
アプリには「employee」と「management」という権限の異なるユーザーが2種類用意されています。employeeはオフィスで使用する備品とその在庫数を保管場所情報と共にスマホを使って写真付きで登録します。登録した備品は写真と共に一覧表示され、オフィスのどこにいてもスマホから在庫数が一目で確認できます。また、必要に応じ総務・管理部門に対して備品の発注依頼を作成することができます。
備品発注を担当する総務・管理部門のユーザーとして用意されているのが「management」です。managementはemployeeが保存した発注依頼内容を見て発注処理を進め、進捗ステータス（検討中、発注済み、却下）を登録します。
Platio利用イメージ：オフィス備品管理アプリ
さて、ここで簡単なアンケートに答えていただきたいと思います。あなたの会社、あなたのオフィスが以下の4つの状況に当てはまるかどうか、はい／いいえ でお答えください。
どうでしたか？ もし、１～４の中で一つでも「はい」という回答があった場合は、「オフィス備品管理アプリ」を導入することで確実にメリットが得られます。そして複数の「はい」があった方、上記１～４を見て「うち、全部当てはまるかも・・・・・・」と頭が痛くなった方については、今すぐにでもオフィス備品管理アプリを使用することをお奨めします。
それぞれの状況別に、アプリを使用することで得られる効果を説明していきましょう。
⇒（メリット）総務担当の目が行き届かない場所の備品管理も効率化できる
支社やサテライトオフィス、または複数フロアを抱えていると、総務・管理部門が常駐していない場所の備品管理に目が行き届かないというのが課題です。遠隔拠点に対する文房具などの発注の際、現地の社員と電話やメールでのやり取りに時間をとられていないでしょうか。離れた場所では備品の補充タイミングも掴みにくく、購入が後手に回るケースが多いですよね。棚卸しの時も大変です。「オフィス備品管理アプリ」を使えば、各社員がスマホから備品の個数や情報を画像付きですぐに登録・共有できるため、圧倒的に管理が効率化されます。もう総務担当がノートパソコンを抱えて走り回る必要はありません。
⇒（メリット）備品在庫の棚卸し、使用状況のチェックと発注依頼を他の社員にシェアできる
総務の仕事は「縁の下の力持ち」といいますが、負担がかかりすぎるのは問題です。残業時間や工数といった問題に加えて、業務が属人化されているという点も懸念されるからです。総務担当に何から何まで押し付けてしまうのはやめて、できるところは他の社員もカバーしませんか？このアプリは備品を使った人が都度在庫を記録して、個数が少なくなっていたら気付いた人が自ら発注依頼を総務に出せる仕組みなので、総務担当者の業務負荷を軽減し、工数を削減します。また、常に在庫数が更新されることで棚卸し作業も非常に楽になるでしょう。
⇒(メリット)このアプリを使い始めるだけで整理整頓できる
そもそも文房具や消耗品などの所在がバラバラで片付いていない、整理されていないオフィスの場合です。「備品管理どころじゃない、まだスタートラインにも立っていない」と諦めず、まずテンプレートを使い始めてみてください。このテンプレートを使い始めるにあたって各備品の写真を撮影し数をカウントすることになりますが、その行為によって自然に整理整頓されていきます。また、テンプレートを使い続けていくことによって備品の置き場所が定まり、数の管理を記録する習慣付けを行うことができます。
「オフィス備品管理アプリ」は備品の発注や棚卸しといった業務を楽にして、総務担当者の負荷が軽減される、オフィスの庶務業務の効率化のために最適なツールです。使っていて感じたのは、アプリを開けばオフィスにある備品の一覧が写真付きで確認できるため、それだけでも便利だということでした。必要な時に目的の備品の所在が分からずに右往左往するといった経験があると思いますが、誰かに聞かなくても手元のスマホで備品一覧が参照でき、在庫数も分かるので、オフィスのメンバー全員が効率化の恩恵に預かれるでしょう。どの業界、業種の企業にも役立つ、導入マストのテンプレートの一つです。
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