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介護の事故報告書とは?記載のコツや効率化のポイントを紹介

介護 事故報告書

介護事故報告書とは

介護事故報告書とは、介護保険事務所で事故などが発生した際に各市町村に報告するために作成される書類です。介護保険事故報告書は、主に次のようなケースが起きた際に作成するように定められています。

  • 転倒
  • 誤飲
  • 誤食
  • 誤嚥
  • 誤薬
  • 創傷
  • 離設
  • 感染症
  • 食中毒
  • 交通事故
  • 物品の破損や紛失

基本的に、死亡事故や事故・病気により治療が必要なケースは全て報告する必要があります。他にも独自に報告する基準を定めている自治体もあります。

介護施設事故報告書の提出は、原則として発生から5日以内に報告することが義務付けられています。仮に事故発生後に報告書を提出しない場合、運営停止などの処分を受ける可能性があります。

介護事故報告書を作成する目的

介護施設で事故や病気が発生した際に作成する介護事故報告書には、次のような目的があります。

  • 事故の原因分析
  • 事故の再発防止
  • 介護サービスの品質向上
  • 情報開示

以下で詳しく解説します。

事故の原因分析

事故が起きた状況を分析し、原因を把握するために活用されます。どのような環境で、どんなサービスを提供中に事故が起きたのかなど、事故が起きた原因を分析することで状況を明確にできます。

事故の再発防止

事故が起きた状況を把握・整理することは、次の事故を防ぐことにつながります。なぜ事故が起きたのかがわからなければ、同じことを繰り返してしまいます。例えば、転倒しやすい場所や創傷を負わせる可能性の高いシーンを明確にし、施設の補修などを行うことで、事故を未然に回避することが可能です。

介護サービスの品質向上

報告書を作成することで、事故が起きた状況を職員全体で共有できます。事故の再発を未然に防ぐ行動が、結果的に介護サービスの品質を向上させることにつながります。

情報開示

報告書は、各市町村に事故の報告をするだけではありません。事故についての詳細を、利用者の家族に開示する意味もあります。なぜ事故が起きてしまったのかが明確でなければ、大事な家族を任せることに不安を感じるはずです。

報告書で家族に情報開示を行い、施設と職員が正しく対応していたことを証明することで安心感を与えることができます。

介護事故報告書に書く内容

介護事故報告書には、主に次の内容を記入することになります。

  • 事故状況
  • 事業所
  • 対象者
  • 事故の概要
  • 事故発生時の対応
  • 事故発生後の状況
  • 事故の原因分析
  • 再発防止に向けた対策

これらの項目に記入する内容について、以下で解説します。

事故状況

  • 事故が起きた状況や規模
  • 死亡年月日(利用者が死亡の場合)

事業所

  • 法人名
  • 所在地
  • 事業所名
  • 事業所番号
  • サービス種別

対象者

  • 氏名
  • 年齢
  • 性別
  • 住所
  • サービス提供開始日
  • 利用者の身体状況

事故の概要

  • 事故の種類
  • 発生した日付
  • 発生した時間
  • 発生した場所
  • 発生した状況

事故発生時の対応

  • 事故発生時の対応
  • 利用者を受診させた医療機関名
  • 医療機関の連絡先
  • 検査や処置の内容

事故発生後の状況

  • 利用者の容態や状況
  • 利用者の家族への連絡の有無
  • 連絡した家族の情報

事故の原因分析

  • 何が事故の要因になっているのか(利用者職員、環境など)

再発防止に向けた対策

  • 環境の改善
  • 利用者への対応の見直し
  • 事故の再発を防止する取り組み

介護事故報告書を書く時のポイント

介護施設事故報告書は、各市町村に報告するための重要な書類です。さらに、介護施設の職員全体に共有される情報です。作成した報告書を有効に活用するためにも、誰でもわかるように書く必要があります。そこで、以下では介護事故報告書を書く時のポイントをご紹介します。

5W1Hを意識し明確に記載する

介護事故報告書を作成する際は、5W1Hを意識することが基本となります。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのようにして)

以上を意識して記入することで、読みやすくわかりやすい報告書を作成できます。

客観的な文章を書く

介護事故報告書は、なぜ事故が起きたのかを分析することも目的としています。例えば、自分が原因で事故が起きた場合、言い訳や感情的な報告書を作成してしまいがちです。しかし、主観的な文章では、状況の分析や把握が困難になります。介護事故報告書は、発生した事故を第三者目線でとらえ、客観的に作成する必要があります。

