情報システム部門である「情シス」を実質一人で背負う「一人情シス」が中小企業を中心とした多くの企業で問題視されています。今回は、情シスの役割をはじめ、一人情シスの現状・課題・問題点などを詳しく解説し、企業が抱える課題に対しての解決方法や、情シスの負担を軽減するツールを使用した成功事例についても合わせてご紹介していきます。
そもそも情シスとは、企業のITインフラ・システムの管理やサポートを行う部門です。インフラやシステムの導入、運用、管理、保守などを行います。さらに、社内のセキュリティ、機器・端末、アカウントの管理なども行い、従業員からITに関する質問があれば、回答・対応するヘルプデスクのような役割を担っていることもあります。
一人情シスが生まれてしまう背景として、一般的に以下のような問題点があります。
情シスは社内から様々な部署から要望が来る、また扱うシステムも複数あるなどの理由から激務となってしまうことが多くあります。
システム管理などのメイン業務と併せて特にトラブルが発生すれば従業員からITに関する質問が投げかけられるため、本来行うべき業務が滞ります。このように激務であるがゆえ離職してしまうということも珍しくなく、離職後の穴を埋めるために新しい人材を確保したとしても、結局同じことの繰り返しで悪循環が続いてしまうことが多いようです。これによって一人情シスと呼ばれるような体制が生まれてしまいます。
労働人口が減り続けているだけではなく、IT人材は、需要に対して供給が追い付いていない状態です。ITに長けている人は、情シスの現状や立場を把握していることが多いので、応募が少ないという現状もあります。人材を確保しようと努力していても確保が難しく、「一人情シス」どころか「ゼロ情シス」になってしまう企業も増えています。
情シスは、DX推進を進めていくうえで欠かせない部門ですが、直接利益を生む部門ではないため、成果が可視化されにくいという問題があります。経営層のIT知識や理解が乏しい場合には、重要性を理解してもらえず、予算や人員を割り当ててもらえないといったケースが多いようです。結果として、「一人情シス」や「ゼロ情シス」が生まれてしまうという問題が発生します。
デル株式会社が、国内の中堅企業約800社を対象に実施した調査*によると、以下のような結果になりました。昨年よりも情シスの現状はより厳しくなっており、人員を確保できずに「ゼロ情シス」や「兼任型情シス」という状況に陥っています。
多くの企業において、情シス人材の確保が難しいこと、結果的に「一人情シス」「ゼロ情シス」「兼任型情シス」になってしまっていることがわかりました。こちらでは、今後予想される一人情シスの課題点、問題点について詳しく解説していきます。
世の中がDX推進を推奨する中、企業に求められるIT負担はさらに増大することが予測されます。現状でも業務負荷が大きく離職率が高い情シス担当者は、さらなる業務の負担を強いられることになるでしょう。問題解決のために、企業は早急に対策を練らなければなりません。
一人情シスの場合、業務が多岐にわたり、本来十分な時間を割くべきセキュリティ対策が手薄になってしまうことがあります。コロナ禍になり、テレワークを導入すると、社内だけではなく社外からのアクセスも考慮したセキュリティ対策を行わなければなりません。一人情シスを解消しない限り、不正アクセスや情報漏えいなどの重大なセキュリティ事故のリスクが高まります。
一人情シスは、業務過多による離職が多いという現状があります。一人という状況が属人化を生みやすく、退職する場合には後任者に大きな負担がかかります。十分な引き継ぎが行われていれば、次の担当者の負担も少ないでしょう。
しかし、業務過多による過労や病気で突然休職したり退職したりした場合は、次の担当者は何も引き継ぎが行われず、負担がさらに増えてしまいます。結局、後任者も訳がわからないまま仕事を進めなければなりません。多大なストレスと業務が原因で、次の担当者の離職を招いてしまうという負のスパイラルから抜け出せなくなってしまいます。
情シスでは、業務のスケジュールを立てて予定通りに業務を行おうとしても、社内で突発的に起こったトラブルに対応しなければなりません。トラブルが1か所で起こった場合は対処できても、複数の部署で同時にパソコンの故障やネットワークのトラブルなどが起こった場合、同時に対処できずに対応が遅れてしまいます。