専門用語、難しい言葉は使用しない

介護事故報告書は、専門的な知識を持つ職員だけが読むわけではありません。施設で働く人だけにわかる言葉を使ってしまうと、関係者以外の人が理解することが難しくなります。そこで、誰でもわかるように、専門用語などの難しい言葉は使わないようにしましょう。また、誰が見ても理解しやすいように、要点を押さえつつ短文で簡潔な文章を書くことを心がけましょう。

事故防止の仕組みを作るICTとは

介護施設での事故を防止するためには、情報を素早く共有し、活用する仕組み作りが必要不可欠です。そこで今注目されているのが「ICT」です。ICT(Information and Communication Technology)とは、ネットワークを介してデジタル化された情報を共有する技術のことを意味しています。

介護施設の現場でICTを活用する例として、事故報告書や介護記録などの電子化が挙げられます。報告書や記録を紙に記入していた従来の方法では、事故が起きてから記入するまでに時間が必要でした。さらに職員全体に情報を共有するのにもタイムロスが発生していたはずです。

訪問介護など施設から離れて作業することの多い介護現場では、携帯性の高いスマートフォンを活用したICTの導入がおすすめです。ICTを活用した業務アプリを現場に導入することで、事故が起きた際にもリアルタイムで情報の報告や共有が可能となります。また、業務アプリならネット環境に左右されず、スマートフォンからその場で報告業務を完結できるため、わざわざ報告のために事務室に戻る必要がありません。訪問介護の場合も、その場で報告を完結でき帰社の途中で記憶が薄れてしまうといった心配もありません。
その他、事故の要因をデータで蓄積していくことができるので、事故要因の分析が容易になり再発防止の対策に活用することも可能になります。

そんな便利な業務アプリを低価格で導入したいと考えているのであれば、モバイルアプリ作成ツールPlatio(プラティオ)がおすすめです。初期費用0円、月額2万円から「通所介護ケース記録」や「訪問介護管理」など様々な業務アプリをプログラミング不要で簡単に作成し活用することができます。

現場での情報共有については、こちらの記事もご覧ください。

医療介護現場での業務アプリ導入事例

ここからは、Platioで作成した医療介護現場での業務アプリの導入事例をご紹介します。

社会医療法人石川記念会 HITO病院
現場の満足度83%、10種の医療現場アプリで働き方改革を実現

社会医療法人石川記念会HITO病院では、これまではリハビリ用の貸出備品の管理は紙に記入しており、記入漏れや備品の紛失といったリスクを抱えていました。日報も紙に記入して作成していたため、日報の作成や情報の共有のために、わざわざ管理場所まで行く必要がありました。そこで、業務を効率化するアプリも導入することにしたのです。

業務用アプリの導入に際して、

  • 医療分野で活用できる豊富なテンプレートがある
  • システム会社に依頼せずに、院内スタッフだけでアプリを作成できる
  • 使い方のトレーニングや指導が必要ない
  • 知識のないスタッフも直感で操作できる
  • データをクラウドで一元管理できる
  • 好きな場所でいつでもデータを参照できる

といった条件を満たすアプリを探していました。

HITO病院

そこで、Platioを導入しこれらの条件を満たす専用の業務用アプリをわずか1日で作成。アプリで入力も音声やタッチで行えるため、情報の記入を効率化しました。
また、クラウド上でデータを一元管理しているため、スマートフォンなどの端末を使うことで、いつでもどこでもデータを確認することが可能となりました。情報の共有が素早く行えることになり、多忙な医師、看護師、医療スタッフの活動の無駄を省き、貴重な時間を有効活用することで、働き方改革と患者に寄り添う時間の確保の両立を実現しました。

事例の詳細はこちらからご覧ください。

HITO病院

その他の導入事例については、こちらをご覧ください。

まとめ

当記事では、介護施設で起きた際に作成される事故報告書について解説しました。介護事故報告書は、事故や病気が発生した際に作成される重要な書類です。原則として、関係市町村に事故が発生した5日以内に提出するように義務付けられています。

介護事故報告書を作成する目的は、主に以下の通りです。

  • 事故の原因分析
  • 事故の再発防止
  • 介護サービスの品質向上
  • 情報開示

報告書を目にするのは施設の関係者だけではないため、わかりやすい文章を書くことが求められています。そこで、読みやすい報告書の作成や情報の素早い共有のために、Platioの活用がおすすめです。

Platioなら、プログラミングの知識がない人でも短期間で業務アプリを作成可能です。現場で使いやすく、情報の共有もしやすい業務アプリを活用することで、作業効率は格段にアップします。

様々な現場のDX推進については、こちらの記事もご覧ください。

Platio編集部 最終責任者:中野

著者画像 中野

2013年にアステリアに入社。制作からディレクションなどPlatioのWEB関連を担当をしています。

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