また、日々の突発的な業務に追われ、本来の業務がなかなか進まず予定通りにいきません。関わりのある部署に責められる、社内のIT戦略を勧められず上層部から評価されないなど情シスの不満が溜まりやすくなります。
ITに関する世の中の動きは早く、IT分野では常に最新情報を入手し、知識をアップデートしていく必要があります。しかし、情シスは日々の業務が多忙過ぎて、スキルアップに割く時間がありません。情シスが複数人数いる部署であれば、上司や先輩から指導を受けてスキルアップすることも可能です。
しかし、一人情シスの場合は社内でスキルアップできる環境もなく、将来的な不安を抱えることも多いようです。
一人情シスの課題をそのままにしておくことは、企業にとっても従業員にとってもマイナスです。人材を確保するという対策もなかなか思うように進まないため、人員確保以外の対策を進める必要があります。こちらでは、一人情シスの課題を解決する4つの方法について詳しく解説していきます。
情シスが行っている業務でツールを活用することによって、情シスの負担を軽くする方法です。企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT資産を管理する「IT資産ツール」、社員が質問に対する回答を自分で引き出せる「FAQツール」や、「チャットボット」などを導入するという対策が行えます。
IT資産ツールは、資産管理が効率化されることによって情シスの負担を減らすことができ、FAQツールやチャットボットの利用は、今まで従業員が個別に情シスに質問していた内容を自分で調べることができるため、情シスの時間を奪うことなく問題を早急に解決できるというメリットがあります。
情シスはITに関する業務を広範囲で行っているため、負担がかかり過ぎています。言い方を変えると、ITに関する何でも屋になっていることもあり、業務範囲の明確な線引きが行われていないケースもあるようです。
まずは、情シスの業務範囲を明確にし、個人や部署内で解決できることは責任を持って負担してもらうという覚悟も必要です。そのためには、マニュアルを置く、ITに関する社内勉強会を行うなどの対策も必要となります。
情シス部門の離職率が高く、人件費がかかってしまう場合やゼロ情シスの場合は、アウトソーシングを活用するのもいいでしょう。社内のトラブルもすぐに解決でき、セキュリティ対策や新しいツールや機器の導入の際もスムーズに進みます。情シスの採用・育成を繰り返し行うよりも効率的でコストも抑えられるでしょう。
社内にいると、日々の仕事に追われてなかなかスキルアップができません。しかし、スキルアップを一つの業務と捉え、外部のセミナーや勉強会に情シス部門の人員を参加させることが大切です。これから世の中のDX化が進むにつれて、企業もIT化に対応していかなければなりません。情シスのスキルアップは企業の成長にも大きく関わります。
業務効率化のために新しいツールを導入したいと考えた場合、情シスに相談することによって新たなツールの検討が行われます。業務を洗い出し、何をどのように解決したいかを情シスに伝え、情シスは、その部署にとって最適なツールを探さなくてはなりません。
しかし、情シス自体の業務が忙しいため、なかなか業務改善のための早急な対応は期待できないでしょう。情シスに頼ることなく、IT知識がなくても従業員がシステムを作成できれば業務効率化だけではなく、情シスの負担を減らすこともできます。そこでおすすめしたいのが、「ノーコードツール」の活用です。
ここでは、ノーコードツールの「Platio（プラティオ）」についてご紹介します。
Platioは、業務に応じた100種類以上のテンプレートがあり、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に自社の現場業務に合ったモバイルアプリを作成することができます。 実際に現場の業務を担当している従業員が自らアプリを作成できるため、業務に馴染む使いやすいアプリを導入でき、現場に残るアナログ業務を効率化することが可能になります。数時間〜３日程度で業務アプリを作成し、作ったその日から利用することが可能なため、スピーディーな業務改善を実現できます。また、アプリ完成後も運用に合わせて柔軟に機能を改善することも可能です 。また、サーバー構築の必要もないので、ゼロ情シスの企業でも管理しやすい点も魅力です。
さらに、初期費用0円、月額2万円からの低コストで利用を開始できます。膨大な時間やコストを使うことなく、ITに詳しくない現場の従業員でも簡単に作れるノーコードツールを活用することによって、情シスの負担を軽減することが可能になります。
プログラミングの知識がなくても従業員がノーコードでアプリ作成できるモバイルアプリ作成ツール 「Platio」をご紹介しました。こちらでは実際に、非エンジニアの従業員がアプリを作成した事例についてご紹介します。
オフィスビルや商業施設の設備・清掃管理、保安警備事業を展開している株式会社裕生様では、アナログな業務が多く、デジタル化が遅れていることに危機感を感じていました。社員のデジタル活用意識を高めたいとの想いから、「健康管理アプリ」「安否確認アプリ」「アルコールチェック・社有車管理アプリ」をPlatioで作成しました。
開発時間は最短1時間と短いものでしたが、プルダウンなどを駆使して「10秒で報告できる」アプリを作成。使いやすいアプリのため、すぐに現場での利用も定着化しました。結果的に社員のデジタル活用意識が向上し、社員の発案による「業務改善提案アプリ」も生まれました。
事例の詳細はこちらから。
全国にスポーツクラブを展開している株式会社ルネサンス様では、毎日各店舗で10～20の忘れ物が発生しており、記録や問い合わせの負担が大きいという課題がありました。そこで、開発経験のないビジネスリレーション部の主任が、Platioで「忘れ物管理アプリ」を3日で作成しました。
紙の台帳では、忘れ物の品物が探しにくく、見つけにくいという課題がありましたが、アプリ化により、日付・場所・カテゴリから品物を素早く検索することが可能になりました。お客様にも忘れ物の写真で確認してから引き渡すことが可能になり、取り違えの防止など問い合わせや引き渡し対応の質、顧客満足度が向上に繋がっています。
また、「忘れ物管理アプリ」は、ほとんどの項目を選択式で入力できるため、記録の手間が削減され紙台帳の半分以下の時間で作業が完了できるようになりました。現在では、「忘れ物管理アプリ」を全国の店舗で活用しています。
事例の詳細はこちらから。
エレクトロニクスメーカーの京セラ株式会社様の物流倉庫では、紙のリストを使って毎日在庫の棚卸を行っていました。紙の棚卸リストでは、受け渡しのために巨大な倉庫内の移動が頻繁に必要で、在庫照合の目視チェックにも時間がかかるなど業務効率が悪いため、新入社員から「棚卸用のアプリを作れないか」という提案をされたことから、Platioを使って現場主導で「棚卸アプリ」を1日かからずに作成、運用を開始しました。
ITの知識に不慣れな現場でもアプリをすぐに作成・運用することができ、業務改善スピードの向上が見込める点と、現場の改善提案をアプリに反映して運用できるため業務改善に直結しやすいという点が評価され、社内での改善提案の活性化に繋がっています。
事例の詳細はこちらから。
現在、多くの企業では以下のような問題から、企業のITインフラ・システムの管理やサポートを担う情シス部門を、実質一人で背負う「一人情シス」になっていることが問題になっています。
一人情シスの課題を解決する方法として、以下のような対策があります。
一人情シスの負担を減らすためには、情シスに頼らず現場の従業員自らシステムを作成できる「ノーコードツール」の活用も改善策の1つです。ノーコードツールなら、従来のスクラッチ開発よりも「低コスト」かつ「スピーディー」にシステムを作成し導入することが可能です。
ノーコードツール「 Platio」であれば、月2万円〜と低コストで導入できるうえに、プログラム知識がなくても現場の業務に合わせたアプリを短時間で作成・運用でき、一人情シスの負担を減らすことができます。実際に、非エンジニアの従業員がアプリを作成した事例についてもご紹介したので、ぜひ参考にしてください。
本資料では、エンジニアでない業務部門のメンバーが、現場の業務課題を解決して生産性向上を実現しながら、新たなビジネスモデルの創出に貢献するDX人材に転換するために役立つ「ノーコードツール」について、事例を交えてご紹介いたします。
時間のかかる現場の管理業務。
モバイルアプリの活用による【現場のDX】推進をマンガでわかりやすく解説します。
